Nota odsetkowa dowodem księgowym

Odpowiedź prawnika: Nota odsetkowa dowodem księgowym

Ustawa o rachunkowości nakazuje wycenę należności nie rzadziej niż na dzień bilansowy, w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności (art. 28 ustawy o rachunkowości). Wierzyciel może żądać od dłużnika zapłaty odsetek za zwłokę w regulowaniu należności. Kwota należności według wartości nominalnej z dnia powstania należności może zostać, na podstawie noty odsetkowej, powiększona o należne odsetki za opóźnienie płatności i tak wykazana w księgach.

Nota odsetkowa (zarówno w postaci odrębnego dokumentu, jak i jako np. część wezwania do zapłaty) jest dokumentem kierowanym na zewnątrz jednostki (nie jest dokumentem wewnętrznym), na podstawie którego dłużnik dokonuje zapłaty i zarachowania odsetek w określonej tam wysokości. Może być zatem uznana za dowód księgowy w rozumieniu ustawy o rachunkowości. Nie oznacza to jednak, że po wystawieniu zawsze powinna zostać zaksięgowana przez wierzyciela. Zgodnie z zasadą ostrożności, jeśli ogólna polityka handlowa przedsiębiorstwa wskazuje na stosowanie praktyki odstępstw od konsekwentnego egzekwowania odsetek za zwłokę i prawdopodobieństwo zapłaty odsetek w związku z tym jest małe, bardziej celowe wydaje się prowadzenie pozabilansowej ewidencji wysyłanych not odsetkowych (tak: Monitor Księgowego Nr 021/2005).