Akta osobowe pracownika

Odpowiedź prawnika: Akta osobowe pracownika

Kwestie związane z dokumentowaniem przez pracodawcę spraw związanych ze stosunkiem pracy szczegółowo określają przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.).

Żaden z przepisów w/w rozporządzenia nie zawiera obowiązku gromadzenia w aktach osobowych pracownika kserokopii dowodu osobistego. Jednocześnie wskazać należy, iż dokumenty jakie należy umieścić w części A akt osobowych pracownika zostały w precyzyjny sposób określone w § 1 ust. 1 i 2 wymienionego rozporządzenia. Do tych dokumentów należą:

• wypełniony kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
• świadectwo pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
• świadectwo ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
• inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Ponadto osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.

Wskazać jednocześnie należy, iż pracodawca nie ma prawa żądać innych dokumentów od osoby ubiegającej się o zatrudnienie poza wyżej wymienionymi.

Mając na uwadze powyższe pracodawca, na mocy obowiązujących przepisów prawa nie ma delegacji do tego, by gromadzić w aktach osobowych pracownika dokumenty w postaci kserokopii dowodu osobistego.