Zapytanie Spółki dotyczyło rozstrzygnięcia czy zwrócone prokurentowi, będącemu jednocześnie wspólnikiem (...)

Według opisu stanu faktycznego Spółka jednemu ze wspólników udzieliła prokury samoistnej. W wykonywaniu obowiązków prokurent poniósł wydatki związane z odbywaniem podróży służbowych oraz wydatki na reprezentację i reklamę Spółki. Ponieważ ww. wydatki były ponoszone w interesie Spółki i w związku z prowadzoną przez nią działalnością gospodarczą, prokurent dostał ich zwrot.

Na tle takiego stanu faktycznego Spółka formułuje stanowisko, że kwoty zwrócone prokurentowi z tytułu poniesienia ww. wydatków stanowią dla niej koszt podatkowy jako poniesione w jej interesie. Nadto, jak podaje Wnioskodawca, koszty reprezentacji i reklamy mieszczą się w wysokości dopuszczonej przez ustawę do rozliczenia w koszty uzyskania przychodów. Jak zauważył Podatnik, z uwagi na charakter, w jakim działał wspólnik oraz cel ponoszonych wydatków, nie ma podstaw do tego, aby zwrócone wspólnikowi pieniądze oceniać w kontekście art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U. z 2000 r. Nr. 54, poz. 654 ze zm.), zwanej dalej ustawą PDOP.

Naczelnik Małopolskiego Urzędu Skarbowego potwierdza stanowisko Podatnika.

Stosownie do art. 15 ust. 1 zd. 1 ustawy PDOP (w brzmieniu obowiązującym do 31.12.2006 r.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Wypłaty czynione tytułem zwrotu kosztów podróży służbowej osoby zatrudnionej przez spółkę do prowadzenia jej spraw i jej reprezentowania ? bez znaczenia pozostaje okoliczność, czy tytułem dla tego zatrudnienia była umowa o pracę, czy umowa cywilnoprawna (tu: udzielenie prokury) - mogą być co do zasady rozpoznawane jako koszt podatkowy spółki jeżeli są uzasadnione i udokumentowane. Okoliczność, że beneficjentem ww. wypłat jest w stanie faktycznym prokurent i jednocześnie udziałowiec Spółki nie ma znaczenia dla niniejszego rozstrzygnięcia, ponieważ podróże służbowe, w toku których były ponoszone wydatki, wiązały się z czynnościami, które wspólnik wykonywał działając w charakterze prokurenta, tj. w związku z działalnością gospodarczą Spółki i na Jej rzecz.

Tym samym podróże służbowe pozostawały poza zakresem obowiązków wynikających z jego członkostwa w Spółce. Już choćby z tego powodu należy odrzucić dopuszczalność kwalifikowania zwrotu ww. wydatków na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy PDOP. Prokurent, który pełnił dwie funkcje względem Spółki ? był prokurentem i wspólnikiem ? pieniądze otrzymał jako prokurent, nie zaś jako wspólnik. Nie należy zapominać, że w takiej sytuacji aby ustalić skutki podatkowe dokonanego świadczenia, należy to świadczenie zakwalifikować z właściwego stosunku prawnego. Wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z racji bycia wspólnikiem nie ma uprawnienia do prowadzenia spraw spółki i do jej reprezentowania. Prawa takie może nabyć dopiero na skutek nawiązania dodatkowego stosunku prawnego ze spółką (na podstawie umowy lub uchwały), którego treścią będzie udział w organach spółki lub uzyskanie pełnomocnictwa do prowadzenia spraw i reprezentowania spółki (prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa). A zatem w związku z czynnościami wykonywanymi w ramach pełnomocnictwa prokurent nie mógł być traktowany jako udziałowiec spółki i nie można było w tym zakresie stosować przepisów dotyczących udziałowców (tu: art. 16 ust. 1 pkt 38 ustawy PDOP). Równocześnie zastrzec należy, że koszty poniesione przez spółkę tytułem zwrotu prokurentowi wydatków poniesionych w trakcie podróży służbowej nie zostały wymienione w postanowieniach art. 16 ust. 1 ustawy PDOP.

Zatem uzasadnione i udokumentowane wydatki poniesione przez Spółkę w związku z podróżami prokurenta mogą być co do zasady rozpoznawane jako koszty podatkowe. Warunkiem sine qua non jest oczywiście wykazanie, że między wydatkami a zamierzonym przychodem istniał związek przyczynowo-skutkowy w tym znaczeniu, że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia i że w rezultacie ich poniesienia Podatnik mógł oczekiwać zwiększenia swoich przychodów. A zatem konieczne będzie udokumentowanie, także w razie nie uzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one ? obiektywnie rzecz ujmując ? racjonalne co do zasady i co do wielkości.

W sprawie zaliczenia do kosztów podatkowych Spółki wydatków na jej reprezentację i reklamę poniesionych przez prokurenta, a dopiero później zwróconych mu przez Spółkę, należy przyjąć, że taka dopuszczalność istnieje, jednakże w granicach, w jakich tego rodzaju wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów Spółki w świetle przepisów ustawy PDOP (tj. na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28, który w brzmieniu obowiązującym do 31.12.2006 r. przewidywał limit dla rozliczenia wydatków na reprezentację i reklamę do wysokości 0,25 % przychodów, zaś w brzmieniu obowiązującym od 01.01.2007 r. w ogóle wyłączył możliwość zaliczania do kosztów podatkowych wydatków na reprezentację, znosząc jednocześnie limit dla wydatków na reklamę). Zauważyć bowiem należy, że prokurent, będący jednocześnie wspólnikiem Spółki, chociaż poniósł koszty reprezentacji i reklamy Spółki z własnych środków, to jednak de facto w imieniu Spółki i dlatego należał mu się zwrot tych wydatków od Spółki. W takim stanie faktycznym prokurent działał więc niejako tylko jak pożyczkodawca. Niewłaściwa byłaby ocena, że ww. wydatki ponosił w swoim interesie. Zatem jeżeli spełnione zostały warunki art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy PDOP, Spółka będzie miała prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość zwróconych wspólnikowi wydatków poniesionych na reprezentację i reklamę jej przedsiębiorstwa.

Biorąc pod uwagę powyższe orzeczono jak w sentencji.

Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i dotyczy oceny stanu prawnego na dzień 31.12.2006 r.
Stosownie do art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa interpretacja nie jest wiążąca dla Wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla Wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej i może zostać zmieniona albo uchylona wyłącznie w drodze decyzji, w trybie określonym w § 5.

W dacie wydania postanowienia nie toczyło się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym.

Pouczenie:
Na powyższe postanowienie służy zażalenie do Dyrektora Izby Skarbowej w Krakowie, za pośrednictwem Naczelnika Małopolskiego Urzędu Skarbowego ? w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego postanowienia.