Czy zakup bonów premiowych z wydrukowanym logo firmy powinien zostać zaksięgowany jako koszt uzyskania (...)

Zasady zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zostały unormowane przepisem art. 22 ust. 1 cytowanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który stanowi, iż kosztami uzyskania przychodu z poszczególnego źródła są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. W świetle przepisu art. 23 ust. 1 pkt 23 w.w ustawy nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25 % przychodu, chyba że reklama jest prowadzona w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób. Z powyższego zapisu wynika, że wydatki poniesione na reklamę publiczną uznawane są za koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości, a wydatki poniesione na tzw. reklamę niepubliczną ograniczone są limitem 0,25% przychodu, czyli stanowią koszt w ograniczonej wysokości. Wydatki poniesione na reprezentację zawsze są uznawane za koszt uzyskania przychodu w ograniczonej wysokości, co oznacza, że wydatki poniesione na reprezentację ponad ustalony limit nie są kosztem. Mając na uwadze przytoczony przepis podstawowe znaczenie w przedmiotowej sprawie będzie miało zaliczenie poniesionego wydatku do odpowiedniej grupy. Jak wskazano powyżej ustawodawca przewidział bowiem ograniczenie w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków na cele reprezentacji oraz reklamy niepublicznej. Limit ten wynosi 0,25 % przychodu uzyskanego z danego źródła w roku podatkowym.
Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się, zgodnie z treścią wskazanego wyżej art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wydatki na reprezentację i reklamę niepubliczną jedynie do wysokości nie przekraczającej 0,25% przychodów i w całości wydatki na reklamę publiczną, czyli skierowaną do anonimowego lub szerokiego kręgu odbiorców.

Prawodawca nie zdefiniował w sposób jednoznaczny pojęcia reklamy. Ustawy podatkowe nie zawierają definicji terminu 'reklama'. Wobec braku określenia w przepisach podatkowych definicji reklamy, jej znaczenie określić należy posiłkując się definicją słownikową. W ujęciu słownika wyrazów obcych reklama to rozpowszechnianie informacji o towarach, ich zaletach, wartości, miejscach i możliwościach nabycia, zwykle za pomocą plakatów, ogłoszeń w prasie, radiu, telewizji, stanowiące zachętę do nabywania towarów lub korzystania z określonych usług.

W encyklopedii PWN pojęcie reklamy określa się jako zespół środków stosowanych przez jednostkę gospodarczą reprezentującą podaż określonych towarów lub usług, by za ich pomocą wywołać u potencjalnych nabywców zainteresowanie i wzbudzić w nich chęć zakupienia tych towarów bądź usług.
W ustawie o radiofonii i telewizji z dnia 29.12.1992 r. (Dz.U. z 2001 r, Nr 101 poz. 1114 ze zm.) reklamę zdefiniowano jako każdy przekaz zmierzający do promocji i sprzedaży albo innych form korzystania z towarów i usług, popierania określonych spraw lub idei albo do osiągnięcia innego efektu pożądanego przez reklamodawcę, nadawany za opłatą lub za inną formą wynagrodzenia.
W myśl powyższych sformułowań celem reklamy jest zatem przekazywanie informacji o towarach i nakłanianie potencjalnych klientów do ich nabycia. W rozumieniu potocznym reklama oznacza działania mające na celu zachwalanie lub zachęcanie potencjalnych klientów do nawiązania (utrzymania) kontaktów gospodarczych. Jej celem jest pozyskiwanie nowych kontrahentów i członków. Podstawę zakwalifikowania poniesionego przez podatnika wydatku jako kosztu uzyskania przychodu jest zaliczenie go jako wydatku na reklamę publiczną.
Reklama jest prowadzona w sposób publiczny, gdy jej adresatem może być potencjalnie nieograniczony, nieoznaczony czyli anonimowy krąg odbiorców. Reklama taka winna być prowadzona w miejscu ogólnie dostępnym, w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią reklamową masowemu odbiorcy. Reklama nosi znamiona publicznej, gdy jest powszechna, ogólna, nieprywatna tj. występuje w miejscu dostępnym dla wszystkich, oficjalnie, jawnie. O publicznym charakterze reklamy decyduje sposób jej prowadzenia, spełniający powyższe kryteria.
Prowadzenie reklamy w sposób zakrojony na szeroką skalę, lecz adresowany do określonej, nieanonimowej liczby odbiorców, znanych z imienia, nazwiska i adresu zamieszkania nie spełnia kryterium uznania jej za prowadzoną w sposób publiczny. Opierając się na przytoczonych powyżej sformułowaniach i treści złożonego przez Państwa wniosku należy przyjąć, że zakup bonów premiowych stanowić będzie koszt reklamy. Do rozstrzygnięcia pozostaje kwestia określenia charakteru tej reklamy, bowiem tylko wydatki poniesione na reklamę o charakterze publicznym mogą w całości obciążać koszty uzyskania przychodów.

Mając na uwadze treść i zakres zapytania, a także przytoczone przepisy prawa, tut. organ podatkowy wyraża ocenę, iż wydatki związane z zakupem bonów z wydrukowanym logo firmy oraz fakt ich rozdania zarówno obecnym jak i potencjalnym klientom nie będą wydatkami na reklamę publiczną.
Na tle przytoczonych definicji reklamy będzie to reklama prowadzona w sposób niepubliczny, gdyż adresowana jest do wybranego, określonego i indywidualnie oznaczonego kręgu odbiorców współpracujących z Państwa firmą. Celem podjętych czynności będzie zatem dotarcie do oznaczonego, a nie do anonimowego kręgu nieznanych uczestników. Mają Państwo bowiem bezpośredni wpływ na dobór osób, do których skierowane zostaną zakupione przez Państwo bony.

Równocześnie tut. organ podatkowy zaznacza, że aby wydatek stanowił koszt podatkowy pozostający w związku z uzyskanym przychodem lub zamiarem jego uzyskania należy wykazać bezpośrednią zależność między poniesionym kosztem a przychodem oraz udowodnić fakt poniesienia danego wydatku, uznanego za koszt uzyskania przychodów, odpowiednimi dowodami.
W myśl powyższego podstawą zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów poniesionych wydatków może być wydatek właściwie i w sposób nie budzący wątpliwości udokumentowany, pozostający w związku lub służący osiągnięciu bądź tylko zwiększeniu przychodu i faktycznie poniesiony.

Kosztem uzyskania przychodu jest każdy koszt, którego poniesienie jest niezbędne, by powstał przychód, z wyjątkiem niektórych kosztów, których ustawa nie uznaje za koszt. Jeśli zatem wystąpi bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy rzeczywiście poniesionym kosztem a uzyskanym przychodem, przesądzający o możliwości zaliczenia poniesionego wydatku jako kosztu, należy traktować go jako koszt uzyskania przychodu w rozumieniu cytowanego wyżej przepisu art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Biorąc więc pod uwagę powołane przepisy i charakter dokonanych przez Państwo wydatków dotyczących zakupu przedmiotowych bonów, należy potraktować je jako ściśle związane z prowadzoną działalnością i uzyskiwaniem przychodów lub zamiarem jego uzyskiwania. W odniesieniu do art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazane wyżej wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu, jednakże w ograniczonej wysokości.
W związku z powyższym zakupione przez Państwo bony premiowe winny zostać zaksięgowane jako koszty reprezentacji i reklamy już w momencie otrzymania stosownej faktury. Z przepisu § 12 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152 poz. 1475 ze zm.) wynika, że podstawą zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury VAT, faktury VAT RR, faktury VAT KOMIS, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, zwane dalej 'fakturami', odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach. Posiadanie faktury potwierdzającej wydatek jest wystarczającym dowodem księgowym do uznania wydatku jako kosztu uzyskania przychodu. Sporządzenie listy osób z podpisem potwierdzającym otrzymanie bonu jest jedynie uwidocznieniem tego faktu w postaci efektu-wyniku, zgromadzonym jako dodatkowy dowód na potwierdzenie celu i okoliczności zmierzających do uzyskania przychodów.
Ze względu na konieczność dokonywania bieżącego rozliczenia firmy z podatku dochodowego należy pamiętać, iż zgodnie z pkt 12 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów stanowiących załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 152, poz. poz. 1475 ze zm.) do wpisywania kosztów reprezentacji i reklamy niepublicznej, przeznaczona jest kolumna 12 księgi. W kolumnie tej wykazuje się koszty reprezentacji i reklamy niepublicznej, które określone zostały do wysokości ustawowego limitu 0,25 % przychodu opodatkowanego podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Istotnym jest także, że kwotę limitu przychodu ustala się narastająco z uwzględnieniem przychodów uzyskanych od początku roku.
Zgodnie z art. 22 ust. 4 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych koszty uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 5 i 6, są potrącalne tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione.

W nawiązaniu do zapisu art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych działanie Państwa nie będzie formą reklamy publicznej.
Jak wyżej wskazano poniesione wydatki będą stanowić koszt uzyskania przychodu w ograniczonej wysokości tj. do kwoty ustalonego ustawowo limitu, z uwzględnieniem zawartych powyżej zastrzeżeń.