Forma umowy z biurem rachunkowym

Odpowiedź prawnika: Forma umowy z biurem rachunkowym

Z punktu widzenia przepisów prawa cywilnego, jeżeli ustawa zastrzega dla czynności prawnej formę pisemną, czynność dokonana bez zachowania zastrzeżonej formy jest nieważna tylko wtedy, gdy ustawa przewiduje rygor nieważności (art. 73 § 1 kodeksu cywilnego). W ustawach szczególnych nie wskazano obowiązku zawierania tego typu umowy w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Jednakże dla celów dowodowych i bezpieczeństwa stron korzystnym rozwiązaniem byłoby zawarcie takiej umowy w formie pisemnej. 

Jak wynika z powyższego, forma zawarcia umowy na wykonywanie usług w przedstawionym stanie faktycznym nie jest zastrzeżona, a więc umowa zawarta w formie ustnej będzie wywoływała skutki prawne.

Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, iż przedmiotowe biuro rachunkowe posiada uprawnienie do archiwizacji dokumentów, a więc znajdą w tym przypadku zastosowanie przepisy ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach z dnia 14 lipca 1983 r. (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673 ze zm.). Zgodnie z art. 51a niniejszej ustawy, działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, jest działalnością regulowaną w rozumieniu przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, wykonywaną przez przedsiębiorcę, i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Warunkami wykonywania działalności, o której mowa powyżej są:

• posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji; 

• posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem; 

• zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową. 

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:

1. zakres świadczonych usług; 

2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania; 

3. ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi; 

4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania; 

5. tryb przyjmowania interesantów; 

6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji; 

7. wysokość opłat pobieranych za usługi; 

8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji. 

Regulamin ten przedsiębiorca udostępnia w lokalu, w którym przyjmowani są interesanci.

Dokumentacja powinna być przechowywana w warunkach zapewniających jej należytą ochronę przed zniszczeniem i kradzieżą.

Zgodnie z art. 51l w/w ustawy, do wykonywania powyższej działalności stosuje się przepisy kodeksu cywilnego dotyczące przechowania, z wyłączeniem art. 844 § 2 kc.

W art. 835 kc ustawodawca wskazał, iż przez umowę przechowania przechowawca zobowiązuje się zachować w stanie nie pogorszonym rzecz ruchomą oddaną mu na przechowanie. Jak wynika z powyższego przepisu umowa przechowania może być zawarta w dowolnej formie (pisemnej, ustnej, w formie aktu notarialnego, jak i również w sposób dorozumiany). Jeżeli umowa zawarta jest w formie pisemnej (a także w innych przypadkach), składającego rzecz na przechowanie, obciąża dowód wydania takiego przedmiotu. Dowodem takim może być np. pokwitowanie.