Sposób prowadzenia księgi protokołów

Pytanie: Czy księga protokołów powinna mieć jakąś szczególną formę? Czy może to być segregator zawierający wszystkie oryginalne protokoły ze Zgromadzeń Wspólników?

Odpowiedź:

Przepisy nie regulują kwestii, w jakiej formie zarząd spółki ma prowadzić księgę protokołów. Zasadniczo decyduje o tym zarząd. Mogą to być segregator lub teczka zawierające protokoły z uchwałami zgromadzenia wspólników albo zeszyt, do którego są te uchwały wpisywane. Przepisy dotyczą natomiast innych spraw związanych z księgą protokołów. Otóż powinny być do niej wpisywane uchwały zgromadzenia wspólników. Uchwały te powinny być podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządzał notariusz, to zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów. Z uwagi na to łatwiej będzie zarządowi spółki prowadzić księgę protokołów w formie segregatora lub teczki, niż zeszytu, do którego trudno byłoby wklejać wypisy od notariusza. Z powyższego wynika również, że nie zawsze w księdze protokołów znajdować się będzie oryginał. Jeżeli bowiem uchwała jest protokołowana przez notariusza, to u niego musi zostać oryginał, a spółka w księdze protokołów umieszcza wypis. Z obowiązkiem prowadzenia księgi protokołów przez zarząd wiąże się prawo wspólników do informacji. Prawo to polega miedzy innymi na możliwości przeglądania księgi protokołów, a także żądania wydania poświadczonych przez zarząd odpisów treści uchwał (wspólnicy nie mogą natomiast żądać odpisów protokołów).