Jak przygotować pismo w postępowaniu przed sądem administracyjnym?

W postępowaniu sądowym pisma stron zawierają przede wszystkim określone wnioski oraz oświadczenia. Poniższe warunki odnoszą się do pism wszystkich uczestników postępowania, zarówno do organów administracyjnych jak i do jednostek uczestniczących w sprawie.

Jakie elementy powinno zawierać każde pismo strony w postępowaniu sądowym?

Strona przygotowując pismo, w postępowaniu sądowoadministracyjnym powinna pamiętać, aby każde pismo zawierało:

1. oznaczenie sądu do którego jest kierowane – oznaczenie rodzaju sądu, a więc czy jest to sąd wojewódzki czy Naczelny Sąd Administracyjny, wskazanie adresu sądu,
2. imię i nazwisko lub nazwę stron ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników – dane te są konieczne w celu identyfikacji stron postępowania, tak aby odpis pisma mógł być skutecznie doręczony pozostałym stronom postępowania.
3. oznaczenie rodzaju pisma – a więc wskazanie czy jest to na przykład skarga, zażalenie, wniosek o uzasadnienie wyroku, bądź inne pismo strony.
4. osnowę wniosku lub oświadczenia – czyli wskazanie okoliczności faktycznych uzasadniających pismo,
5. podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika – jeżeli strona nie może podpisać się samodzielnie, pismo podpisuje osoba przez nią upoważniona z wymienieniem przyczyny, dla której strona nie mogła podpisać się samodzielnie.
6. wymienienie załączników.

Ponadto jeżeli pismo jest pierwszym pismem w sprawie (np. skarga), powinno zawierać oznaczenie:

• miejsca zamieszkania, a w razie jego braku – adresu do doręczeń, lub siedziby stron ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników,
• przedmiotu sprawy.

Pisma dalsze, nie będące pierwszymi pismami w sprawie, powinny zawierać sygnaturę akt.

Co powinno zostać dołączone do pisma strony?

Pismo sądowe strony powinno zawierać wymienienie załączników, a więc przykładowo dokumentów, na które powołuje się strona w postępowaniu. W takim wypadku do pisma powinny zostać załączone właśnie te dokumenty w oryginale lub w odpisach. Jeżeli strona powołująca się w piśmie na określony dokument, nie złożyła w sądzie jego oryginału, a jedynie jego odpis, może zostać zobowiązana przez sąd do złożenia oryginału tego dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą. Jeżeli natomiast dokumenty znajdują się w posiadaniu właściwych organów - wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony odpis lub wyciąg. Sąd zażąda udzielenia odpisu lub wyciągu, jeżeli strona sama uzyskać ich nie może. Gdy sąd uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może wystąpić o jego dostarczenie. Zamiast oryginału dokumentu strona może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub doradcą podatkowym przy czym jeżeli jest to uzasadnione okolicznościami sprawy, sąd, na wniosek strony albo z urzędu, zażąda od strony składającej odpis dokumentu przedłożenia oryginału tego dokumentu.

Ponadto pamiętać należy, iż do pisma należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników, które następnie zostaną doręczone stronom. Tak więc do pisma należy dołączyć tyle kompletów odpisów pisma i jego załączników, ile stron uczestniczy w danym postępowaniu.

Jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, do pisma powinno zostać dołączone pełnomocnictwo chyba że zostało już wcześniej złożone.

Co może stanowić odpis pisma lub załączników?

Zgodnie z ustawą odpisami mogą być:

• uwierzytelnione fotokopie, – np. odbitki ksero
• uwierzytelnione wydruki poczty elektronicznej.

Jeżeli jest mowa o uwierzytelnionych fotokopiach lub wydrukach, chodzi o ich potwierdzenie za zgodność z oryginałem własnoręcznym podpisem i odpowiednią adnotacją („potwierdzam za zgodność z oryginałem” i podpis).

Co dzieje się z pismem, jeżeli nie spełnia wszystkich wymogów formalnych?

Jeżeli pismo strony nie spełnia wszystkich wymogów formalnych, sąd nie może nadać mu dalszego, prawidłowego biegu. W takim wypadku przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni. Jeżeli strona nie wykona wezwania, pismo zostanie pozostawione bez rozpoznania, chyba, że ustawa stanowi inaczej (np. w przypadku nie uzupełnienia braków formalnych skargi w terminie, sąd odrzuca skargę). W takim wypadku pismo nie wywoła żadnych skutków prawnych. Z kolei pismo poprawione lub uzupełnione w terminie wywołuje skutki od dnia jego wniesienia.

Jeżeli strona nie poprawiła lub nie uzupełniła braków formalnych pisma w terminie, możliwe jest przywrócenie terminu na jego poprawienie lub uzupełnienie. Dopuszczalne jest to jednak wyłącznie w takich przypadkach, w których uchybienie terminu nie nastąpiło z winy strony wezwanej.

Pamiętaj, że:

• Do pisma strony należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia stronom postępowania.
• Zasadniczo strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie sądu złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą.
• Jeżeli strona nie uzupełniła lub nie poprawiła pisma w terminie, przewodniczący zarządza pozostawienie pisma bez rozpoznania.
• Na zarządzenie w przedmiocie pozostawienia pisma bez rozpoznania stronie przysługuje zażalenie.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. - Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. 2002 r., Nr 153, poz. 1270, ze zmianami)

Zespół
e-prawnik.pl