Dotyczy zasad opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych, zwrotu kosztów podróży dokonanego (...)

Zgodnie z art.14a §1 powołanej ustawy ? Ordynacja podatkowa, stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego (...) na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta ma obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w ich indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. Pismem z dnia 21 marca 2007r. (wpływ w dniu 26 marca 2007r.), nr .............. Nadleśnictwo X wystąpiło o interpretację przepisów podatkowych dotyczących zasad opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych zwrotu kosztów podróży dokonanego jedynie na podstawie oświadczenia pracownika.

W myśl przepisów art.14a §2 Ordynacji podatkowej, składając wniosek, płatnik (...) jest obowiązany do wyczerpującego przedstawienia stanu faktycznego oraz stanowiska w sprawie, co Jednostka wypełniła w treści wniosku.W złożonym wniosku Płatnik powołując się na rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 30 listopada 2006r. stwierdza, iż w celu rozliczenia kosztów podróży służbowej w przypadku braku możliwości uzyskania dokumentu (rachunku) dopuszczalne jest złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Jednocześnie w przedstawionym stanowisku Jednostka stwierdziła, iż w powyższej sytuacji zwrot kosztów podróży dokonany na podstawie oświadczenia pracownika nie stanowi dla pracodawcy kosztu uzyskania przychodów w świetle art.15 ustawy o podatku dochodowym osób prawnych i powinien podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Biorąc pod uwagę przedstawiony stan faktyczny, w oparciu o obowiązujące przepisy prawa podatkowego Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Opolu stwierdza co następuje:

Stosownie do art.9 ust.1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. z 2000r. Nr14, poz.176 ze zm.) opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.W świetle art.21 ust.1 pkt16 lit.a ww. ustawy wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, (...).

W przepisach prawa podatkowego nie istnieje definicja podróży służbowej.

Można natomiast posiłkować się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (tj. Dz. U. z 1998r. Nr21, poz. 94 ze zm.). W art.775 §1 Kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Stałe miejsce pracy powinno zostać określone w umowie o pracę, na podstawie art.29 §1 pkt2 Kodeksu pracy.Zatem podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego.

Kwestię wysokości przysługujących diet oraz innych należności z tytułu podróży służbowych na obszarze kraju reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr236, poz.1990 ze zm.). Zgodnie z §3 ww. rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów: 1) przejazdów; 2) noclegów; 3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej; 4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Natomiast §8a ust.3 stanowi, iż do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Mając powyższe na uwadze stwierdzić należy, iż w przepisach art.21 ust.1 pkt16 lit.a ww. ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ustawodawca nie uzależnił zastosowania przedmiotowego zwolnienia od formy udokumentowania przez pracownika poniesionych wydatków. W przepisie tym określono jedynie jakie należności oraz w jakiej wysokości wypłacone pracownikowi z tytułu podróży służbowej podlegają zwolnieniu. W konsekwencji tut. organ stwierdza, iż brak jest przeszkód do zastosowania omawianego zwolnienia w przypadku, gdy poniesione koszty podróży służbowej zostały potwierdzone w w formie przewidzianej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej tj. poprzez złożenie dokumentów (rachunków) potwierdzających poniesione wydatki lub pisemnego oświadczenia o dokonanym wydatku, w sytuacji gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe.

Odnosząc się natomiast do wątpliwości Płatnika dotyczących zaliczenia wypłaconych kosztów podróży do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy należy stwierdzić, iż zgodnie z art.15 ust.1 ustawy z dnia 15 lutego 1992r. o podatku dochodowym od osób prawnych ( tj. Dz. U. z 2000r. Nr54, poz.654 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.Należy przy tym zaznaczyć, iż możliwość zakwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten przyczyni się do osiągnięcia spodziewanego przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Należy też podkreślić, że przepisy prawa pracy wyraźnie rozróżniają wynagrodzenia i inne świadczenia związane z pracą. Należności z tytułu podróży służbowych nie są składnikiem wynagrodzenia za pracę pracownika. Stanowią one zwrot kosztów związanych ze świadczeniem pracy przez pracownika, do zwrotu których obowiązany jest pracodawca.Zatem można stwierdzić, iż wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu odbycia podróży służbowej stanowiące m.in. zwrot kosztów podróży dokonany na podstawie oświadczenia pracownika w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) potwierdzającego poniesiony wydatek nie było możliwe, będą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Ustosunkowując się zatem do wniesionego zapytania dotyczącego zasad opodatkowania zwrotu kosztów podróży dokonanego na podstawie oświadczenia pracownika w przypadku, gdy uzyskanie dokumentu (rachunku) potwierdzającego poniesiony wydatek nie było możliwe, Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Opolu stwierdza, iż stanowisko Jednostki w powyższej kwestii jest nieprawidłowe. Jednocześnie tutejszy organ podatkowy informuje, iż niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Jednostkę w zapytaniu i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla Płatnika. Jest natomiast wiążąca dla organu podatkowego i organu kontroli skarbowej właściwych dla płatnika i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5 art. 14b. Na postanowienie niniejsze przysługuje zgodnie z art.14a § 4 w związku z art. 236 ustawy Ordynacja podatkowa, zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu. Zażalenie wnosi się za pośrednictwem Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego w Opolu, w terminie siedmiu dni od dnia następnego po dniu doręczenia niniejszego postanowienia stosownie do art. 236 § 2 Ordynacji podatkowej.

Referencje

PD-415/INT/63/TB/06, postanowienie w sprawie interpretacji prawa podatkowego