Terminy przechowywania dokumnetów księgowych

Odpowiedź:

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, "zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku".

Dokumenty takie, jak:

• księgi rachunkowe,
• dowody księgowe,
• dokumenty inwentaryzacyjne,
• sprawozdania finansowe,

powinny być przechowywane przez okres 5-letni, czyli do czasu upływu okresu przedawnienia.

Podmioty obowiązane do prowadzenia ksiąg podatkowych, przechowują  księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 86 ustawy - Ordynacja podatkowa). Wskazać jednocześnie należy, iż odnośnie rachunków potwierdzających dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi, ustawodawca określił wymóg przechowywania kopii tych rachunków w kolejności ich wystawienia w tym samym terminie, czyli też do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (art. 88 ustawy - Ordynacja podatkowa).

Okresy przechowywania zbiorów dokumenatcji księgowej oblicza się - zgodnie z art. 74 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) - od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

Inne dokumenty księgowe, takie jak: listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek na ubezpieczenia społeczne jest zobowiązany przechowywać zgodnie z art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U.przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika.

Kopie przekazanych do ZUS dokumentów ubezpieczeniowych płatnik składek obowiązany jest przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS, natomiast kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek obowiązany jest przechowywać przez okres 10 lat od dnia przekazania do ZUS - w formie papierowej lub elektronicznej.

Odnosząc się do kwestii związanych z przechowywaniem dokumentów księgowych w postaci rachunków zakupów, powołać się należy na ogólną zasadę wyrażoną w art. 70 § 1 ustawy - Ordynacja podatkowa. Zatem winny być przechowywane przez okres 5-letni, czyli do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.