Czy słuszne jest stanowisko spółki, iż diety wynikające z podróży służbowych, nie podlegają (...)
Czy słuszne jest stanowisko spółki, iż diety wynikające z podróży służbowych, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i nie powinny być wliczane do przychodów danego pracownika, jeżeli dokonywane są na podstawie zrealizowanego polecenia służbowego, natomiast mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki ?
Ze stanu faktycznego przedstawionego we wniosku złożonym przez Spółkę dnia 13.09.2006 r., (i uzupełnionym dn. 27.11.2006 r.) wynika, iż Spółka wobec pracowników wykonujących pracę kierowcy stosuje zasadę określania miejsca świadczenia pracy podając nazwę jednej miejscowości. Spółka prowadzi działalność handlową w formie hurtowej i detalicznej oraz posiada odpowiednio zorganizowaną sieć jednostek organizacyjnych. Miejsce prowadzenia działalności zostało określone w statucie z podziałem na siedzibę pracodawcy (zarządu), zakłady, oraz sklepy detaliczne. Przeważająca część pracy kierowców polega na przemieszczaniu się pomiędzy poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi Spółki w ramach wykonywania obowiązków pracowniczych polegających na dowozie towarów do sklepów własnych spółki. Dla tych pracowników spółka wystawia skierowanie - polecenia wyjazdu służbowego do miejsc wykonywania pracy.
Należności z tytułu podróży służbowych Spółka ustala w oparciu o warunki i stawki określone dla pracowników sfery budżetowej, stosownie do zapisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju. (Dz. U. z 2002 r., Nr 236, poz. 1990 ze zm.)
W przedstawionym wniosku Spółka pyta czy słuszne jest stanowisko spółki, iż diety wynikające z podróży służbowych, nie podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych i nie powinny być wliczane do przychodów danego pracownika, jeżeli dokonywane są na podstawie zrealizowanego polecenia służbowego, natomiast mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki.
Odnosząc się do przedstawionego stanu faktycznego oraz pytania Spółki, Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach stwierdza co następuje:
Odnosząc się do ww. kwestii opodatkowania diet wynikających z odbywania podróży służbowych należy zauważyć, iż w przepisach prawa podatkowego nie istnieje definicja podróży służbowej. Można natomiast posiłkować się definicją zawartą w ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.). W art. 775 § 1 Kodeksu pracy ustawodawca określił, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługuje zwrot kosztów związanych z podróżą służbową. Zatem, podróżą służbową jest każdy wyjazd pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałe miejsce pracy w celu wykonania zadania służbowego. Zgodnie z art. 29 § 2 pkt 2 Kodeksu pracy umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności miejsce wykonywania pracy.
W świetle ww. przepisu należy rozróżnić miejsce pracy pracownika od siedziby zakładu pracy. Strony zawierające umowę o pracę mają dużą swobodę w określaniu miejsca pracy. Może być ono określone na stałe bądź jako miejsce zmienne, przy czym w tym ostatnim przypadku zmienność miejsca pracy może wynikać z samego charakteru świadczonej pracy. Generalnie pod pojęciem miejsca pracy należy rozumieć bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej kraju lub w inny określony sposób w którym ma nastąpić świadczenie pracy. W związku z tym, iż przepisy prawa pracy nie zawierają definicji stałego miejsca pracy należy przyjąć, iż do jego określenia, dla celów zastosowania art. 775 § 1 Kodeksu pracy, powinno dojść w układach zbiorowych, regulaminach wynagradzania, a w szczególności w umowach o pracę zawieranych z pracownikami, w zakresie w jakim te akty określają miejsce wykonywania pracy przez pracownika. Ze stanu faktycznego przedstawionego przez spółkę wynika, iż miejsce pracy zostało określone z podaniem nazwy jednej miejscowości.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.), wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, na obszarze kraju oraz poza granicami kraju (...).
Kwestię wysokości przysługujących diet i innych należności z tytułu podróży służbowych poza granicami kraju reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. z 2002 r. Nr 238, poz. 1991).
Reasumując, należy stwierdzić, iż pracownikom (kierowcom), których praca polega na wyjazdach poza miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę w celu dostarczenia bądź przywiezienia konkretnego towaru, przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej, która jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Odnosząc się do części pytania podatnika dotyczącego zaliczenia wypłaconych diet do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy należy stwierdzić, iż zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst. jednolity: Dz. U. z 2000 r., Nr 54, poz. 654 ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Należy przy tym zaznaczyć, iż możliwość zakwalifikowania konkretnego wydatku jako kosztu uzyskania przychodu, uzależniona jest od rzetelnej i całościowej oceny tego, czy w świetle wszystkich występujących w sprawie okoliczności, przy zachowaniu należytej staranności, podatnik w momencie dokonywania wydatku mógł i powinien przewidzieć, iż wydatek ten nie przyczyni się do osiągnięcia spodziewanego przychodu.
Należy też podkreślić, iż należności z tytułu podróży służbowych nie są składnikiem wynagrodzenia za pracę pracownika. Stanowią one zwrot kosztów związanych ze świadczeniem pracy przez pracownika, do zwrotu których obowiązany jest pracodawca.
Tak więc można stwierdzić, iż wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu odbycia podróży służbowej będą stanowić koszt uzyskania przychodów pracodawcy.
Warto przy tym zaznaczyć, iż zarówno diety jak i zwrot wydatków w formie ryczałtów lub wydatków faktycznie poniesionych udokumentowanych fakturą lub rachunkiem, są u pracodawcy kosztem uzyskania przychodu i to w pełnej wysokości wypłaconej pracownikowi kwocie, nawet wówczas gdy przekraczają limity określone w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na terenie kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.)
Podobne stanowisko możemy znaleźć również w interpretacjach prawa podatkowego wydanych przez inne organy jak np. ZD/406-14/CIT/06 z dn. 14.04.2006 r. wydanej przez Pierwszy Wielkopolski Urząd Skarbowy w Poznaniu, US. Pdf 415/28/2006 z dnia 19.07.2006 r. wydanej przez Urząd Skarbowy w Krośnie, czy też w decyzji PD-1/42180-22/06 z dnia 13.06.2006 r. wydanej przez Izbę Skarbową w Krakowie (dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Finansów www.mf.gov.pl)
Wobec powyższego Naczelnik Świętokrzyskiego Urzędu Skarbowego w Kielcach stwierdza, iż stanowisko przedstawione we wniosku podatnika jest prawidłowe.