Koszty działalności w domu

Odpowiedź:

Prowadząc działalność gospodarczą w domu należy zwrócić uwagę między innymi na następujące problemy podatkowe i prawne:

1) Proporcjonalne zaliczanie wydatków do kosztów uzyskania przychodów

Wysokość kosztów powinna odpowiadać charakterowi i zakresowi działalności. Koszty firmowe powinny być naliczane z umiarem i racjonalnie, aby nie zostały zakwestionowane przez ograny podatkowe.

Akceptowanym przez organy podatkowe sposobem podziału kosztów na „domowe” i „firmowe” jest zaliczanie do kosztów opłat w wysokości odpowiadającej udziałowi powierzchni firmy w powierzchni całego mieszkania (domu). Potwierdził to przykładowo Urząd Skarbowy w Pruszkowie, w wyjaśnieniach z 14 czerwca 2004 r. (nr us. 21/ad/415/14/04r): "Jeżeli działalność gospodarcza prowadzona jest w budynku, w którym podatnik zamieszkuje, koszty związane ze zużyciem energii elektrycznej, ogrzewania itp. rozlicza proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni użytkowej".

W przypadku mieszkania w bloku ustalenie powierzchni jest stosunkowo proste. Gorzej jest w przypadku domu, gdyż niektórych ich części np. werandy, poddaszy nie zawsze możemy zaliczyć do powierzchni użytkowej dla celów obliczenia wskazanej wyżej proporcji. Rozsądne wydaje się przyjęcie obiektywnej powierzchni, która jest podstawą obliczenia podatku od nieruchomości od danego budynku.

Po ustaleniu powierzchni firmy (i proporcji tej powierzchni do powierzchni całego budynku) do kosztów firmy wlicza się tylko część opłat przypadającą odpowiednio na tę część lokalu, w której jest wykonywana działalność. W taki sposób rozlicza się np. koszty mediów (energii, ogrzewania, wody). Przy wyliczaniu tych kosztów musimy sporządzać tzw. dowody wewnętrzne.

Jeżeli na potrzeby firmy zużywa się więcej np. energii czy wody, niż to wynika z proporcji powierzchni, możemy zaliczyć je do kosztów, ale będzie trzeba udowodnić ich zwiększone zużycie. Można przykładowo zainstalować w siedzibie firmy odrębne liczniki.

Siedziba firmy musi być odpowiednio wyposażona. Nie można jednak zaliczać do kosztów wszystkich sprzętów domowych, ale tylko takie, które są faktycznie w firmie wykorzystywane. Na tym tle dochodzi do sporów z organami podatkowymi, stąd trudno przesądzić, czy przykładowo monitoring czy system alarmowy może być w całości zaliczony do kosztów (oczywiście nie powinno być wątpliwości, jeśli chodzi o np. monitoring poczekalni dla pacjentów czy system alarmowy chroniący wyłącznie pomieszczenia firmy).