w jaki sposób należy spełnić wymóg wskazany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja (...)
w jaki sposób należy spełnić wymóg wskazany w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, zgodnie z którym, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca, a także, czy faktury elektroniczne muszą zawierać oznaczenia 'oryginał' i 'kopia'.
Zgodnie z przedstawionym stanem faktycznym, w związku z wejściem w życie z dniem 4 sierpnia 2005 r. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119) Spółka jest zainteresowana wystawianiem i przechowywaniem faktur w formie elektronicznej. Przesyłanie i wystawianie faktur odbywać się będzie w warunkach określonych w rozporządzeniu, tj. po uprzednim uzyskaniu akceptacji kontrahenta oraz po spełnieniu wymogu ich zabezpieczenia w postaci tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego i innych określonych przepisami warunków.
Przedstawiając własne stanowisko, Podatnik wskazuje, iż zgodnie z art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54, poz. 535 ze zm.), podatnicy o których mowa w art. 15, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.
Jak podaje Podatnik, przepisy § 21 - 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 roku w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, regulują pewne techniczne aspekty związane z wystawianiem i przechowywaniem faktur. Zgodnie z § 21 ww. rozporządzenia, faktury i faktury korygujące wystawiane są co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz ORYGINAŁ, a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz KOPIA.
Podatnik stwierdza, że zgodnie z § 23 ust. 1 rozporządzenia podatnicy mają obowiązek przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych, a zatem w okresie 5 lat, licząc od końca roku, w którym dokumenty te zostały wystawione. W myśl § 23 ust. 2 ww. rozporządzenia dokumenty o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe szukanie.
Ponadto, ustawa o podatku od towarów i usług zakłada również możliwość wystawiania i przesyłania faktur drogą elektroniczną, niemniej jednak zasady i warunki pozwalające na stosowanie takich rozwiązań zostały uregulowane w rozporządzeniu wydanym przez Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 roku w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119).
Jak wskazuje Spółka, na podstawie § 2 ww. rozporządzenia faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.
Zgodnie z § 3 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane i przesyłane w formie elektronicznej, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tej formy przez odbiorcę faktury.
W opinii Spółki, przepisy powyższe nakładają na podatnika obowiązek przechowywania kopii faktur sprzedaży VAT i faktur korygujących w oryginalnej postaci powstałej w momencie wystawienia oryginałów tych dokumentów.
Mając na uwadze powyższe, Spółka stoi na stanowisku, iż poprzez kopię faktury wystawionej w formie elektronicznej należy rozumieć jej kopię elektroniczną, tzn. drugi egzemplarz faktury przesłanej do kontrahenta, który nie powinien się różnić od tego egzemplarza. W opinii Spółki, po spełnieniu warunków wynikających z ww. rozporządzenia, Spółka może zrezygnować z drukowania i posiadania kopii faktur w formie papierowej. Nie ma również konieczności, aby faktura elektroniczna zawierała oznaczenie oryginał/kopia. Jak wskazuje Podatnik, analogiczne stanowisko przedstawił Naczelnik Opolskiego Urzędu Skarbowego w interpretacji z dnia 24 kwietnia 2004 r. Nr PP/443-4-1-GK/06.
Ponadto, argumentując własne stanowisko, Spółka informuje, że podobnie wypowiedział się Naczelnik Drugiego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie w postanowieniu z dnia 25 listopada 2005 r. Nr 1472/RPP1/443-664/05/AM, gdzie stwierdzono, iż ?Celem wprowadzenia rozwiązań umożliwiających wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej było usprawnienie i ułatwienie kontrahentom dokumentowania fakturami zdarzeń gospodarczych. Faktury mogą być wystawiane, przesyłanie i przechowywanie w formie elektronicznej bez konieczności ich drukowania na papierze, o ile zostały spełnione inne warunki przewidziane prawem, w szczególności § 3, § 4, § 6 rozporządzenia?.
W ocenie Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu przedstawione przez Podatnika stanowisko w sprawie jest prawidłowe.
Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków. Żaden z przepisów powyższego rozporządzenia (a także jakiegokolwiek innego aktu prawnego) nie zobowiązuje do wystawiania, wysyłania oraz przechowywania wraz z fakturą elektroniczną faktury w formie papierowej. Powyższą tezę potwierdza brzmienie § 6 ust. 1 rozporządzenia, w myśl którego, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.
W ocenie Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu, celem wprowadzenia rozwiązań umożliwiających wystawianie, przesyłanie i przechowywanie faktur w formie elektronicznej jest usprawnienie i ułatwienie podatnikom dokumentowania zdarzeń gospodarczych. Dopuszczenie takiej możliwości przy jednoczesnym pozostawieniu obowiązku wystawiania faktur w formie papierowej nie prowadziłoby do jakiegokolwiek usprawnienia procesu prowadzenia dokumentacji, w związku z czym, pozostawałoby w istocie bezcelowym. W konsekwencji, zdaniem tut. Organu podatkowego, faktury mogą być wystawianie, przesyłanie i przechowywanie w formie elektronicznej bez konieczności ich drukowania na papierze, o ile zostały spełnione inne warunki przewidziane prawem, w szczególności wymienione w § 3, 4 i 6 powołanego rozporządzenia.
Odnosząc się natomiast do wyrażonych przez Podatnika wątpliwości w zakresie ustalenia, czy faktury elektroniczne muszą zawierać oznaczenia 'oryginał' i 'kopia', Naczelnik Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu wskazuje, iż powołane rozporządzenie nie określa danych, które powinna zawierać faktura VAT wystawiana w formie elektronicznej, w związku z czym, należy w tym zakresie zastosować przepisy zawarte w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r.
w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm.). Zgodnie z § 21 ust. 1 i 2 tego aktu prawnego, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca. Oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz 'ORYGINAŁ', a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz 'KOPIA'. W tym miejscu zwrócić należy uwagę, iż powyższe przepisy nie precyzują formy faktury, do jakiej się one odnoszą. W ocenie tut. Organu podatkowego, zastosowanie § 21 ust. 1 i 2 rozporządzenia uwzględniać powinno specyfikę faktur wystawianych w formie elektronicznej, w związku z czym, poprzez kopię faktury wystawionej w formie elektronicznej należy rozumieć jej kopię elektroniczną, tzn. te same dane elektroniczne, które wysłane zostały do odbiorcy faktury, bez poddawania ich jakimkolwiek modyfikacjom. Utworzenie kopii faktury elektronicznej nie powinno polegać na sporządzeniu odrębnego egzemplarza oznaczonego wyrazem ?KOPIA? oraz odrębnego egzemplarza przesyłanego do kontrahenta, który oznaczany byłby wyrazem ?ORYGINAŁ?.
Podsumowując, prawidłowym jest stanowisko Podatnika, iż poprzez kopię faktury wystawionej w formie elektronicznej należy rozumieć jej kopię elektroniczną, tzn. drugi egzemplarz faktury przesłanej do kontrahenta, który nie powinien się różnić od tego egzemplarza oraz że po spełnieniu warunków wynikających z rozporządzenia, Spółka może zrezygnować z drukowania i posiadania kopii faktur w formie papierowej. Nie ma również konieczności, aby faktura elektroniczna zawierała oznaczenie oryginał/kopia.
Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez wnioskodawcę oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu wydania postanowienia.