Czy prawidłowe jest udokumentowanie dowodami wewnętrznymi, kosztów związanych z opłatami za czynsz, (...)
Czy prawidłowe jest udokumentowanie dowodami wewnętrznymi, kosztów związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, wodę gaz (w przypadku wykorzystywania do działalności gospodarczej części lokalu mieszkalnego, gdzie głównym najemcą jest żona), których podstawą sporządzenia jest dokument wystawiony na żonę, obejmujący całość opłat na te cele?
Podstawą materialnoprawną rozstrzygnięcia jest art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (j.t. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.),w brzmieniu obowiązującym:
do dnia 31.12.2006 r., stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów z poszczególnego źródła są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
od dnia 01.01.2007 r., stanowiący, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródeł przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.
Wskazany art. 23 ww. ustawy zawiera katalog wydatków definitywnie wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów oraz wydatków, co do których istnieją szczególne uregulowania. Wydatki poniesione na opłacenie czynszu za najem, energii elektrycznej, telefonu, wody, gazu, centralnego ogrzewania, z definicji nie są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Możliwość zaliczenia konkretnego wydatku do kosztów uzyskania przychodów uzależniona jest zatem od łącznego spełnienia trzech przesłanek, a mianowicie:
wydatek musi być poniesiony,
musi istnieć związek przyczynowy między poniesionym wydatkiem, a uzyskanym przychodem,
poniesienie wydatku musi być prawidłowo udokumentowane.
Sposób ewidencjonowania i dokumentowania ponoszonych wydatków przez podatników zobowiązanych do prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów został określony w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 152, poz. 1475 ze zm.). Zgodnie z przepisem § 12 ust. 3 ww. rozporządzenia podstawą zapisów w księdze są:
1.dowody księgowe, którymi są faktury VAT, a w szczególności faktury VAT marża, faktury VAT RR, faktury VAT MP, dokumenty celne, rachunki oraz faktury korygujące i noty korygujące, odpowiadające warunkom określonym w odrębnych przepisach lub
2.inne dowody, wymienione w § 13 i 14, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym, że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych
- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.
W myśl przepisu § 14 ust. 1 ww. rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające (...) przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku). Przepis § 14 ust. 2 pkt 7 ww. rozporządzenia stanowi, iż dowody te mogą dotyczyć wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię elektryczną, telefon, wodę, gaz i centralne ogrzewanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą; podstawą do sporządzenia tego dowodu jest dokument obejmujący całość opłat na te cele.
Ze względu na brak w przepisach precyzyjnego określenia sposobu rozliczania ww. kosztów, należy przestrzegać, aby wydatki te określały taką część wydatków jaka przypada na działalność gospodarczą.
W sytuacji opisanej przez Pana udokumentowanie poniesionych kosztów na nazwisko żony, stanowi podstawę do sporządzenia dowodu wewnętrznego, o którym mowa w przytoczonych przepisach.
Mając na uwadze przedstawiony stan faktyczny oraz regulacje prawne w tym zakresie, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Legnicy stwierdza, iż stanowisko Pana opisane we wniosku jest prawidłowe.
Zgodnie z art. 14a § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, niniejsza interpretacja dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Pana oraz stanu prawnego obowiązującego w dniu sporządzenia wniosku.
Jak stanowi art. 14b § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa, interpretacja nie jest wiążąca dla Pana, wiąże natomiast właściwe dla Pana organy podatkowe i organy kontroli skarbowej do czasu jej zmiany lub uchylenia.