Jak uzyskać zaświadczenie od organu podatkowego?

11.12.2011

Gdzie szukać przepisów o zaświadczeniach? Zasady wydawania zaświadczeń zostały określone przede wszystkim w dziale VIIIa ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa. Ponadto Minister Finansów wydał rozporządzenie w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe. Weszło ono w życie 1 września 2005 r. Minister określił w nim:

tryb wydawania zaświadczeń;
wzór oświadczenia małżonka podatnika o pozostawaniu z podatnikiem we wspólności majątkowej, składanego pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania w razie żądania wydania zaświadczenia o wysokości zaległości podatkowych, zamiast zgody podatnika;
wzór ewidencji przekazanych lub otrzymanych informacji w sprawach zaświadczeń oraz szczegółowy sposób jej prowadzenia;
wzór rejestru zaświadczeń oraz szczegółowy sposób jego prowadzenia;
właściwość miejscową i rzeczową organów podatkowych do wydawania zaświadczeń;
wzory zaświadczeń określonych w Ordynacji podatkowej

Kiedy i w jakim terminie zaświadczenie powinno zostać wydane?

Organ podatkowy (np. urząd skarbowy, wójt, burmistrz – zależnie m.in. od rodzaju podatku) wydaje zaświadczenia na żądanie osoby ubiegającej się o zaświadczenie. Zaświadczenie jest wydawane, jeżeli:

urzędowego potwierdzenia określonych faktów lub stanu prawnego wymaga przepis prawa;
osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego.

Organ podatkowy jest wówczas obowiązany wydać zaświadczenie, jeśli chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów lub z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. Może on jednak, przed wydaniem zaświadczenia, przeprowadzić w niezbędnym zakresie postępowanie wyjaśniające.

Zaświadczenie powinno być wydane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia.

Wyjątek stanowi tu wydawane przez organ podatkowy na wniosek podatnika zaświadczenie o miejscu zamieszkania dla celów podatkowych na terytorium Polski osoby fizycznej osiągającej przychody (dochody) z oszczędności, których wypłacanie wymaga, zgodnie z przepisami o podatku dochodowym od osób fizycznych, składania imiennej informacji o przychodach (dochodach), ze źródeł przychodów położonych:

w Republice Austrii, Królestwie Belgii, Wielkim Księstwie Luksemburga, Księstwie Andory, Księstwie Liechtensteinu, Księstwie Monako, Republice San Marino i Konfederacji Szwajcarskiej lub
na terytoriach zależnych lub terytoriach stowarzyszonych Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej oraz Królestwa Niderlandów, z którymi Rzeczpospolita Polska zawarła umowy w sprawie opodatkowania przychodów (dochodów) z oszczędności osób fizycznych.

W zaświadczeniu tym podaje się również zgłoszone organowi podatkowemu przez wnioskodawcę:

imię i nazwisko albo nazwę oraz adres podmiotu, który wypłaca lub stawia do dyspozycji przychody (dochody);
numer rachunku wnioskodawcy, a w przypadku jego braku - tytuł prawny, z którego wynika wierzytelność stanowiąca podstawę wypłaty lub postawienia do dyspozycji przychodów (dochodów).

Takie zaświadczenie powinno być bowiem wydane bez zbędnej zwłoki, ale nie później niż w terminie 2 miesięcy od dnia złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia.

Gdy wnioskodawca przebywa za granicą…

Jeśli wnioskodawca przebywający za granicą występuje o wydanie zaświadczenia osobiście lub za pośrednictwem przedstawicielstwa dyplomatycznego lub urzędu konsularnego albo przez pełnomocnika zamieszkałego w kraju, organ podatkowy przesyła zaświadczenie właściwemu polskiemu przedstawicielstwu dyplomatycznemu lub urzędowi konsularnemu, w celu doręczenia wnioskodawcy po pobraniu opłaty konsularnej.

Czego dotyczy zaświadczenie?

Zaświadczenie potwierdza stan faktyczny lub prawny istniejący w dniu jego wydania. Wydaje się je w granicach żądania wnioskodawcy.

Kiedy organ nie wyda zaświadczenia?

Jeżeli żądanie wydania zaświadczenia nie zawiera numeru identyfikacji podatkowej (NIP), a wnioskodawca nie został zwolniony z obowiązku ewidencyjnego, o którym mowa w przepisach o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników, organ podatkowy po bezskutecznym wezwaniu wnoszącego podanie do usunięcia braków w terminie 7 dni, z pouczeniem, że niewypełnienie tego warunku spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia, pozostawia żądanie bez rozpatrzenia.

Natomiast odmowa wydania zaświadczenia lub zaświadczenia o treści żądanej przez osobę ubiegającą się o nie następuje w drodze postanowienia, na które służy zażalenie.

Kiedy zaświadczenie nie jest potrzebne?

Organ podatkowy nie może żądać zaświadczenia w celu potwierdzenia faktów lub stanu prawnego, znanych organowi z urzędu lub możliwych do ustalenia przez organ na podstawie posiadanej ewidencji, rejestrów lub innych danych albo na podstawie przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych.

Z powyższych względów organ podatkowy żądający od strony zaświadczenia w celu potwierdzenia faktów lub stanu prawnego jest obowiązany wskazać przepis prawa wymagający urzędowego potwierdzenia tych faktów lub stanu prawnego w drodze zaświadczenia.

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości

Zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości wydaje się na podstawie dokumentacji danego organu podatkowego oraz informacji otrzymanych od innych organów podatkowych.

Przed wydaniem tego typu zaświadczeń ustala się, czy w stosunku do wnioskodawcy nie jest prowadzone postępowanie mające na celu ustalenie lub określenie wysokości jego zobowiązań podatkowych.Jeżeli takie postępowanie jest prowadzone i zgromadzony materiał dowodowy pozwala na jego zakończenie, powinna być niezwłocznie wydana decyzja ustalająca lub określająca wysokość zobowiązań podatkowych, w celu wykazania ich w zaświadczeniu. Nie można odmówić wydania zaświadczenia, jeżeli nie jest możliwe zakończenie takiego postępowania przed upływem terminu 7 dni od dnia złożenia wniosku o wydanie zaświadczenia. Wydając takie zaświadczenie, organ podaje informacje o prowadzonym postępowaniu.

Ponadto na żądanie wnioskodawcy w zaświadczeniu tym podaje się także informacje:

1. czy w stosunku do wnioskodawcy prowadzone jest:

postępowanie mające na celu ujawnienie jego zaległości podatkowych i określenie ich wysokości,
postępowanie egzekucyjne w administracji, również w zakresie innych niż podatkowe zobowiązań wnioskodawcy,
postępowanie w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe;

2. dotyczące:

okresów, z których pochodzą zaległości, i ich tytułów,
podatków, których termin płatności został odroczony lub których płatność została rozłożona na raty.

Jeżeli zapłata zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę została odroczona lub rozłożona na raty, uznaje się, że podatnik, płatnik lub inkasent, do dnia upływu nowych terminów (tj. do dnia, w którym, zgodnie z decyzją, powinna nastąpić zapłata odroczonego podatku lub zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę albo poszczególnych rat, na jakie został rozłożony podatek lub zaległość podatkowa wraz z odsetkami za zwłokę) nie posiada zaległości podatkowych.

Organ podatkowy wydaje zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości po porozumieniu:

z organami podatkowymi, które były właściwe miejscowo, jeżeli zostały one wskazane we wniosku podatnika lub w piśmie wyrażającym zgodę podatnika czy też zbywającego przedsiębiorstwo lub jego część;
z organami podatkowymi, od których otrzymał do realizacji tytuły wykonawcze.

Zaświadczenie o wysokości zobowiązań spadkodawcy

Organ podatkowy na wniosek osoby, która uprawdopodobni, że może być spadkobiercą, wydaje zaświadczenie o wysokości znanych temu organowi zobowiązań spadkodawcy, za które może on, zgodnie z Kodeksem cywilnym (przepisami o przyjęciu i odrzuceniu spadku oraz o odpowiedzialności za długi spadkowe), ponosić odpowiedzialność, a także:

zaległości podatkowych spadkodawcy,
odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych spadkodawcy;
pobranych, a niewpłaconych podatków z tytułu sprawowanej przez spadkodawcę funkcji płatnika lub inkasenta;
niezwróconych przez spadkodawcę zaliczki na naliczony podatek od towarów i usług oraz ich oprocentowanie;
opłaty prolongacyjnej;
kosztów postępowania podatkowego;
kosztów upomnienia i kosztów postępowania egzekucyjnego prowadzonego wobec spadkodawcy powstałych do dnia otwarcia spadku (tj. śmierci spadkodawcy).

Jeżeli postępowanie podatkowe w sprawie określenia lub ustalenia wysokości zobowiązań podatkowych spadkodawcy nie zostało zakończone, w zaświadczeniu podaje się przybliżoną wysokość zobowiązania na podstawie posiadanych danych co do podstawy opodatkowania.

Zaświadczenie o wysokości dochodu lub obrotu podatnika

Organ podatkowy na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie o wysokości jego dochodu lub obrotu. W zaświadczeniach dotyczących wysokości dochodu lub obrotu stwierdza się wyłącznie, czy wnioskodawca jest lub nie jest podatnikiem:

podatku od towarów i usług oraz podatku akcyzowego, z określeniem wysokości obrotu;
podatku dochodowego (we wszystkich formach opodatkowania); w przypadku opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych na zasadach ogólnych - z określeniem wysokości dochodu przyjętego do podstawy opodatkowania, a w przypadku osób prawnych - z określeniem wysokości dochodu przyjętego do podstawy opodatkowania, jak również kwoty podatku należnego.

Certyfikat rezydencji

Organ podatkowy na wniosek podatnika wydaje zaświadczenie o jego miejscu zamieszkania lub siedzibie dla celów podatkowych na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (tzw. certyfikat rezydencji).

Zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych zbywającego przedsiębiorstwo

Nabywca przedsiębiorstwa lub zorganizowanej części przedsiębiorstwa odpowiada całym swoim majątkiem solidarnie z podatnikiem za powstałe do dnia nabycia zaległości podatkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, chyba że przy zachowaniu należytej staranności nie mógł wiedzieć o tych zaległościach. Nie dotyczy to nabycia w postępowaniu egzekucyjnym oraz upadłościowym. Zakres odpowiedzialności nabywcy jest ograniczony do wartości nabytego przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części.

W związku z tym organy podatkowe w powyższym zakresie wydają zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych zbywającego:

na wniosek zbywającego;
na wniosek nabywcy, za zgodą zbywającego.

W takim zaświadczeniu organ podatkowy określa wysokość zaległości podatkowych zbywającego na dzień wydania zaświadczenia. Nabywca ww. majątku nie poniesie odpowiedzialności za te zaległości podatkowe zbywcy, które nie zostały wykazane w zaświadczeniu. Podobne zaświadczenie jest wydawane co do odsetek za zwłokę od zaległości podatkowych, niezwróconych w terminie zaliczek naliczonego podatku od towarów i usług oraz oprocentowania tych zaliczek oraz kosztów postępowania egzekucyjnego.

Zgoda zbywającego powinna być wyrażona na piśmie, z jego podpisem urzędowo lub notarialnie poświadczonym. Podstawę do wydania zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, związanych z działalnością gospodarczą, stanowi natomiast zgoda podatnika wyrażona na piśmie, z jego podpisem i pieczęcią używaną dla celów tej działalności.

Termin do wydania wskazanego zaświadczenia oblicza się od dnia złożenia oświadczenia podatnika wyrażającego zgodę.

Zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych podatnika

Organy podatkowe, za zgodą podatnika, wydają zaświadczenie o wysokości zaległości podatkowych podatnika na żądanie:

jednostek organizacyjnych, które na podstawie ustaw regulujących zasady ich funkcjonowania uprawnione są do udzielania kredytów (pożyczek);
kontrahentów podatników prowadzących działalność gospodarczą oraz dzierżawców i użytkowników nieruchomości - w zakresie opodatkowania dzierżawionej lub użytkowanej nieruchomości;
małżonka podatnika, a także rozwiedzionego małżonka w zakresie zaległości powstałych w czasie trwania wspólności majątkowej oraz innych członków rodziny podatnika; Zgoda podatnika nie jest jednak wymagana, gdy z żądaniem wydania takiego zaświadczenia, występuje małżonek podatnika pozostający z nim we wspólności majątkowej; Małżonek podatnika składa wówczas oświadczenie o pozostawaniu z podatnikiem we wspólności majątkowej pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania.
wspólnika spółek: cywilnej, jawnej, partnerskiej oraz komplementariusza spółki komandytowej albo komandytowo-akcyjnej, niebędącego akcjonariuszem.

Ww. osoby odpowiadają bowiem swoim majątkiem za zaległości podatkowe podatnika.

Zgoda podatnika powinna być wyrażona na piśmie, z jego podpisem urzędowo lub notarialnie poświadczonym. Podstawę do wydania zaświadczenia o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzającego stan zaległości, związanych z działalnością gospodarczą, stanowi natomiast zgoda podatnika wyrażona na piśmie, z jego podpisem i pieczęcią używaną dla celów tej działalności.

Termin do wydania wskazanego zaświadczenia oblicza się od dnia złożenia oświadczenia podatnika wyrażającego zgodę.

Przepływ informacji między organami podatkowymi

Zwrócenie się do innego organu podatkowego o podanie informacji niezbędnej do wydania zaświadczenia oraz przekazanie żądanej informacji powinno być dokonane w formie elektronicznej, telefonicznej lub faksem i bez zbędnej zwłoki, potwierdzone pisemnie.

Przekazanie lub otrzymanie informacji odnotowuje się w ewidencji przekazanych lub otrzymanych informacji w sprawach zaświadczeń, ze wskazaniem: organu podatkowego, któremu przekazano lub od którego otrzymano informację, imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego pracownika organu, któremu przekazano lub od którego otrzymano informację, treści przekazanej lub otrzymanej informacji.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (tekst pierwotny: Dz. U. 1997 r., Nr 137, poz. 926; tekst jednolity: Dz. U. 2005 r., Nr 8, poz. 60, ze zmianami);
Rozporządzenie w sprawie zaświadczeń wydawanych przez organy podatkowe (Dz. U. 2005 r., Nr 165, poz. 1374)