W jaki sposób należy w 2004 roku udokumentować wykorzystywanie samochodu prywatnego dla celów służbowych, (...)

W jaki sposób należy w 2004 roku udokumentować wykorzystywanie samochodu prywatnego dla celów służbowych, aby można było zaliczyć przez Spółkę do kosztów uzyskania przychodów wydatki zwracane pracownikowi z tego tytułu?

Koszty z tytułu użytkowania prywatnych samochodów do wyjazdów służbowych mogą stanowić koszty uzyskania przychodów spółki na zasadach określonych w art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy z 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz. U. nr 54 z 2000 r. poz. 654 ze zm.). Przepisy te uznają:

1) koszty z tyt. wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika:

  • w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu,
  • w jazdach lokalnych - w wysokości nieprzekraczającej wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo w wysokości nieprzekraczającej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu;

2) koszty z tytułu użyczenia, dla potrzeb działalności gospodarczej, samochodów osobowych niestanowiących składnika majątku podatnika - w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra; podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Stosownie zaś do uregulowań zawartych w przepisach art. 16 ust. 5 tej samej ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, przebieg pojazdu, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, winien być udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez Spółkę na koniec każdego miesiąca. Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za jeden kilometr przebiegu, kwotę wynikającą z pomnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

W razie braku tej ewidencji, wydatki z tytułu użyczenia samochodów nie stanowią kosztów uzyskania przychodów Spółki.

Reasumując, gdy pracownik będzie używał prywatnego samochodu do celów służbowych pracodawcy tj. Spółki czy to w czasie podróży służbowych, jazd lokalnych czy też w innych sytuacjach, wydatki te stanowią koszty uzyskania przychodu Spółki, o ile spełnione zostaną wymogi określone w wyżej cytowanych przepisach.


Masz inne pytanie do prawnika?

Potrzebujesz pomocy prawnej?

Zapytaj prawnika