Do kiedy trwa obowiązek przechowywania dokumentów dla celów podatkowych? - opinia prawna

Porada prawna

Obowiązek przechowywania ksiąg podatkowych i związanych z nimi dokumentów statuuje art. 86 Ordynacji podatkowej:

„§ 1. Podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

§ 2. W razie likwidacji lub rozwiązania osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej podmiot dokonujący jej likwidacji lub rozwiązania zawiadamia pisemnie właściwy organ podatkowy, nie później niż w ostatnim dniu istnienia tej osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej, o miejscu przechowywania ksiąg podatkowych oraz dokumentów związanych z ich prowadzeniem.”

Według brzmienia sprzed 1 stycznia 2003 r. podatnicy obowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych powinni byli przechowywać księgi i związane z ich prowadzeniem dokumenty przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym księgi były prowadzone. Od 1 stycznia 2003 r. nastąpiło zatem wydłużenie okresu obowiązkowego przechowywania ksiąg podatkowych, chociaż większość zobowiązań podatkowych przedawnia się z upływem 5-letniego terminu.

Z analizy przedstawionego przez Pana stanu faktycznego wynika, że „kupił” Pan spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, a następnie „zbył” ją Pan innej osobie. Przyjmujemy zatem, że od strony techniczno-prawnej doszło do zmiany wspólnika spółki z o.o. W tej sytuacji mamy do czynienia nadal z tym samym podmiotem prawa, jakim jest spółka z o.o.

Z punktu widzenia prawa podatkowego, a w szczególności uregulowania dotyczącego obowiązku przechowywania ksiąg podatkowych i związanych z nimi dokumentów, nie ma znaczenia to, że nastąpiły zmiany w składzie organów spółki, czy też zmiany jej wspólników. Podmiotem kontrolowanym jest bowiem spółka jako podatnik, nie zaś osoby wchodzące w skład jej organów, ani też jej wspólnicy.

Wszelkie zaniedbania poprzednich członków zarządu, „przechodzą” niejako na kolejnych. Oznacza to, że przed organem kontroli skarbowej nie można się tłumaczyć tym, że braki w dokumentacji wynikają z zaniedbań poprzedniego zarządu. Z punktu widzenia prawa podatkowego bowiem organ kontroli ma do czynienia z tą samą spółką.

Na marginesie można zaznaczyć, że powyższe uwagi odnosiłyby się również do ewentualnego następstwa prawnego lub przekształcenia spółki, jako że zgodnie z art. 93 i 93a Ordynacji podatkowej ogół praw i obowiązków podatkowych przechodzi odpowiednio na następcę prawnego lub podmiot powstały w wyniku przekształcenia.

W sytuacji, gdy spółka poniesie szkodę na skutek braku dokumentacji z ubiegłych lat, wówczas będzie mogła dochodzić na podstawie przepisów kodeksu cywilnego naprawienia szkody od osób, które są za nią odpowiedzialne. Przy czym w tym wypadku konieczne byłoby wykazanie, że działania tych osób były sprzeczne z prawem, a jednocześnie zawinione (art. 300 Kodeksu spółek handlowych w związku np. z art. 415 czy 471 Kodeksu cywilnego).

Spółka mogłaby dochodzić również odszkodowania od biura rachunkowego, które przejmowało księgi i inne dokumenty, jeśli należało to do zakresu jego obowiązków. Obowiązek ten musiałby wówczas wynikać z umowy zawartej pomiędzy biurem a spółką o prowadzenie rachunkowości spółki.

Za te lata, za które brakuje dokumentów, przed Skarbem Państwa nie odpowiadają członkowie zarządu, którzy w tym czasie pełnili swoją funkcję. Mogą oni jedynie ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą wobec spółki na powyższych warunkach.

Inną sprawą jest, że jeżeli w wyniku postępowania podatkowego spółka zostanie zobowiązana w drodze decyzji do zapłaty zaległego podatku, i nie podoła temu obowiązkowi, to wtedy w grę będzie wchodzić odpowiedzialność członków zarządu.

Członkowie obecnego zarządu jako uprawnieni i zobowiązani do reprezentacji spółki będą musieli „tłumaczyć się” z powodu braku niezbędnej dokumentacji. Z analizy stanu faktycznego nie wynika, jaka jest przyczyna braku tych dokumentów. Jeśli zatem organ podatkowy uzna, że doszło ze strony podatnika (w tym wypadku spółki) do zaniedbania w wykonaniu obowiązku wynikającego z art. 86 Ordynacji podatkowej, będzie uprawniony do sprawdzenia, czy podatek dochodowy lub VAT nie został zaniżony w deklaracjach podatkowych i określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli brak jest ksiąg podatkowych lub innych danych niezbędnych do jej określenia (art. 23 § 1 pkt 1 Ordynacji podatkowej). Przy czym organ podatkowy ma obowiązek odstąpić od określenia podstawy opodatkowania w drodze oszacowania, jeżeli dane wynikające z ksiąg podatkowych zostaną uzupełnione dowodami uzyskanymi w toku postępowania, a dowody te pozwolą na określenie podstawy opodatkowania.

Zgodnie z art. 180 Ordynacji podatkowej jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku czynności sprawdzających lub kontroli podatkowej (art. 181 Ord. Pod).