Wnioskodawca zwrócił się z zapytaniem czy Spółka, wobec spełnienia wymogu dotyczącego archiwizacji, (...)

UZASADNIENIE

Z przedstawionego w złożonym wniosku stanu faktycznego wynika, że Spółka, zgodnie z wymogami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości przechowuje dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne w wersji papierowej oraz dodatkowo w wersji elektronicznej na nośnikach danych, pozwalających zachować w trwałej postaci zawartość dowodów. Możliwe jest w pełni odtworzenie dowodów w postaci wydruku.

Wnioskodawca zwrócił się z zapytaniem czy Spółka, wobec spełnienia wymogu dotyczącego archiwizacji, może po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, dokumenty dotyczące sprzedaży towarów handlowych, tj. faktury VAT oraz noty na opakowania kaucjonowane, przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego tylko i wyłącznie w postaci elektronicznej, pozwalającej w każdej chwili na odtworzenie dowodu sprzedaży w postaci wydruku?

Zdaniem Podatnika, Spółka ma prawo do archiwizowania dokumentów sprzedaży towarów tylko w wersji elektronicznej, gdyż spełnia to wymogi ustawy o rachunkowości o ochronie danych. Ponadto, zgodnie z § 23 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. dot. m.in. sposobu przechowywania faktur, Spółka przechowuje oryginał i kopię faktury, duplikat faktury ? w wersji elektronicznej, gdzie w każdej chwili można wyświetlić na ekranie pełny dokument, a po sporządzeniu wydruku będą stanowiły one oryginalną postać wystawionego wcześniej dokumentu sprzedaży. Dodatkowo, Podatnik powołując się na przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, podnosi, iż na dzień złożenia wniosku nie ma obowiązku posiadania podpisu odbioru faktury VAT.

Ustosunkowując się do przedstawionej powyżej kwestii, stwierdza się co następuje;

Zgodnie z przepisem art.112 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 54 poz.535 z późn. zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

W świetle przepisów § 21 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, faktury i faktury korygujące są wystawiane co najmniej w dwóch egzemplarzach, przy czym oryginał otrzymuje nabywca, a kopię zatrzymuje sprzedawca.

Z kolei, na podstawie § 23 ust. 1 przywoływanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r., podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie ( § 23 ust. 2 ww. rozporządzenia ).

Z uwagi na powyższe przepisy, stwierdzić należy, iż Spółka obowiązana jest przechowywać faktury VAT (oraz inne dokumenty związane z rozliczeniem podatku od towarów i usług) w oryginalnej postaci w jakiej powstały. Nie jest możliwe więc przechowywanie tych dokumentów wyłącznie w formie elektronicznej, nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku.

W sprawie będącej przedmiotem wniosku wskazać należy ponadto na rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. Nr 133 poz.1119). Powyższe rozporządzenie określa sposoby i warunki wystawiania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zasady przechowywania oraz tryb udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej faktur przesyłanych drogą elektroniczną. Przepisy te dotyczą jednak tylko tych sytuacji, w których faktury od chwili ich wystawienia, poprzez przesłanie, aż do przechowywania zachowują formę elektroniczną (nie zmieniając postaci) ? nie mają zatem zastosowania w przedmiotowej sprawie.

Biorąc pod uwagę powyższe, postanowiono jak w sentencji.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.