Podpisywanie listy płac

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: 

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego, 
2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej, 
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych, 
4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu, 
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów, 
6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania (np. Głównego Księgowego) - art. 21 ustawy o rachunkowości.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 5 i 6, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów lub techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo nie jest dowodem zastępczym, podpisy osób, o których mowa w pkt 5, mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób.

Szczegółne zasady rachunkowości dotyczą państwowych i gminnych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych, zakładów budżetowych, państwowych i gminnych funduszy celowych oraz gmin i ich związków.  Tam listy płac powinny być podpisane przez: osobę sporządzającą, osobę sprawdzającą (upoważnioną), osobę zatwierdzającą (upoważnioną).