Kiedy przesunięcie terminu i odwołanie z urlopu przez pracodawcę jest uzasadnione?

Pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo po przepracowaniu określonego czasu prawo do urlopu wypoczynkowego. Wymiar (okres) urlopu jest uzależniony w stosunku do pracownika dwoma co do zasady czynnikami. Są to mianowicie okres zatrudnienia oraz rodzaj wykonywanej pracy. Instytucje przesunięcia terminu i odwołania z urlopu nie pozbawiają pracownika prawa do niego. Mają natomiast wpływ na czas, w którym pracownik będzie mógł skorzystać ze swojego uprawnienia, jak również czy okres ten będzie czasem niezakłóconego odpoczynku. Te dwie instytucje służą pracodawcy uelastycznieniu czasu pracy pracownika. Pozwalają ustalić pracodawcy ten okres w zależności od aktualnych potrzeb zakładu pracy.

W jaki sposób ustala się termin urlopu?

Zasadą kodeksu pracy w zakresie udzielania urlopu jest stwierdzenie, że pracodawca jest obowiązany udzielić pracownikowi urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym pracownik uzyskał do niego prawo. Jedna z część wypoczynku powinna trwać przynajmniej 14 dni.

Urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Plan urlopów ustala pracodawca. Bierze on pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmuje się urlopu udzielanego na żądanie. Dzieje się tak dlatego, że to pracownik decyduje o okresie, kiedy chce z niego skorzystać. Plan urlopów podaje się do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę lub nie działa u danego pracodawcy wtedy, pracodawca nie ustala planu urlopów. Wtedy pracodawca ustala termin urlopu (a nie plan) po porozumieniu z pracownikiem (indywidualnie).

Odmienne nieco uregulowania dotyczą pracownicy, której na jej wniosek udziela się urlopu bezpośrednio po urlopie macierzyńskim. Kodeks pracy w podobny sposób nakazuje traktować także pracownika-ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego. 

Termin urlopu ustalony w ten sposób nie powinien ulegać zmianie w sposób jednostronny. Strony mogą oczywiście wspólnie ustalić inny czas, w którym pracownik skorzysta z urlopu. Jest to oczywiście swobodna wola stron. Prawodawca przyznał pracodawcy prawo do jednostronnej zmiany terminu urlopu. Instytucja ta miała na celu zabezpieczenie interesu pracodawcy w razie, gdyby był on zagrożony przez skorzystanie przez pracownika z ustalonego w tym okresie urlopu wypoczynkowego.

Kiedy można skutecznie przesunąć termin urlopu?

Pracodawca

Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Muszą wystąpić zatem dwa elementy to znaczy po stronie pracodawcy wystąpią szczególne potrzeby oraz nieobecność pracownika mogłaby spowodować poważne (a nie drobne) zakłócenia. Uregulowanie to stanowi wyjątek od zasady udzielania urlopów zgodnie z planem. Chodzi o okoliczności, które nie były znane pracodawcy w momencie sporządzania planu urlopów. Decyduje o szczególności tych okoliczności sam pracodawca.

W doktrynie przyjmuje się, że z powodu przesunięcia terminu urlopu mimo braku wyraźnego uregulowania pracownikowi należy pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z przeniesieniem terminu urlopu.  

Pracownik

Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami. Decyzję w tej kwestii podejmuje pracodawca. Ważnymi przyczynami są takie okoliczności, które uniemożliwiają pracownikowi wykorzystanie urlopu zgodnie z jego przeznaczeniem. Przy czym nie są to przyczyny związane z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy. Ważnymi przyczynami mogą być konieczność sprawowania opieki nad chorym członkiem rodziny lub dzieckiem, niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn odwołania przez organizatora wczasów w związku z klęską żywiołową. Nie jest taką ważną przyczyną przesunięcie terminu urlopu w celu wzięcia przez pracownika udziału w strajku. Te ważne przyczyny nie mogły już występować w dniu ustalania terminu urlopu. Jeżeli natomiast pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy takich jak w skutek:

1. czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,  

2. odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,  

3. powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,  

4. urlopu macierzyńskiego,  

wtedy pracodawca jest obowiązany przesunąć urlop na termin późniejszy. Z tych samych powodów, gdy część urlopu nie została wykorzystana pracodawca jest obowiązany udzielić w terminie późniejszym. Jest to spowodowane tym, że urlop „nie biegnie” w tym czasie.

Jak skutecznie odwołać pracownika z urlopu?

Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu. Uregulowanie to jest odstępstwem od zasady nieprzerywalności urlopu. Pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Ustawodawca nie stanowi nic, że mają to być okoliczności ważne, szczególne, istotne. Mają to być okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania. Zatem pracodawcy nie tylko nie były one znane w momencie ustalania planu urlopu jak i również nie były znane z chwilą jego rozpoczęcia. Zatem pracodawca nie mógł skorzystać z instytucji przesunięcia terminu urlopu.

Odwołanie pracownika z urlopu powinno nastąpić w sposób, który umożliwia pracownikowi zapoznanie się z nim oraz powinno być dokonane z uprzedzeniem, aby pracownik mógł stawić się do pracy w wyznaczonym przez pracodawcę terminie. W razie niezastosowania się do decyzji pracodawcy w sprawie odwołania z urlopu takie zachowanie stanowi naruszenie obowiązków pracowniczych oraz jest nieusprawiedliwioną nieobecnością w pracy.

Pracodawcę obciążają koszty poniesione przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem. Zgodnie z ustalonym poglądem, przez koszty te należy rozumieć nie podlegającą zwrotowi zapłatę za niewykorzystany w związku z odwołaniem z urlopu pobyt w ośrodku wczasowym, na kwaterze prywatnej, w hotelu. Koszty te powinny być udokumentowane przez pracownika. Pracodawca jest również zobowiązany do zwrotu kosztów podróży powrotnej z miejsca pobytu w czasie urlopu do miejsca pracy, w wysokości udokumentowanej.

Gdy nie wykaże tych kosztów, zwrotowi podlegają koszty podróży według norm obowiązujących, zgodnie z przepisami przy podróżach służbowych. Tak naprawdę z braku szczególnego uregulowania w sprawie kosztów ustawodawca pozostawia pracodawcy i pracownikowi ocenę, jakie koszty pracownik poniósł w związku z odwołaniem go z urlopu. I tak np. zwrot kosztów związanych z odwołaniem pracownika z urlopu może obejmować także bezpośrednie koszty niewykorzystania urlopu przez jego rodzinę, jeżeli w wyniku powyższych decyzji pracodawcy zmuszona ona została do przerwania wypoczynku. 

Pamiętaj, że:

• Pracownik zatrudniony na umowę o pracę ma prawo po przepracowaniu określonego czasu prawo do urlopu wypoczynkowego.

• Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

• Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.

• Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

• Pracodawcę obciążają koszty poniesione przez pracownika, które pozostają w bezpośrednim związku z odwołaniem.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tekst jednolity: Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zmianami).

Zespół
e-prawnik.pl