Dopuszczalność przetwarzania danych osobowych

1. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,
2. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
3. jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
4. jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
5. jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W piśmiennictwie przyjmuje się jednolicie (między innymi J. Barta, R. Markiewicz w Komentarzu do ww. Ustawy), że każda z wymienionych w art. 23 okoliczności usprawiedliwiających przetwarzanie danych ma charakter autonomiczny i niezależny. Wobec tego - przykładowo - gdy w danym przypadku na przetwarzanie danych zezwolił sam zainteresowany (ust. 1 pkt 1 Ustawy) lub zezwalają na to przepisy prawa (ust. 1 pkt 2 Ustawy), przetwarzania tego nie można uznać za niedozwolone z tego powodu, iż nie jest ono niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego (jak przewiduje to ust. 1 pkt 4) lub z tego powodu, iż nie jest niezbędne do wypełnienia usprawiedliwionych celów administratora danych, o którym mowa w art. 3 ust. 2, a więc na przykład pracodawcy  - patrz ust. 1 pkt 5 ww. Ustawy. Stąd zaistnienie jednej z przesłanek określonych w art. 23 ust. 1 (którejkolwiek a nich - w zależności od konkretnych okoliczności faktycznych powstałych w określonej sprawie), spowoduje dopuszczalność przetwarzania danych osobowych.

Ponadto, przesłanki z art. 23 ust. 1 Ustawy o ochronie danych osobowych są, co do zasady, równoprawne. Ustawa nie daje żadnych podstaw ku temu, aby przesłankę "zezwolenia" osoby zainteresowanej (tej, której dane dotyczą) traktować w sposób uprzywilejowany, jako przesłankę główną, podstawową. Niemniej - jak podnosi się w literaturze - jeżeli okoliczności przetwarzania są regulowane bezpośrednio przepisami prawa, przesłankę "zgodności z przepisami" należy stosować przed innymi przesłankami.