Czy dopuszczalne jest powierzenie archiwizowania faktur wystawianych drogą elektroniczną stronie trzeciej (...)

UZASADNIENIE

Z przedstawionego w złożonym wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka na wniosek niektórych z kontrahentów, planuje podjąć z nimi współpracę w zakresie elektronicznej wymiany faktur za pośrednictwem EDI. W związku z powyższym, Spółka planuje powierzenie archiwizowania faktur elektronicznych stronie trzeciej, pośredniczącej w przesyłaniu komunikatów EDI - operator EDI. Przy czym komunikaty EDI przechowywane i wysyłane będą w innym formacie, niż ten użyty przez Spółkę. Przedmiotowe faktury przechowywane będą na terenie kraju.

Powołując się na treść regulacji § 6 ust. 1, 2 i 5 oraz § 5 ust. 2 rozporządzenia z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119), Wnioskująca zwróciła się z następującymi zapytaniami:

Czy dopuszczalne jest powierzenie archiwizowania faktur wystawianych drogą elektroniczną stronie trzeciej (wyspecjalizowanej jednostce świadczącej tego typu usługi) zapewniającej autentyczność pochodzenia i integralność treści faktur wystawianych, przesyłanych, archiwizowanych w formie elektronicznej zgodnie z zaleceniem Komisji Europejskiej z dnia 19 października 1994 r. nr 1994/820/WE poprzez zastosowanie następujących procedur:

a) nadawca faktury elektronicznej przyjmowanej przez oprogramowanie i przechowywanej w archiwum dokumentów jest uprzednio uwierzytelniany, ponadto identyfikator nadawcy zawarty w przekazywanym od niego dokumencie weryfikowany jest z identyfikatorem uwierzytelnionego nadawcy,

b) archiwum dokumentów jako system spełniający rygorystyczne normy bezpieczeństwa nie pozwala na modyfikację przesyłanych dokumentów poprzez nieuprawniony dostęp,

c) w przypadku przechowywania w archiwum dokumentów w standardzie UN/EDIF ACT weryfikowane są przewidziane w standardzie UN/EDIF ACT sumy kontrolne zawarte w segmentach kopertowych (envelope) dokumentu EDI.

Przy założeniu, że podejście prezentowane przez Spółkę jest prawidłowe, czy powinna ona powiadomić Naczelnika Urzędu Skarbowego o fakcie archiwizowania faktur elektronicznych przez stronę trzecią?

W opinii Spółki, pod warunkiem spełnienia wymagań dotyczących autentyczności pochodzenia oraz integralności danych określonych rozporządzeniem Spółka może powierzyć archiwizowanie dokumentacji w formie elektronicznej stronie trzeciej. Ponadto, Spółka uważa, że z uwagi na braki unormowań w tej kwestii, nie trzeba powiadamiać o tym fakcie Naczelnika Urzędu Skarbowego.

. Czy w przypadku stwierdzenia pomyłki w fakturze wystawionej drogą elektroniczną dotyczącej jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek stwierdzonych w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-?12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, podatnik ma prawo wystawić notę korygującą w formie papierowej zgodnie z § 18 wspomnianego rozporządzenia?

Zdaniem Wnioskującej, z uwagi na brak unormowania tej kwestii w przywoływanym rozporządzeniu, takie rozwiązanie jest możliwe i nie naruszałoby żadnych przepisów prawa.

. Czy podatnik zobowiązany jest udokumentować fakt zaistnienia przeszkody formalnej lub technicznej takiej jak na przykład awaria systemu, która uniemożliwia czasowo wystawienie i przesyłanie faktur w formie elektronicznej?

W opinii Spółki, nie jest to konieczne z uwagi na brak regulacji prawnych w omawianym zakresie.

Ustosunkowując się do przedstawionych powyżej kwestii, stwierdza się co następuje;

Ad. 1.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie natomiast do § 4 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl § 6 ust. 1 przywoływanego rozporządzenia, faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur, z zastrzeżeniem ust. 2.

Stosownie natomiast do § 6 ust. 2 ww. rozporządzenia, wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej faktury mogą być przechowywane na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę - również o nazwie tego podmiotu). Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio.

Zgodnie z § 6 ust. 4 cyt. rozporządzenia, zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa w ust. 2, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

W myśl natomiast § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Stosownie do § 6 ust. 6 cyt. rozporządzenia, dane gwarantujące autentyczność pochodzenia i integralność treści każdej faktury przesłanej w formie elektronicznej powinny być przechowywane i udostępniane organom podatkowym i organom kontroli skarbowej na zasadach ustalonych dla tych faktur.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż obowiązek przechowywania faktur elektronicznych, w myśl § 6 ust. 5, spoczywa zarówno na ich wystawcy, jak i na odbiorcy. Zgodnie z tym zapisem, faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej oraz w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

Faktury wystawione lub otrzymane w formie elektronicznej przechowuje się na terytorium kraju w sposób umożliwiający, na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej, natychmiastowy, pełny i ciągły dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur, w szczególności zapewnienie możliwości udokumentowanego poboru i wykorzystania tych faktur przez te organy, w tym ich wydruku, jak również zapewnienie czytelności tych faktur (§ 6 ust. 1 i 2 rozporządzenia). Mogą one być przechowywane również na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, pod warunkiem uprzedniego poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, o miejscu ich przechowywania (adresie, a w przypadku gdy adres odnosi się do innego podmiotu, niż podmiot, który wystawił lub otrzymał fakturę ? również o nazwie tego podmiotu). W tym przypadku również musi być spełniony warunek umożliwiający organom podatkowym i skarbowym dostęp do tych faktur.

Należy zauważyć, że zmiany dotyczące miejsca przechowywania faktur w formie elektronicznej, o których mowa wyżej, mogą być dokonywane pod warunkiem poinformowania w formie pisemnej naczelnika urzędu skarbowego oraz naczelnika urzędu celnego właściwego w zakresie podatku akcyzowego, w odniesieniu do podatnika tego podatku, niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany (ust. 4).

Zatem, miejscem przechowywania faktur elektronicznych może być zarówno terytorium kraju lub terytorium kraju członkowskiego. Ważne jest, aby zgodnie z odrębnymi przepisami, na żądanie stosownych organów w sposób natychmiastowy, ciągły i pełny można było zapewnić dostęp drogą elektroniczną tym organom do tych faktur.

Faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury VAT w formie papierowej. Rozporządzenie z 14 lipca 2005 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast wszelkie inne zasady dotyczące ?zwykłych? faktur VAT, stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych.

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), w § 23 ust. 1 precyzuje, że podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dodatkowym wymogiem stawianym w § 23 ust. 2 rozporządzenia z 25 maja 2005 r. jest, aby wymienione w ust. 1 dokumenty przechowywać w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

Z przedstawionego przez Podatnika stanu faktycznego wynika, iż Wnioskująca zamierza zlecić podmiotowi trzeciemu archiwizowanie faktur wystawianych drogą elektroniczną, które będą przechowywane na terytorium kraju.

Mając na uwadze powyższe, jeśli wybrana przez Podatnika firma ? świadcząc usługi archiwizacji faktur wystawianych w formie elektronicznej, w zakresie przechowywania faktur, zapewni Spółce autentyczność pochodzenia i integralność treści oraz czytelność wystawionych i przesyłanych faktur w drodze elektronicznej, przez cały okres ich przechowywania, to zostaną spełnione warunki dotyczące ich przechowywania, o których mowa w § 6 rozporządzenia z 14 lipca 2005 r.

Jednocześnie, zdaniem tut. organu podatkowego, Wnioskująca nie ma obowiązku powiadamiania o fakcie przechowywania ww. faktur przez podmiot trzeci z uwagi na fakt, iż przepisy określające obowiązek powiadamiania organów podatkowych o zmianie miejsca przechowywania ww. faktur znajdują zastosowanie w sytuacji gdy przedmiotowe faktury przechowywane są poza terytorium kraju. Natomiast w opisanym stanie faktycznym, faktury przechowywane będą na terytorium Polski.

Ad. 2.

Zgodnie z § 18 ust.

1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą.

Stosownie do powyższego, stwierdzić należy, iż ustawodawca umożliwił podatnikom dokonywanie poprawek otrzymanych faktur VAT, w zakresie ściśle określonych pozycji faktury. Jednocześnie, ustawodawca nie określił w cyt. rozporządzeniu, ani w ww. rozporządzeniu z dnia 14 lipca 2005 r., szczególnych zasad stosowania przepisów dotyczących wystawiania not korygujących faktury elektroniczne. Ponadto, jak stwierdzono powyżej, rozporządzenie z 14 lipca 2005 r. wskazuje jedynie zasady wystawiania, przechowywania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej. Natomiast, wszelkie inne zasady dotyczące ?zwykłych? faktur VAT, stosuje się odpowiednio do faktur elektronicznych.

Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż skoro w zakresie nieuregulowanym ww. rozporządzeniem z dnia 14 lipca 2005 r., zastosowanie znajdują zasady uregulowane w cyt. rozporządzeniu z dnia 25 maja 2005 r., zatem, Podatnik w przypadku otrzymania faktury elektronicznej zawierającej pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru lub usługi, z wyjątkiem pomyłek w pozycjach faktury określonych w § 9 ust. 1 pkt 5-12, może wystawić fakturę nazwaną notą korygującą w formie papierowej.

Ad. 3.

Stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2005 r. Nr 95, poz. 798 z późn. zm.), faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

Zgodnie zaś z § 5 ust. 2 cyt. rozporządzenia, w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Dokonując analizy cyt. regulacji prawa podatkowego, stwierdzić należy, iż ustawodawca wskazał jedynie, że w przypadku wystąpienia przeszkód formalnych i technicznych, które uniemożliwiają podatnikowi wystawienie i przesłanie faktury elektronicznej podatnik powinien wystawić ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację potwierdzającą, że dany dokument dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. nie nakładają na podatników obowiązku dokumentowania zaistnienia przeszkód formalnych czy też technicznych, o których mowa w cyt. § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia. Stosownie do powyższego, Wnioskująca nie musi dokumentować wystąpienia przeszkód formalnych i technicznych nie pozwalających na wystawienie faktury elektronicznej.

W związku z powyższym, Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu, postanawia jak w sentencji.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.