Prowadzenie księgowości na podstawie skanów dokumentów
Pytanie:
"Prowadzimy biuro rachunkowe. Znaleźliśmy w Internecie wiele ogłoszeń biur rachunkowych, które prowadzą księgowość klientom zamiejscowo na podstawie skanów dokumentów. Klienci wysyłają do biura rachunkowego tylko skany faktur e-mailem, a biuro dokonuje księgowości na podstawie tych skanów, sprawdza je pod względem formalno - rachunkowym i sporządza ewidencję VAT i PKPiR. Biura podpisują umowę z klientem w której widnieje zapis, że dokumenty i ewidencje są przechowywane u klienta i miejsce przechowywania jest zgłoszone do Urzędu Skarbowego. Po zaksięgowaniu miesiąca, biuro sporządza ewidencję i wysyła ją emailem do klienta do wydrukowania. Klient zgodnie z umową odpowiada za archiwizacje i ponumerowanie dokumentów które są w jego posiadaniu. Deklaracje wysyła biuro, lub klient (w zależności od zapisu w umowie z klientem).Bylibyśmy zainteresowani wdrożeniem tej formy jako dodatkowej również w naszym biurze. Nasze pytanie brzmi więc: Czy faktycznie możemy na podstawie skanów dokumentów sporządzać ewidencje VAT i PKPiR klientowi, jeśli taki zapis będzie widniał w naszej umowie z klientem?"
Odpowiedź prawnika: Prowadzenie księgowości na podstawie skanów dokumentów
Stosownie do treści art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Tekst jedn. Dz. U. 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi". W konsekwencji pojawia się pytanie, czy skan dokumentu jest dowodem księgowym potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej. W tym miejscu należy przytoczyć stanowisko przedstawione przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 5 listopada 2010 r. Nr IPPP1-443-847/10-2/MP
Stosownie do treści art. 20 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Tekst jedn. Dz. U. 2009 r. Nr 152 poz. 1223 z późn. zm.) podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi". W konsekwencji pojawia się pytanie, czy skan dokumentu jest dowodem księgowym potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej. W tym miejscu należy przytoczyć stanowisko przedstawione przez Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 5 listopada 2010 r. Nr IPPP1-443-847/10-2/MP
„Oczywiście istnieje możliwość przekazywania faktur w formie opisanej przez Wnioskodawcę, jednakże na gruncie przepisów prawa faktury te nie rodzą żadnych skutków prawnych. W takim przypadku mamy do czynienia wyłącznie z przekazaniem, do wiadomości odbiorcy, treści faktury, a nie wystawieniem i doręczeniem dokumentu, o którym mowa w art. 106 ust. 1 ustawy. (...)Otrzymanie faktury poprzez systemy elektroniczne lub faksem, bez stosowania przepisów regulujących tę materię, powoduje, że wystawione faktury nie są uznane na gruncie ustawy o podatku od towarów i usług za dokumenty wprowadzone do obrotu prawnego".
Podobne stanowisko prezentowane jest w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 19 listopada 2010 r. IPPB5/423-526/10-4/JC.
W związku z powyższym w naszej opinii skoro z treści przepisu wynika, że podstawą zapisów księgach rachunkowych są dokumenty księgowe, to nie można dokonywać zapisów w księgach rachunkowych w oparciu o dokumenty, które dokumentami księgowymi nie są.
W naszym przekonaniu dopuszczalne byłoby przesyłanie skanów dokumentów przez klienta, tylko w sytuacji, jeżeli pod koniec okresu sprawozdawczego klient przesłałby oryginały dokumentów i przed zamknięciem ewidencji za dany okres można byłoby zweryfikować treść przesłanych skanów z treścią oryginałów. Takie postępowanie naszym zdaniem uprościłoby relacje z klientem z jednej strony, a z drugiej zapewniałoby spełnienie wymogu ustawy dotyczącego rzetelnego prowadzenia ksiąg rachunkowych w oparciu o dowody księgowe.
Magdalena Sławińska-Rzemek
Doradca podatkowy
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?