Zasady poświadczania złożonego podpisu

Odpowiedź:

 Zgodnie z odpowiednimi przepisami, dotyczącymi Krajowego Rejestru Sądowego osoby uprawnione do reprezentacji podmiotów tam wpisywanych powinny do akt rejestrowych złożyć wzory podpisów poświadczonych notarialnie albo przed sędzią lub upoważnionym pracownikiem sądu.

Natomiast nie ma jakiegoś generalnego nakazu posiadania w czasie zawierania umowy cywilnoprawnej  przez stronę wzorów podpisów drugiej strony tejże umowy. Jeżeli strona posiada takie podpisy mogą one ewentualnie w późniejszym sporze pełnić funkcję dowodową.

Notarialnie poświadczony podpis dla dokonania określonej czynności prawnej jest wymagany tylko wtedy, kiedy tak stanowią właściwe przepisy prawne (np. do zbycia przedsiębiorstwa Kodeks cywilny wymaga formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi).

Podpis w świetle obowiązujących przepisów nie może być poświadczony przez każdą osobę, ale tylko przez uprawniony do tego podmiot, którym jest m.in. notariusz, wójt (burmistrz, prezydenta miasta), starosta czy marszałek województwa.

Strona zawierając umowę, może upoważnić inną osobę (udzielić jej pełnomocnictwa) do zawarcia tejże umowy. Jeżeli dla dokonania czynności prawnej ustawa wymaga zachowania szczególnej formy (np. formy aktu notarialnego) to pełnomocnictwo też musi być udzielone w tej szczególnej formie. Natomiast jeżeli nie ma takiego wymogu, upoważnienia można udzielić nawet ustnie. Tyle, że w razie później powstałego sporu trudno będzie udowodnić, że takie pełnomocnictwo zostało udzielone. Dlatego zwłaszcza w obrocie profesjonalnym lepiej jest zachować przynajmniej formę pisemną.  

Nie ma także przeszkód w upoważnieniu pracownika firmy do podpisywania faktur. Kontrahenci tejże firmy, jeżeli chcą mieć pewność, że faktury podpisuje upoważniona to tego osoba, powinny zażądać przedstawienia pełnomocnictwa tejże osoby.  Oczywiście najbezpieczniej by było mieć oryginał omawianego upoważnienia. Jednakże wiarygodnym dowodem będzie także poświadczona za zgodność z oryginałem kopia takiego dokumentu. Dokonać tego może oczywiście notariusz, organ administracji publicznej (np. wójt) ale także osoba, która wystawiła pełnomocnictwo lub inna, która widziała oryginał poświadczonego dokumentu. W dwóch ostatnich przypadkach poświadczonej dokumentu nie będzie jednak miało charakteru urzędowego.