Czy wypłacone diety z tytułu podróży służbowej pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowca (...)

W dniu 4.01.2006 r. wpłynął do tut. organu podatkowego pisemny wniosek pana Grzegorza C. o interpretację zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego w jego indywidualnej sprawie, w której nie toczy się postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa albo postępowanie przed sądem administracyjnym. Z przedstawionego przez wnioskodawcę stanu faktycznego wynika, iż przedmiotem prowadzonej przez niego pozarolniczej działalności gospodarczej jest w głównej mierze świadczenie usług transportowych na terenie kraju, a w niedalekiej przyszłości również poza jego granicami. W związku z tym podatnik zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę, którzy wyjeżdżają w celu dostarczenia bądź przywiezienia konkretnego towaru. Za wyżej wymienione usługi wystawiane są faktury sprzedaży. Pracownicy ci w umowach o pracę jako miejsce wykonywania pracy zapisane mają: teren powiatu sanockiego. Pracownicy, którzy wykonują wyżej wymienione usługi poza terenem powiatu sanockiego rozliczają delegację i są im wypłacane diety z tytułu podróży służbowych w wysokości przysługującej pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Zgodnie ze złożonym przez podatnika w dniu 17.01.2006 r. pismem uzupełniającym do wniosku o interpretację zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego taka sytuacja ma miejsce w przedsiębiorstwie od dnia 1.01.2006 r. W związku z przedstawionym stanem faktycznym podatnik występuje o udzielenie odpowiedzi na pytanie: czy wypłacone diety z tytułu podróży służbowej pracownika zatrudnionego na stanowisku kierowca stanowią koszty uzyskania przychodu w firmie oraz czy wypłacone pracownikom kwoty na podstawie delegacji stanowią przychód niepodlegający opodatkowaniu w oparciu o art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak również czy pracownikowi ? kierowcy, który sypia podczas podróży służbowej w specjalnie dostosowanej kabinie samochodu przysługuje ryczałt za nocleg. Zdaniem podatnika wydatki poniesione w związku z podróżą służbową mają związek z możliwością osiągnięcia przychodu, a zatem diety z tytułu podróży służbowych wypłacane pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę na stanowisku kierowcy mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów firmy wykonującej usługi transportowe do wysokości określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra oraz stanowią one zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przychód niepodlegający opodatkowaniu. W kwestii natomiast obowiązku wypłaty ryczałtu za nocleg przy dostosowaniu kabiny samochodu do potrzeb noclegu w trakcie podróży służbowej podatnik uważa, że nie zwalnia to pracodawcy z obowiązku wypłaty takiego ryczałtu. Brak jakiegokolwiek zaplecza sanitarnego potwierdza jej nieprzydatność w przedmiocie wypoczynku dobowego.

Po dokonaniu analizy przedstawionego przez wnioskodawcę stanu faktycznego oraz własnego stanowiska w sprawie, Naczelnik Urzędu Skarbowego w Sanoku postanawia uznać stanowisko podatnika na postawione wyżej pytania za prawidłowe.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztem uzyskania przychodu z poszczególnego źródła, są wszelkie koszty ponoszone w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Tak więc diety i inne należności za czas podróży służbowej wypłacane pracownikowi stanowią u pracodawcy, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, koszty uzyskania przychodów. Oczywiście warunkiem koniecznym jest istnienie związku pomiędzy przychodami firmy a odbywaną przez pracownika podróżą służbową. W związku z odbyciem podróży służbowej przez pracownika podatnik nie musi osiągnąć konkretnego przychodu, ale musi przynajmniej uprawdopodobnić, iż odbywane podróże pozostawały w określonym związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Przepisy prawa podatkowego nie definiują pojęcia podróży służbowej. Definicja ta została uregulowana w prawie pracy. Podróżą służbową w rozumieniu art. 77⁵ § 1 ustawy z dnia 26.06.1974 r. ? Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) jest wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy pracownika. Stałe miejsce pracy winno być natomiast wskazane w umowie o pracę. O tym czy wyjazd służbowy pracownika może być uznany za podróż służbową, decyduje przede wszystkim to, czy pracownik ma zadanie do wykonania poza miejscem, które zostało wskazane jako stałe miejsce pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13. Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi na obszarze kraju określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.). W myśl § 3 tego rozporządzenia z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów przejazdów, noclegów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Zgodnie natomiast z § 7 ust. 2 cyt. wyżej rozporządzenia pracownikowi, któremu nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku za nocleg w hotelu lub innym obiekcie świadczącym usługi hotelarskie, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150 % diety, pod warunkiem, że nocleg trwał co najmniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21 i 7. Bez znaczenia w tym przypadku jest fakt nocowania pracowników w środkach transportu wyposażonych w miejsca do spania, ponieważ nie noszą one znamion obiektów mogących spełniać warunki hotelarskie. Środki transportu nie są przeznaczone do zaspokajania potrzeb noclegowych nawet w przypadku wyposażenia ich w miejsca do spania. Dodatkowym utrudnieniem jest brak zaplecza sanitarnego w samochodzie, co uniemożliwia zaspokojenie podstawowych potrzeb higienicznych. W związku z powyższym nocleg w kabinie samochodu, nawet w przypadku dostosowania jej dla takich potrzeb, nie zwalnia pracodawcy z obowiązku pieniężnego zrekompensowania noclegu w trakcie podróży służbowej. Jednakże ryczałt za nocleg nie przysługuje za czas przejazdu (dotyczy to także kierowcy samochodu ciężarowego w nocy), bowiem tak podróżując pracownik nie ponosi wydatków związanych z zapewnieniem sobie noclegu, a także jeżeli pracodawca uzna, że pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu.

Reasumując stwierdzić należy, iż pracownikom ? kierowcom, których praca polega na wyjazdach poza miejsce wykonywania pracy określone w umowie o pracę w celu dostarczenia bądź przywiezienia konkretnego towaru, przysługuje dieta z tytułu podróży służbowej, która jest zwolniona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Natomiast pracodawcy, jako podmiotowi prowadzącemu pozarolniczą działalność gospodarczą przysługuje z tego tytułu prawo zaliczenia jej w koszty uzyskania przychodu. Pracownikowi również, który nocuje w specjalnie dostosowanej kabinie samochodu przysługuje prawo do ryczałtu za nocleg. Biorąc powyższe pod uwagę, stanowisko podatnika przedstawione w piśmie z dnia 2.01.2006 r. jest prawidłowe.