Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania

Działalność taką mogą wykonywać  archiwa państwowe i Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.  Natomiast przedsiębiorca może wykonywać taką działalność wyłącznie w formie spółki kapitałowej (Kapitał zakładowy spółki powinien wynosić co najmniej 500 000 złotych). Możliwe jest to także w formie spółdzielni pracy, jeżeli działalność w tym zakresie i formie wykonywał w dniu 31 marca 2003 r.

Przedsiębiorca jest obowiązany uzyskać wpis do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych w terminie do dnia 31 grudnia 2005 r., a w przypadku nieuzyskania wpisu w tym terminie - zaprzestać wykonywania działalności.

Warunkami wykonywania działalności przechowawczej są:

1. posiadanie przez przedsiębiorcę odpowiedniej do rozmiarów planowanej działalności bazy organizacyjno-technicznej, zapewniającej właściwe warunki przechowywania i udostępniania dokumentacji,

2. posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem,

3. zatrudnianie przez przedsiębiorcę do wykonywania czynności związanych z obsługą dokumentacji osoby posiadającej specjalistyczne wykształcenie i praktykę zawodową. 

W skład zarządu przedsiębiorcy nie mogą wchodzić osoby, które były karane za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów lub mieniu.

Przedsiębiorca wykonuje działalność na podstawie regulaminu świadczenia usług, określającego w szczególności:

1. zakres świadczonych usług,

2. zasady przyjmowania dokumentacji na przechowanie, jej ewidencjonowania i przechowywania,

3. ogólne zasady zabezpieczenia dokumentacji przed osobami nieuprawnionymi,

4. miejsce świadczenia usług oraz terminy ich wykonywania,

5. tryb przyjmowania interesantów,

6. sposób i terminy udostępniania dokumentacji,

7. wysokość opłat pobieranych za usługi,

8. procedury dotyczące brakowania i niszczenia dokumentacji.