Teczka osobowa studenta

Odpowiedź prawnika: Teczka osobowa studenta

Uczelnia zakłada teczkę akt osobowych studenta, w której przechowuje się:

• 1) dokumenty wymagane od kandydata na studia, w tym: 

a) oryginał lub odpis świadectwa dojrzałości, a w przypadku kandydata na uzupełniające studia magisterskie również odpis lub poświadczoną przez uczelnię fotokopię dyplomu ukończenia studiów wyższych, 

b) ankietę osobową, zawierającą imię (imiona) i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, nr PESEL, a w przypadku jego braku inny numer ewidencyjny, adres zamieszkania z określeniem rodzaju miejscowości (miasto/wieś), adres do korespondencji oraz informację o podstawowym źródle utrzymania rodziny kandydata na studia, 

c) poświadczoną przez uczelnię fotokopię dowodu osobistego lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość kandydata na studia, 

d) aktualną fotografię kandydata, zgodną z wymaganiami stosowanymi przy wydawaniu dowodów osobistych; 

• 2) dokumenty postępowania kwalifikacyjnego przy przyjęciu na I rok studiów, stanowiące podstawę do podjęcia decyzji o przyjęciu na studia; 

• 3) kopię decyzji o przyjęciu na studia oraz oryginał potwierdzenia jej doręczenia; 

• 4) podpisany przez studenta akt ślubowania; 

• 5) karty okresowych osiągnięć studenta; 

• 6) decyzje władz uczelni dotyczące przebiegu studiów, w szczególności: udzielonych urlopów, zgód na powtarzanie roku, skreślenia z listy studentów, a także nagród, wyróżnień i kar dyscyplinarnych; 

• 7) dokumenty dotyczące przyznania studentowi pomocy materialnej; 

• 8) jeden egzemplarz pracy dyplomowej; 

• 9) recenzję (recenzje) pracy dyplomowej; 

• 10) protokół egzaminu dyplomowego; 

• 11) dyplom ukończenia studiów - egzemplarz do akt; 

• 12) potwierdzenie odbioru legitymacji studenckiej i indeksu; 

• 13) potwierdzenie odbioru dyplomu i jego odpisu przez osobę odbierającą dyplom. 

Przetwarzanie danych osobowych studenta jest przetwarzaniem danych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych, a zatem może mieć zastosowanie art. 33, zgodnie z którym, na wniosek osoby, której dane dotyczą, administrator danych jest obowiązany, w terminie 30 dni, odnośnie jej danych osobowych, informacji wskazanych w art. 32 ust. 1 pkt 1-5a, a w szczególności podać w formie zrozumiałej: 

1. jakie dane osobowe zawiera zbiór,  

2. w jaki sposób zebrano dane,  

3. w jakim celu i zakresie dane są przetwarzane,  

4. w jakim zakresie oraz komu dane zostały udostępnione.

Jeżeli w teczce (ani w inny sposób) nie są gromadzone dane o cząstkowych wynikach sprawdzianów, uczelnia nie ma obowiązku o nich informować. Indeks studenta nie jest zbiorem danych, a więc w stosunku do niego nie stosujemy ustawy o ochronie danych osobowych. Natomiast wykaz ocen studentów umieszczony w systemie komputerowym takim zbiorem będzie.

Proszę również zwrócić uwagę na art. 32 ust. 4, zgodnie z którym jeżeli dane są przetwarzane dla celów naukowych, dydaktycznych, historycznych, statystycznych lub archiwalnych, administrator danych może odstąpić od informowania osób o przetwarzaniu ich danych w przypadkach, gdy pociągałoby to za sobą nakłady niewspółmierne z zamierzonym celem.

Kwestie wydawania wyciągów i odpisów regulują również przepisy rozporządzenia z dnia 18 lipca 2005 r. w sprawie dokumentacji przebiegu studiów, przebieg studiów jest dokumentowany w: 

1. protokołach zaliczenia przedmiotu, zawierających: nazwę przedmiotu, którego dotyczy zaliczenie lub egzamin, imiona i nazwiska studentów, numery albumów, oceny, datę i podpis osoby zaliczającej lub przeprowadzającej egzamin; 

2. kartach okresowych osiągnięć, o których mowa w § 1 pkt 5, zawierających: imię (imiona) i nazwisko studenta, numer albumu, nazwy przedmiotów, które student zaliczył w okresie zaliczeniowym, określenie formy zaliczenia, uzyskane oceny oraz liczbę punktów, zgodnie z Europejskim Systemem Transferu i Akumulacji Punktów (ECTS), daty i podpisy osób egzaminujących i zaliczających poszczególne przedmioty oraz podpis dziekana lub kierownika jednostki organizacyjnej uczelni, dokonującego wpisu na kolejny rok (semestr) studiów; 

3. indeksie studenta. 

Dokumenty te, ich odpisy lub wyciągi, w zakresie, w jakim dotyczą studenta lub absolwenta, mogą być wydane studentowi lub absolwentowi, na jego wniosek, upoważnionej osobie do rąk własnych lub wysłane pocztą, za zwrotnym poświadczeniem odbioru.