Koszt samochodu i hotelu wspólnika spółki cywilnej

Odpowiedź:

Ad. 1) Jeżeli podróż przedsiębiorcy np. z towarem z Warszawy do miejsca wykonywania działalności w Kołobrzegu odbywana jest samochodem osobowym niebędącym środkiem trwałym w danej działalności (np. spółce cywilnej), wydatki związane z tym pojazdem można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów według ogólnych reguł dotyczących używania samochodów niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych, czyli na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

W przypadku, jeżeli ten sam samochód (wprowadzony przez podatnika do ewidencji środków trwałych w ramach innej działalności) jest wykorzystywany w spółce cywilnej, ale nie jest wnoszony jako wkład do spółki (wówczas nie może być przez spółkę amortyzowane - nie jest bowiem jej środkiem trwałym), wydatki związane z jego eksploatacją w spółce podlegają ograniczeniom w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów. Spółka jako użytkownik samochodu (a raczej jej wspólnicy jako podatnicy podatku dochodowego) mają więc prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bieżące koszty eksploatacyjne związane z jego utrzymaniem (np. zakup paliwa). Jeśli jest to samochód osobowy wydatki na ten cel są ograniczone limitem kilometrówki (należy więc prowadzić ewidencję przebiegu tego pojazdu). Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych do kosztów uzyskania przychodów można bowiem zaliczyć tylko te wydatki związane z używaniem samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, których wysokość nie przekracza kwoty wynikającej z przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz aktualnej stawki za jeden kilometr przebiegu. Wydatki związane z używaniem samochodu powinny być udokumentowane fakturami wystawionymi na spółkę.

Oczywiście należy mieć przy tym na uwadze poruszoną w poprzedniej odpowiedzi kwestię zaliczania do przychodów nieodpłatnego udostępnienia na cele spółki prywatnego pojazdu jednego ze wspólników.

Ad. 2) Odnośnie natomiast do wydatków na hotel dla wspólnika, który dowozi towar do miejsca prowadzenia działalności - należy stwierdzić, iż wydatek z tym związany może być kosztem spółki (wspólników) w pełnej wysokości, pod warunkiem udokumentowania fakturą VAT lub rachunkiem. Właścicielowi (wspólnikowi) firmy nie przysługuje ryczałt za nocleg, który dotyczy tylko przebywających w podróży służbowej pracowników (a co się z tym wiąże, nie dotyczą go również limity wydatków na hotele).