Dieta za podróż w EURO

Pytanie: Pracownik otrzymał zaliczkę w EURO na odbycie podróży zagranicznej. Czy powinien rozliczyć delegację w EURO, czy też przeliczyć na PZN? Czy paragony fiskalne za zakupione za granicą paliwo (płatne gotówką) nie posiadające informacji o nabywcy ani też numeru rejestracyjnego samochodu magą stanowić dokument księgowy, jako załącznik do rozliczenia delegacji?

Odpowiedź:

Po pierwsze stosowne postanowienia powinien zawierać obowiązujący u Państwa układ zbiorowy i regulamin wynagradzania. Gdy ich nie ma takie uregulowania powinny być zawarte w umowie o pracę. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera postanowień dotyczących waluty w jakiej pracownik powinien się rozliczyć z pracodawcą wtedy stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczącego diet i kosztów podróży zagranicznych. Rozporządzenie to przewiduje następujące uregulowanie. Rozliczenie kosztów podróży jest dokonywane w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, w terminie 14 dni od dnia zakończenia podróży. Zatem należy stwierdzić, iż nie ma obowiązku rozliczenia się tylko wyłącznie w walucie otrzymanej bo może to nastąpić w walucie wymienialnej lub w złotówkach. Obowiązek taki istniałby gdyby było to przewidziane w układzie, regulaminie lub umowie. Jeżeli odbycie podróży było dokonane samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy wtedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż: 1) 0,4894 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3; 2) 0,7846 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Wynika z tego, iż nawet w razie braku poszczególnych szczegółowych rachunków nie stanowi to przeszkody do rozliczenia się za odbytą podróż służbową. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. Zatem takie paragony mogą stanowić właściwe dokumenty. W razie ich braku i tak wystarczy stosowne pisemne oświadczenie.