Podstawowe zasady zakładania spółki cywilnej

Kto i w jaki sposób może założyć spółkę cywilną?

Spółka cywilna jest umową, w której dwie lub więcej osób wyraża wolę współpracy dla osiągnięcia jakiegoś wspólnego celu gospodarczego przez działanie w sposób oznaczony, w szczególności przez wniesienie wkładów. Tym celem może być zarówno prowadzenie wspólnego przedsiębiorstwa, jak i zrealizowanie jakiegoś jednorazowego przedsięwzięcia (np. gdy kilka osób kupuje okazyjnie dużą ilość towaru, który chce następnie korzystnie sprzedać i taki jest cel działania spółki). Współpraca wspólników może polegać na tym, że ze swoich wkładów "zbudują" niejako majątek, który będzie służył do realizacji ich wspólnego celu. Tak dzieje się zazwyczaj, ale wkładem wspólnika do spółki może być także samo zobowiązanie do świadczenia usług spółce, np. przez dostarczanie produktów dla działalności spółki lub nawet samo użyczenie specjalistycznej wiedzy w dziedzinie, którą spółka się zajmuje.

Do założenia spółki cywilnej potrzeba przynajmniej dwóch osób. Mogą to być nie tylko osoby fizyczne, ale także osoby prawne.

Spółka cywilna jest zawarta, gdy wspólnicy porozumieją się co do tego kto tworzy spółkę, w jakim celu i jak poszczególne osoby będą uczestniczyły w jej działalności. Swoje uzgodnienia, a potem także zmiany umowy i jej uzupełnienia, wspólnicy powinni dla celów dowodowych sporządzać na piśmie . Jednak nawet bez sporządzenia umowy na piśmie, spółka może być ważnie zawarta. Wspólnicy powinni też dokonać wpisu założonej przez siebie spółki w ewidencji działalności gospodarczej prowadzonym przez urząd gminy.

W zależności od tego, co jest przedmiotem wkładu do spółki, w przypadku gdy jest to własność nieruchomości dla skutecznego jej przeniesienia na wszystkich wspólników konieczna będzie forma aktu notarialnego, zaś w przypadku gdy przedmiotem wkładu jest przedsiębiorstwo - forma pisemna z notarialnym poświadczeniem podpisów stron.

Jakie są podstawowe zasady działania spółki cywilnej?

Prawo przewiduje dla spółek cywilnych pewien schemat funkcjonowania. Większość postanowień może być jednak zmieniona przez wspólników w umowie spółki.

1. Spółka cywilna według prawa nie jest odrębnym podmiotem i nie może sama działać we własnym imieniu (nie posiada osobowości prawnej). Jeśli na przykład wspólnicy chcą kupić biurko, żeby prowadzić wspólną działalność, to umowa jest zawierana przez sprzedającego nie z samą spółką cywilną, ale ze wszystkimi jej wspólnikami łącznie. Jednakże w obrocie gospodarczym jest wystarczające podanie firmy spółki cywilnej dla zawarcia umowy.
2. Wspólnicy prowadzą spółkę cywilną osobiście, a każdy z nich może samodzielnie podejmować decyzje w sprawach dotyczących zwykłych czynności spółki. Są do tego uprawnieni i zobowiązani.Jeżeli jednak przed zakończeniem takiej sprawy chociażby jeden z pozostałych wspólników sprzeciwi się jej prowadzeniu, potrzebna jest uchwała wspólników. Ważniejsze decyzje ( takie, które przekraczają zakres zwykłego zarządu) podejmują jednomyślnie wszyscy wspólnicy na mocy powziętej przez nich uchwały.
3. W braku odmiennej umowy lub uchwały wspólników, wobec innych osób każdy ze wspólników reprezentuje spółkę w tych sprawach, w których może samodzielnie podejmować decyzje. Skutki zawartej przez niego umowy (jeśli działa w imieniu spółki, a nie tylko własnym) dotyczą wszystkich wspólników, tzn. ze wszyscy są zobowiązani do wykonania tej umowy, nawet gdy o niej nie wiedzieli.
4. Majątkiem spółki cywilnej są wniesione wkłady, a także to, co spółka nabyła prowadząc działalność. Ten majątek nie jest jednak własnością samej spółki, ale wszystkich jej wspólników łącznie, tzn. że mogą z niego korzystać tylko razem i wyłącznie dla realizacji celów spółki. Do czasu rozwiązania umowy spółki, albo rezygnacji wspólnika majątek ten nie może być dzielony pomiędzy wspólników. W czasie trwania spółki również wierzyciel wspólnika nie może żądać zaspokojenia z jego udziału we wspólnym majątku wspólników ani z udziału w poszczególnych składnikach tego majątku.
5. Zasadą jest, że ze spółki cywilnej zawartej na czas nieoznaczony wspólnik może wystąpić zawsze, zachowując termin wypowiedzenia (3 miesiące naprzód na koniec roku obrachunkowego). W przypadku spółki zawartej na czas oznaczony może to zrobić tylko z ważnych powodów.Wspólnikowi występującemu ze spółki zwraca się w naturze rzeczy, które wniósł do spółki do używania, oraz wypłaca się w pieniądzu wartość jego wkładu oznaczoną w umowie spółki, a w braku takiego oznaczenia - wartość, którą wkład ten miał w chwili wniesienia. Nie ulega zwrotowi wartość wkładu polegającego na świadczeniu usług albo na używaniu przez spółkę rzeczy należących do wspólnika. Ponadto wypłaca się występującemu wspólnikowi w pieniądzu taką część wartości wspólnego majątku pozostałego po odliczeniu wartości wkładów wszystkich wspólników, jaka odpowiada stosunkowi, w którym występujący wspólnik uczestniczył w zyskach spółki. Jeśli w wyniku wystąpienia wspólnika, w spółce pozostał tylko jeden wspólnik, ulega ona rozwiązaniu z mocy prawa.
6. Spółka cywilna ulega rozwiązaniu w wyniku zawarcia takiej umowy rozwiązującej przez wszystkich wspólników, a także w przypadku, gdy umowa spółki lub ustawa to przewiduje (np. w przypadku ogłoszenia upadłości wspólnika). Sąd również może rozwiązać spółkę cywilną, ale tylko z ważnych powodów, na żądanie któregokolwiek wspólnika.

Jakie są zalety i wady prowadzenia działalności w formie spółki cywilnej?

1. Decydując się na tę formę działalności trzeba mieć zaufanie do wspólników, bo za ich działania i ewentualne długi w ramach prowadzenia spółki będziemy odpowiadać całym swoim majątkiem. Wszyscy wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki solidarnie.
2. Ten, dla kogo spółka jest dłużnikiem może odzyskać pieniądze nie tylko z jej majątku, ale też z własnego, osobistego majątku każdego wspólnika.
3. Dla założenia spółki cywilnej wystarczy nawet najmniejszy kapitał (teoretycznie może go wcale nie być).
4. Wspólnicy spółki cywilnej nie płacą odrębnego podatku dochodowego od działalności spółki, a tylko podatek dochodowy od osób fizycznych, co jest korzystne finansowo.

Gdzie należy zgłosić prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej?

Dotychczas wszyscy wspólnicy spółki cywilnej zgłaszali fakt prowadzenia działalności gospodarczej do Ewidencji Działalności Gospodarczej właściwego wójta, burmistrza, prezydenta miasta. Ewidencję tę prowadziły gminy właściwe ze wględu na miejsce zamieszkania danej osoby (wspólnicy spółki cywilnej wpisani mogli być więc być w różnych ewidencjach).

Natomiast z dniem 1 lipca 2011 roku wszystkie osoby fizyczne, chcące zgłosić fakt prowadzenia działalności gospodarczej, będą czynić to do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej ( dalej CEIDG ) prowadzonej przez Ministrawłaściwego do spraw gospodarki. CEIDG ma zastąpić dotychczasową ewidencję działalności gospodarczej, prowadzoną odrębnie przez każdą gminę. W miejsce wielu ewidencji powstanie więc jeden zbiór ewidencyjny, prowadzony w systemie teleinformatycznym. Zadaniem CEIDG stanie się zarówno ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, jak i udostępnianie informacji o nich i o innych podmiotach.

Zgłoszenie do CEIDG powinno zawierać następujące dane:

• firma przedsiębiorcy oraz jego numer PESEL, o ile taki posiada;
• numer identyfikacyjny REGON przedsiębiorcy, o ile taki posiada;
•  numer identyfikacji podatkowej (NIP), o ile taki posiada;
•  informacja o obywatelstwie polskim przedsiębiorcy, o ile takie posiada, i innych obywatelstwach przedsiębiorcy;
•  oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu, adres do doręczeń przedsiębiorcy oraz adres, pod którym jest wykonywana działalność gospodarcza, a jeżeli przedsiębiorca wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania - adres głównego miejsca wykonywania działalności i oddziału, jeżeli został utworzony; dane te są zgodne z oznaczeniami kodowymi przyjętymi w krajowym rejestrze urzędowym podziału terytorialnego kraju;
• adres poczty elektronicznej przedsiębiorcy oraz jego strony internetowej, o ile takie posiada;
• data rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej;
• określenie przedmiotów wykonywanej działalności gospodarczej, zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD);
• informacje o istnieniu lub ustaniu małżeńskiej wspólności majątkowej; 
• informacje o umowie spółki cywilnej, jeżeli taka została zawarta; 
• dane pełnomocnika upoważnionego do prowadzenia spraw przedsiębiorcy, o ile przedsiębiorca udzielił ogólnego pełnomocnictwa;
•  informacja o zawieszeniu i wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej;
• informacja o ograniczeniu lub utracie zdolności do czynności prawnych oraz o ustanowieniu kuratora;
•  informacja o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu, o ogłoszeniu upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika, zmianie postanowienia o ogłoszeniu upadłości z możliwością zawarcia układu na postanowienie o ogłoszeniu upadłości obejmującej likwidację majątku dłużnika i zakończeniu tego postępowania;
•  informacja o wszczęciu postępowania naprawczego;
•  informacja o zakazie prowadzenia działalności gospodarczej określonej we wpisie do CEIDG.

Zadaniem CEIDG będzie przede wszystkim ewidencjonowanie przedsiębiorców będących osobami fizycznymi. Podkreślenia wymaga fakt, że CEIDG ma być ewidencją przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, nie zaś, jak dotychczas, ewidencją działalności gospodarczej prowadzonej przez osoby fizyczne.

Ewidencjonowanie należeć będzie wyłącznie do CEIDG, podobnie jak udzielanie informacji o przedsiębiorcach i innych podmiotach wskazanych w ustawie. Natomiast do gmin należeć będzie przyjmowanie wniosków o wpis w CEIDG, o ile wnioskodawca nie złoży wniosku o wpis w CEIDG za pośrednictwem formularza elektronicznego. Ponadto do gmin należeć będzie weryfikowanie wniosków pod względem formalnym i potwierdzanie na piśmie i za pokwitowaniem przyjęcie wniosku złożonego w gminie, a następnie przekształcenie go na formę elektroniczną i przesłanie do CEIDG, a także archiwizowanie wniosków i dokumentacji składanych w gminie w wersji papierowej i elektronicznej.

Zgłoszenie do CEIDG powinno zostać dokonane przed rozpoczęciem planowanej działalności.

Integralną częścią wniosku o wpis do CEIDG jest żądanie:
1) wpisu albo zmiany wpisu do krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON);
2) zgłoszenia identyfikacyjnego albo aktualizacyjnego, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników;
3) zgłoszenia płatnika składek albo jego zmiany w rozumieniu przepisów o systemie ubezpieczeń społecznych albo zgłoszenia oświadczenia o kontynuowaniu ubezpieczenia społecznego rolników w rozumieniu przepisów o ubezpieczeniu społecznym rolników.

Dotychczas przedsięborca mógł złożyć wspomniane wnioski wraz ze zgłoszeniem działalności do ewidencji działalności gospodarczej. W przypadku, gdy przedsiębiorca dołączył do zgłoszenia te wnioski, organ ewidencyjny niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni od dnia dokonania wpisu, przesyłał wnioski do odpowiednich organów.

Osoba fizyczna składa wniosek o wpis do CEIDG za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie internetowej CEIDG oraz w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki. System teleinformatyczny CEIDG przesyła wnioskodawcy na wskazany adres poczty elektronicznej potwierdzenie złożenia wniosku.
Wniosek o wpis do CEIDG może być również złożony na formularzu zgodnym z określonym wzorem wniosku, o którym mowa w art. 25 ust. 6 Ustawy o Swobodzie działalności gospodarczej, w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy:
1) osobiście albo
2) wysłany listem poleconym

Organ gminy weryfikuje treść wniosku, o którym mowa wyżej, pod względem formalnym i potwierdza wnioskodawcy, za pokwitowaniem, przyjęcie wniosku. Organ gminy przekształca wniosek na formę elektroniczną i przesyła do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od jego otrzymania.

Zgłoszenie o dokonanie wpisu do CEIDG jest wolne od opłat ( w przeciwieństwie do takich wniosków składanych do Ewidencji Działalności Gospodarczej, gdzie była pobierana opłata w wysokości 100 zł).

Spółka cywilna nie jest przedsiębiorcą, przedsiębiorcami są wspólnicy tej spółki, dlatego zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej powinien dokonać każdy ze wspólników.

Pamiętaj, że:

• Od umowy spółki należy zapłacić podatek od czynności cywilnoprawnych. Podstawą opodatkowania jest wartość wnoszonych wkładów do majątku spółki, kapitału zakładowego (akcyjnego). Jeżeli łączna wartość wkładów nie przekracza kwoty 20 000 zł podatek wynosi 1%. Jeżeli łączna wartość wkładów mieści się pomiędzy kwotą 20 000 zł a 30 000 zł podatek wynosi 200zł + 0,5% nadwyżki ponad 20 000 zł. Jeżeli przekracza 30 000 zł podatek wynosi 250 zł + 0,1% nadwyżki ponad 30 000 zł.
• Jeśli chcesz złożyć w sądzie pozew przeciw spółce cywilnej, musisz jako pozwanego wymienić wszystkich jej wspólników, a nie tylko samą spółkę.
• Przystąpienie nowego wspólnika do spółki cywilnej jest możliwe tylko poprzez zmianę pierwotnej umowy spółki. Nie jest to konieczne w przypadku spadkobierców wspólnika, jeśli umowa przewiduje ich wejście do spółki po jego śmierci. Spadkobiercy ci odpowiadają także za wszystkie zobowiązania podatkowe wspólnika powstałe w wyniku działalności spółki.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. 1964r., Nr 16, poz. 93 ze zmianami),
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1993r., Nr 90, poz. 416),
• Ustawa z dnia 19 listopada 1999r. Prawo działalności gospodarczej (Dz. U. 1999r., Nr 101, poz. 1178 ze zmianami),
• Ustawa z dnia 2 lipca 2004 r. Przepisy wprowadzające ustawę o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. 2004 r., Nr 173, poz. 1808).