Pytanie Podatnika dotyczy możliwości uznania otrzymanej drogą elektroniczną w formie e-maila specyfikacji (...)

UZASADNIENIE

W dniu do Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego we Wrocławiu wpłynął wniosek o udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego.

Jak stanowi art. 14 a § 1 ustawy Ordynacja podatkowa stosownie do swojej właściwości naczelnik urzędu skarbowego, naczelnik urzędu celnego lub wójt, burmistrz (prezydent miasta), starosta albo marszałek województwa na pisemny wniosek podatnika, płatnika lub inkasenta mają obowiązek udzielić pisemnej interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w indywidualnych sprawach, w których nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. W myśl art. 14 a § 4 cytowanej ustawy, udzielenie interpretacji co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego, o której mowa w § 1, następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż w ramach prowadzonej działalności Spółka realizuje dostawy krajowe na rzecz dużych jednostek handlowych - klientów sieciowych takich jak hipermarkety czy supermarkety (np.). Współpracę z takimi klientami cechuje duża częstotliwość transakcji sprzedaży, co w konsekwencji prowadzi do powstawania znacznej ilości dokumentów rozliczeniowych (faktur sprzedaży). Podatnik zawiera z kontrahentami porozumienia, które przewidują np. możliwość obniżania cen przy dostawie towarów niepełnowartościowych. Ponadto, bardzo często występują również przypadki zwrotu dostarczonych wcześniej przez Spółkę towarów. Wskazane sytuacje skutkują koniecznością wystawiania znacznej ilości faktur korygujących. Spółka wskazuje, iż duża ilość korekt nie daje w praktyce możliwości uzyskiwania od kontrahentów potwierdzeń otrzymania każdej z wystawionych faktur korygujących i to zarówno w formie potwierdzania odręcznym podpisem na każdej z tych faktur jak i w formie odrębnego oświadczenia potwierdzającego otrzymanie każdej z faktur. Specyfika zawieranych transakcji skutkująca bardzo dużą ilością faktur korygujących, powoduje niechęć klientów do stosowania tradycyjnych metod potwierdzeń. Podatnik podkreśla, iż podejmował próby wdrożenia innego niż powyższe sposoby uzyskiwania potwierdzeń, np. w formie zwrotnego potwierdzania odbioru. Okazało się jednak, że i takie rozwiązanie nie wchodzi w rachubę, z uwagi na brak akceptacji przez pocztę działań polegających na umieszczaniu na potwierdzeniu znacznej ilości informacji dotyczącej numerów faktur korygujących. W związku z powyższym, Podatnik wskazał, iż na obecną chwilę nie ma praktycznie możliwości rozliczenia podatku od towarów i usług, stosownie do wystawionych korekt, tylko z tego względu, iż nie pozwalają na to albo możliwości wykonawcze klientów albo procedury pocztowe.

W przedmiotowym wniosku Podatnik zwrócił się z następującymi pytaniami:

1. czy otrzymane przez spółkę e-mailem zestawienie, w którym wyżej mowa (ewentualnie udostępniane na stronie internetowej) stanowi wystarczającą formę potwierdzenia odbioru faktur korygujących przez nabywcę (klienta sieciowego), umożliwiającą - zgodnie wykonawczego § 16 ust. 4 rozporządzenia wykonawczego - obniżenie kwoty podatku należnego - w przypadku udzielenia pozytywnej odpowiedzi na pierwsze pytanie;
2. który moment należy uznać za miarodajny dla otrzymania potwierdzenia, a więc rozliczenia podatku VAT: datę sporządzenia ww. zestawienia czy też datę jego otrzymania przez Spółkę za pośrednictwem poczty elektronicznej?

Zdaniem Podatnika, otrzymywane od kontrahenta za pośrednictwem poczty elektronicznej zestawienie (specyfikacja płatności), zawierające m. in. wykaz faktur korygujących za dany okres, stanowi jedną z form potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę, o którym mowa w § 16 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2006 r. w spawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798), a jako moment otrzymania wskazanego potwierdzenia należy przyjąć datę otrzymania specyfikacji drogą poczty elektronicznej.

W przedmiotowym wniosku Spółka wskazała, iż przepisy wskazanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. ustanawiają jedynie ogólny obowiązek uzyskania potwierdzenia odbioru faktury korygującej w celu możliwości obniżenia kwoty podatku należnego. Nie precyzują przy tym sposobu, w jaki nabywca powinien taki odbiór potwierdzić. W braku wyraźnej regulacji ustawowej w tym zakresie, w praktyce ukształtowały się różne sposoby uzyskiwania potwierdzeń, spośród których do najczęściej akceptowanych należą: własnoręczny podpis odbiorcy faktury na kopii faktury korygującej; wysłanie faktury korygującej wraz z kopią i zwrotne odesłanie podpisanej kopii; wysłanie przez nabywcę oświadczenia potwierdzającego odbiór faktury korygującej; wysłanie faktury pocztą za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przy czym z tego potwierdzenia wynikać powinna zawartość przesyłki. Odnosząc się do wskazanych metod, Podatnik wskazuje, iż tracą one rację bytu w przypadku korekt dokonywanych na rzecz kontrahentów odbierających od niego znaczne ilości towarów. Pomimo dołożenia przez Spółkę wszelkich starań kontrahenci odmawiają tak sformalizowanej i tym samym czasochłonnej formy wydawania potwierdzeń. Spółka wskazała, iż niepowodzeniem kończą się tez próby wysyłki faktur korygujących za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Dla celów dowodowych, na potwierdzeniu tym powinna być wskazana zawartość przesyłki ? co w sytuacji Spółki i zawieranych transakcji wydaje się niemożliwe, ponieważ wypisywanie dużej ilości informacji dotyczącej numerów faktur nie jest akceptowane przez pocztę.

Z uwagi na powyższe oraz fakt, iż ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług ani przepisy rozporządzenia wykonawczego nie określają formy w jakiej potwierdzenie powinno nastąpić, Spółka przyjęła, iż potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę może mieć formę zestawienia przekazanego drogą elektroniczną. Ważne jest jednak to, aby taka forma pozwalała jednoznacznie stwierdzić, iż faktury dotarły do wiadomości odbiorcy.

Dlatego też, zdaniem Podatnika, potwierdzeniem otrzymania faktur korygujących może być zestawienie - specyfikacja płatności, obejmujące m. in. wskazanie płatności wynikających z tytułu faktur korygujących. Jeżeli kontrahent ujmuje w specyfikacji płatności z tytułu faktur korygujących, zdaniem Spółki stanowi to konsekwencję faktu, iż wcześniej faktury takie odbiorca musiał otrzymać. Czynność sporządzenia przedmiotowej specyfikacji stanowi więc potwierdzenie faktu wcześniejszego otrzymania wystawionych przez Spółkę faktur korygujących.

W związku z powyższym, zdaniem Podatnika proponowany sposób dokumentowania potwierdzeń w formie specyfikacji płatności otrzymywanej drogą elektroniczną stanowi formę potwierdzenia odbioru faktur korygujących, o którym mowa w § 16 ust. 4 rozporządzenie wykonawczego, a tym samym podstawę do obniżenia przez Spółkę podatku należnego VAT, zgodnie z treścią korekty.

W ocenie Naczelnika Dolnośląskiego Urzędu Skarbowego przedstawione przez Podatnika stanowisko w sprawie jest nieprawidłowe.

Zgodnie z regulacją § 16 ust. 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.05.2005 r. w spawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798) sprzedawca jest obowiązany posiadać potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę, przy czym nie dotyczy to eksportu towarów, przypadków określonych w § 11 ust. 2 pkt 3, wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów oraz dostawy towarów, dla której miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju. Potwierdzenie odbioru faktury korygującej stanowi podstawę do obniżenia kwoty podatku należnego w rozliczeniu za miesiąc, w którym sprzedawca otrzymał to potwierdzenie, a w przypadku podatników, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3 ustawy ? w rozliczeniu za kwartał, w którym to potwierdzenie otrzymali, z uwzględnieniem zasad, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy.

Należy wskazać, że ani powyższa regulacja, ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług jak i rozporządzenia o fakturach elektronicznych nie precyzują formy potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Z uwagi na to, iż przepisy nie określają metod potwierdzenia odbioru faktur korygujących, w praktyce stosowane są różne formy takiego potwierdzenia. Wystawca faktury jest zobowiązany do zastosowania takich rozwiązań, aby uzyskać pewność, iż faktura korygująca dotarła do odbiorcy. Otrzymane potwierdzenie powinno w jednoznaczny sposób pozwolić na zidentyfikowanie odbiorcy oraz daty otrzymania przez niego faktur korygujących. Powinno również pozwolić na ustalenie daty otrzymania tego potwierdzenia przez wystawcę oraz wskazywać jakich faktur dotyczy (wskazanie numerów i dat ich wystawienia).

Na podstawie przedstawionego stanu faktycznego, Naczelnik tutejszego urzędu skarbowego, wskazuje, iż przesłana zwykłą drogą elektroniczną w formie e-maila specyfikacja płatności nie spełnia wymogów uznania jej za potwierdzenia odbioru, w rozumieniu § 16 ust. 4 cyt. rozporządzenia. Potwierdzenie odbioru powinno w jednoznaczny sposób pozwolić na zidentyfikowanie odbiorcy faktury oraz daty otrzymania przez niego faktur korygujących. Powinno pozwolić na ustalenie daty otrzymania tego potwierdzenia przez wystawcę oraz wskazywać jakich faktur dotyczy (wskazywać ich numery i daty wystawienia).

Ponadto, w ocenie Naczelnika tutejszego urzędu, potwierdzenie odbioru faktury korygującej drogą elektroniczną, wymaga spełnienia warunków przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 14.07.2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r., Nr 133, poz. 1119), co oznacza konieczność zapewnienie bezpieczeństwa, wiarygodności, niezaprzeczalności i nienaruszalności otrzymanego komunikatu. Gwarancją autentyczności pochodzenia danych i integralności treści przekazanych elektronicznie jest bezpieczny podpis elektroniczny.

W przedstawionym przez Podatnika stanie faktycznym, specyfikacja płatności przesłana drogą elektroniczną w formie e-maila nie odpowiada żadnym z powyższych wymogów.

Podsumowując, jeżeli wskazanej specyfikacji płatności nie można uznać za potwierdzenie odbioru, o którym mowa w § 16 ust. 4 cyt. rozporządzenia, bez wpływu na możliwość obniżenia kwoty podatku należnego pozostaje moment otrzymania tej specyfikacji drogą elektroniczną.

Jak stanowi art. 14 b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja nie jest wiążąca dla wnioskodawcy, wiąże natomiast właściwe dla wnioskodawcy organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.

Stronie przysługuje prawo wniesienia zażalenia na niniejsze postanowienie do Dyrektora Izby Skarbowej we Wrocławiu w terminie 7 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia. Zażalenie wnosi się za pośrednictwem organu podatkowego, który wydał postanowienie.