Czy dopuszczalnym jest przechowywanie faktur elektronicznych w innym formacie niż ten, w (...)

UZASADNIENIE

Z przedstawionego w złożonym wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka na wniosek niektórych z kontrahentów, planuje podjąć z nimi współpracę w zakresie elektronicznej wymiany faktur za pośrednictwem EDI. W związku z powyższym, Spółka planuje powierzenie archiwizowania faktur elektronicznych stronie trzeciej, pośredniczącej w przesyłaniu komunikatów EDI - operator EDI. Przy czym komunikaty EDI przechowywane i wysyłane będą w innym formacie, niż ten użyty przez Spółkę.

Powołując się na treść regulacji § 6 ust. 1, 2 i 5 oraz § 5 ust. 2 rozporządzenia z 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133, poz. 1119), Wnioskująca zwróciła się z następującymi zapytaniami:

1. Czy dopuszczalnym jest przechowywanie faktur elektronicznych w innym formacie niż ten, w którym zostały wstawione i przesłane, jak również czy możliwa jest zmiana formatu faktury, elektronicznej w trakcie jej przesyłania do systemu odbiorcy?

Zdaniem Spółki przy przechowywaniu i przesyłaniu faktur elektronicznych nie jest koniecznym stosowanie identycznego ich formatu, bowiem podmioty biorące udział w wymianie danych EDI, posiadają różne systemy informatyczne, które czytają/wysyłają komunikaty w różnych formatach, co nie stoi w sprzeczności z § 6 pkt 5 rozporządzenia, bowiem zastosowane formaty zachowują formę elektroniczną i gwarantują autentyczność pochodzenia oraz integralność danych, jak również czytelność przez cały okres ich przechowywania.

2. Czy w przypadku zaistnienia okoliczności wymienionych w § 5 pkt 2 rozporządzenia tj. przeszkód formalnych lub technicznych uniemożliwiających wystawienie faktury elektronicznej podatnik zobowiązany jest w szczególny sposób oznaczyć fakturę papierową, wystawioną w miejsce faktury VAT elektronicznej?

Zdaniem Spółki, nie jest to konieczne z uwagi na brak regulacji prawnych w omawianym zakresie. Przez szczególny sposób oznaczania faktury papierowej wystawionej w miejsce faktury VAT elektronicznej, Wnioskująca rozumie umieszczenie na fakturze wystawionej w formie papierowej adnotacji wskazującej, że została ona wystawiona w miejsce faktury elektronicznej w przypadku okoliczności wymienionych w § 5 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Ustosunkowując się do przedstawionych powyżej kwestii, stwierdza się co następuje;

Ad. 1.

Zgodnie z § 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133 poz. 1119), faktury wystawiane w formie elektronicznej przesyła się, w tym udostępnia, w tej formie odbiorcy oraz przechowuje się w tej formie przy zastosowaniu elektronicznych urządzeń do przetwarzania (łącznie z cyfrową kompresją) i przechowywania danych, z wykorzystaniem technik teletransmisji przewodowej, radiowej, technologii optycznych lub innych elektromagnetycznych środków.

Stosownie natomiast do § 4 cyt. rozporządzenia, faktury mogą być wystawiane, przesyłane i przechowywane w formie elektronicznej, pod warunkiem że autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści będą zagwarantowane:

1) bezpiecznym podpisem elektronicznym w rozumieniu art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym (Dz. U. Nr 130, poz. 1450, z późn. zm.), weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub

2) poprzez wymianę danych elektronicznych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność danych.

W myśl natomiast § 6 ust. 5 ww. rozporządzenia, faktury przesłane w formie elektronicznej powinny być przechowywane przez ich wystawcę oraz odbiorcę w formie elektronicznej w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres ich przechowywania.

Dokonując analizy powyższych regulacji prawa podatkowego stwierdzić należy, iż obowiązek przechowywania faktur elektronicznych, określa § 6 ust. 5. Zgodnie z tym przepisem, faktury w formie elektronicznej powinny być przechowywane w formie elektronicznej oraz w formacie, w którym zostały przesłane, w sposób gwarantujący autentyczność ich pochodzenia i integralność ich treści, jak również ich czytelność przez cały okres przechowywania.

W przedstawionym przez Podatnika stanie faktycznym, Wnioskująca zamierza zlecić podmiotowi trzeciemu archiwizowanie faktur wystawianych drogą elektroniczną, które będą przechowywane na terytorium kraju. Jednocześnie, Spółka zaznacza, iż komunikaty EDI przechowywane i wysyłane będą w innym formacie, niż ten użyty przez Spółkę. Ponadto, w przedstawionym stanowisku Wnioskująca stwierdza, iż ?...Zdaniem Spółki, przy przechowywaniu i przesyłaniu faktur elektronicznych nie jest koniecznym stosowanie identycznego ich formatu, bowiem podmioty biorące udział w wymianie danych EDI, posiadają różne systemy informatyczne...?.

Stosownie do powyższego, stwierdzić należy, iż ustawodawca wyraźnie zastrzegł, iż oprócz zachowywania standardów wymiany informacji elektronicznej (EDI), Podatnicy są zobowiązani do przechowywania faktur w formie elektronicznej oraz w formacie, w którym zostały przesłane. Od ww. zasady ustawodawca nie wprowadził żadnych wyjątków zatem, nie można uznać za prawidłowe stanowisko Podatnika, iż przy przechowywaniu i przesyłaniu faktur elektronicznych nie jest koniecznym stosowanie identycznego ich formatu, bowiem podmioty biorące udział w wymianie danych EDI, posiadają różne systemy informatyczne.

Ad. 2.

Stosownie do § 5 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 lipca 2005 r. w sprawie wystawiania oraz przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także przechowywania oraz udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej tych faktur (Dz. U. z 2005 r. Nr 133 poz. 1119), faktury korygujące oraz duplikaty faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej przesyła się w tej samej formie.

Zgodnie zaś z § 5 ust. 2 cyt. rozporządzenia, w przypadkach gdy przeszkody formalne lub techniczne uniemożliwiają wystawianie i przesłanie dokumentu, o którym mowa w ust. 1, w formie elektronicznej, w szczególności w przypadku cofnięcia przez odbiorcę faktur zgody na ich wystawianie i przesyłanie w formie elektronicznej, podatnik wystawia ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację, że odpowiednio faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Dokonując analizy cyt. regulacji prawa podatkowego, stwierdzić należy, iż ustawodawca wskazał, że w przypadku wystąpienia przeszkód formalnych i technicznych, które uniemożliwiają podatnikowi wystawienie i przesłanie faktury korygującej lub duplikatu faktury w formie elektronicznej podatnik powinien wystawić ten dokument w formie papierowej, zamieszczając na nim adnotację potwierdzającą, że dany dokument dotyczy określonej faktury wystawionej w formie elektronicznej. Zatem, ustawodawca nie wprowadził żadnego ?szczególnego sposobu oznaczania? ww. faktury papierowej.

Z zaprezentowanego stanowiska Spółki, wynika, iż zdaniem Spółki, nie jest konieczne oznaczanie ww. faktur w formie papierowej, w sposób szczególny. Jednakże, Podatnik przez szczególny sposób oznaczania faktury papierowej wystawionej w miejsce faktury VAT elektronicznej, rozumie umieszczenie na fakturze wystawionej w formie papierowej adnotacji wskazującej, że została ona wystawiona w miejsce faktury elektronicznej w przypadku okoliczności wymienionych w § 5 pkt 2 ww. rozporządzenia.

Stosownie do powyższego, zdaniem tut. organu podatkowego, skoro ?szczególny sposób? oznaczenia faktur wystawionych w formie papierowej jest w istocie adnotacją, o której mowa w cyt. § 5 ust. 2 ww. rozporządzenia, stwierdzić należy, iż stanowisko Podatnika jest w przedmiotowej kwestii nieprawidłowe. Podatnik bowiem, w przypadku wystąpienia przeszkód formalnych lub technicznych uniemożliwiających wystawianie i przesłanie faktur korygujących oraz duplikatów faktur do faktur wystawianych i przesłanych w formie elektronicznej, jest zobowiązany do zamieszczenia adnotacji na fakturze wystawionej w formie papierowej, że faktura korygująca lub duplikat faktury dotyczy określonej faktury wystawionej w formie elektronicznej.

Tutejszy organ podatkowy zwraca jednak uwagę, iż sposób szczególnego oznaczenia faktury papierowej dotyczy sytuacji gdy wystawiona ona jest jako duplikat w miejsce konkretnej faktury elektronicznej, która w procesie przesyłania lub już u jej odbiorcy została zniszczona lub utracona, lub jako korekta do przesłanej już faktury elektronicznej. W sytuacji natomiast, gdy Podatnik co do zasady wydaje danemu kontrahentowi faktury drogą elektroniczną, a konkretną fakturę zamierza wystawić w formie papierowej, bez wcześniejszego przesyłania tej faktury drogą elektroniczną, z powodu problemów technicznych lub formalnych, nie jest on zobowiązany do jej szczególnego oznaczenia o jakim mowa w § 5 ust. 2 rozporządzenia z dnia 14.07.2005 r.

W związku z powyższym, Naczelnik Pierwszego Wielkopolskiego Urzędu Skarbowego w Poznaniu, postanawia jak w sentencji.

Przedmiotowa interpretacja co do zakresu i sposobu zastosowania prawa podatkowego dotyczy stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskującą i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia tego zdarzenia.