Czy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych: ryczałt za oświetlenie kancelarii, (...)
Czy podlegają opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych: ryczałt za oświetlenie kancelarii, ekwiwalent pieniężny za używanie własnych telefonów do rozmów służbowych, dochód z tytułu wynajmu mieszkania dla pracownika?
1) Opodatkowanie ryczałtu za oświetlenie kancelarii.Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych za przychody ze stosunku pracy, uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty. Jednak nie będzie stanowiła przychodu pracownika kwota zwrotu wydatku, który został poniesiony przez pracownika dla celów zakładu pracy.Aby jednak wypłacona pracownikowi kwota mogła być uznana za zwrot wydatków poniesionych przez pracownika w imieniu zakładu pracy, który nie jest zaliczany do przychodów pracownika ze stosunku pracy w rozumieniu w/w art.12, ust 1 ustawy, powinna zostać ustalona w wysokości faktycznie poniesionego wydatku, tj. jej wartość winna być określona w oparciu o rzeczywiste i udokumentowane koszty. Niewłaściwe jest postępowanie podatnika, który wydatki te ustala w wysokości zryczałtowanej. Przychody wolne od opodatkowania (w tym z tytułu ponoszonych przez pracownika kosztów, które mogą być zwracane w formie ryczałtu) ustawodawca wymienił enumeratywnie w art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W świetle zasad określonych w tym przepisie wydatek ustalony i zwrócony pracownikowi w formie ryczałtu nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Biorąc powyższe pod uwagę należy uznać, że w przypadku gdy zakład dokonuje wypłaty z tytułu zwrotu wydatków w formie ryczałtu, to wypłacone kwoty stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym razem z innymi składnikami wynagrodzenia za pracę.
2) Opodatkowanie ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnych telefonów do rozmów służbowych.W przypadku, kiedy telefon będący własnością pracownika, służy do załatwiania spraw służbowych a pracodawca zwraca pracownikowi koszty używania przez niego telefonu do celów służbowych, u pracownika powstanie przychód. Przychód ten jednak korzystać będzie ze zwolnienia od podatku dochodowego w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 13 o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. Z 2000 r. Nr 14 poz. 176 ze zm.).
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy wolne od podatku dochodowego są: ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Aby wypłacona pracownikowi kwota stanowiła ekwiwalent korzystający w myśl powyższych przepisów ze zwolnienia od podatku dochodowego, musi odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów zakładu pracy rzeczy stanowiących własność pracownika oraz stopień zużycia rzeczy dokonanego w trakcie jego używania. Wydatek nieuwzględniający tego kryterium nie może być uznany za ekwiwalent i nie będzie korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego.
Fakt wykorzystywania przez pracowników własnych narzędzi w czasie pracy musi być odpowiednio udokumentowany. Ciężar dowodu spoczywa w tym przypadku na płatniku, który dokonuje obliczenia, pobrania i odprowadzenia podatku.
W związku z powyższym, jeżeli pracodawca wypłaci pracownikowi koszty rozmów telefonicznych ustalonych w formie ryczałtu, to kwota ta podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy, albowiem ryczałt ten nie uwzględnia faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków. Również w przypadku gdy pracodawca zwraca pracownikowi (oprócz wydatków za rozmowy telefoniczne), także koszty abonamentu telefonicznego i wydruku przeprowadzonych rozmów, to kwoty te będące zwrotem poniesionych wydatków, stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym razem z innymi składnikami wynagrodzenia za pracę.
3) Opodatkowanie dochodu z tytułu wynajmu mieszkania dla pracownika.Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) za przychody ze stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, a w szczególności: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za podatnika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub częściowo odpłatnych.
Wartość pieniężną innych nieodpłatnych świadczeń lub częściowo odpłatnych - zgodnie z art. 12 ust. 3 ww. ustawy - ustala się według zasad określonych w art. 11 ust. 2-2b. Zatem wartość czynszu ustalona zgodnie z art. 11 ust. 2-2b ustawy za udostępniony pracownikowi lokal lub budynek stanowi przychód ze stosunku pracy.
Na podstawie art. 9 ust. 1 cyt. wyżej ustawy - opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, i 52a.
W świetle art. 21 ust. 1 pkt 19 cyt. wyżej ustawy, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust. 14, w :a) hotelach pracowniczych,b) kwaterach prywatnych wynajmowanych na cele zbiorowego zakwaterowania - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł.Powyższe zwolnienie ma zastosowanie, w myśl art. 21 ust. 14 cytowanej ustawy, do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnicy nie korzystają z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 i 4 tzn. którzy nie odliczają podwyższonych kosztów w związku z tym, że miejsce zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.Nie podlega natomiast zwolnieniu od podatku dochodowego wartość świadczenia pracodawcy, polegającego na wynajęciu lub udostępnieniu pracownikowi lokalu mieszkalnego.
Z przedstawionego w piśmie stanu faktycznego wynika, że pracodawca będzie udostępniał pracownikowi lokal mieszkalny wynajęty od osoby fizycznej. Ww. pomieszczenia nie spełniają zatem warunków określonych w powołanym wyżej art. 21 ust. 1 pkt 19 ustawy z dnia 26 lipca 1991r.
Biorąc powyższe pod uwagę nieodpłatne udostępnienie lokalu mieszkalnego stanowi dochód pracowników, o którym mowa w art.12 ust.1 pkt 1 powołanej wyżej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, od którego płatnik (zakład pracy) zobowiązany jest obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Informacji udzielono w oparciu o stan faktyczny przedstawiony w zapytaniu, zgodnie ze stanem prawnym obowiązującym w dniu jej sporządzenia.