Czy faktury elektroniczne muszą zawierać oznaczenia 'oryginal' i 'kopia'?

Spółka przedstawiła następujący stan faktyczny:

Spółka zamierza skorzystać z rozwiązań wprowadzonych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133, poz. 1119 - zwanym dalej 'rozporządzeniem'). Przesyłanie i wystawianie faktur odbywać się będzie w warunkach określonych w rozporządzeniu tj. po uprzednim uzyskaniu akceptacji kontrahenta oraz po spełnieniu wymogu ich zabezpieczenia w postaci tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego i innych określonych przepisami warunków.

Spółka zadała następujące pytanie:

Czy faktury elektroniczne muszą zawierać oznaczenia 'oryginał' i 'kopia'?

W opinii Podatnika różnica pomiędzy fakturami elektronicznymi a papierowymi (poza różnicą polegającą na tym, iż faktura papierowa nie musi zawierać podpisu a faktura elektroniczna musi być opatrzona bezpiecznym podpisem) polega na tym, że faktura papierowa musi być wystawiona w dwóch egzemplarzach, tj. w oryginale i z kopią, a faktura elektroniczna, z oczywistych względów - elektroniczne dokumenty z reguły nie mają kopii - oryginału i kopii mieć nie może. Ponadto, ze względu na konieczność przechowywania na nośnikach elektronicznych kopii wysyłanych do klientów dokumentów - faktur VAT, zbędnym wydaje się konieczność sztucznego tworzenia i przechowywania tych samych dokumentów, tyle że opatrzonych zapisem 'kopia'.

Po przeanalizowaniu przedstawionego stanowiska w sprawie, oraz obowiązującego stanu prawnego Naczelnik Opolskiego Urzędu Skarbowego w Opolu informuje, iż:

Zgodnie z § 1 pk1 1 i pkt 2 rozporządzenia określa ono sposoby i warunki wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Rozporządzenie nie określa danych, które powinna zawierać faktura VAT. Dane takie określa rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r.

w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 95, poz. 798 ze zm. - zwane dalej 'rozporządzeniem w sprawie faktur'). Zgodnie z § 21 ust. 1 rozporządzenia w sprawie faktur faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca, natomiast ust. 2 tegoż paragrafu stanowi, iż oryginał faktury i faktury korygującej powinien zawierać wyraz 'ORYGINAŁ', a kopia faktury i faktury korygującej - wyraz 'KOPIA'. Jednakże w opinii tut. organu podatkowego poprzez kopię faktury wystawionej w formie elektronicznej należy rozumieć jej kopię elektroniczną tzn. drugi egzemplarz faktury przesłanej do kontrahenta, który nie powinien się różnić od tego egzemplarza. Do takiego wniosku prowadzą zapisy § 4 pkt 1 i pkt 2 rozporządzenia, zgodnie z którymi faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1. bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

Ponadto zgodnie z § 6 ust. 5 rozporządzenia faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Wprowadzenie do faktury przesłanej w formie elektronicznej zmian w postaci zastąpienia wyrazu 'ORYGINAŁ' na wyraz 'KOPIA' spowoduje brak możliwości zagwarantowania integralności danych w fakturach posiadanych przez nabywcę towaru i wystawcę faktury. W opinii tut. organu podatkowego dokonanie jakichkolwiek zmian w fakturze podpisanej przy użyciu bezpiecznego podpisu elektronicznego może nastąpić jedynie w drodze wystawienia faktury korygującej, nie natomiast poprzez nanoszenie jakichkolwiek zmian w posiadanej kopii faktury. Ponadto należy wziąć pod uwagę, iż wprowadzenie systemu elektronicznego przesyłania faktur miało być związane z uproszczeniem obiegu dokumentów, natomiast tworzenie odrębnych dokumentów przesyłanych do kontrahentów i odrębnych dokumentów przechowywanych przez podatników nie spełniło by tego celu.

Mając na uwadze zaistniałe okoliczności postanowiono jak na wstępie.

Jednocześnie Naczelnik Opolskiego Urzędu Skarbowego w Opolu informuje, iż przedmiotowa interpretacja o zakresie stosowania prawa podatkowego ma zastosowanie wyłącznie w przedstawionym stanie faktycznym i w stanie prawnym obowiązującym na dzień zaistnienia omawianego zdarzenia.

Ponadto informuje się, iż zgodnie z art. 14b § 1 oraz art. 14b § 2 ustawy Ordynacja podatkowa niniejsza interpretacja nie jest wiążąca dla podatnika, ale jest wiążąca dla organów podatkowych i organów kontroli skarbowej właściwych dla Strony do czasu jej zmiany, uchylenia przez organ odwoławczy lub zmiany przepisów prawnych.

Na podstawie art. 14a § 4, art. 236 § 2 pkt 1 oraz art. 223 § 1 w związku z art. 239 ustawy - Ordynacja podatkowa, na niniejsze postanowienie służy zażalenie, które wnosi się do Dyrektora Izby Skarbowej w Opolu, za pośrednictwem tut. organu podatkowego w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego postanowienia.

Zażalenie podlega opłacie skarbowej.

Referencje

ITPP3/443-170b/08/JK, interpretacja indywidualna