Dokumentowanie zagranicznych wydatków

Pytanie:

Firma płatnik VAT-u, ewidencja uproszczona, tzn. książka przychodów i rozchodów. Właściciel firmy przedłożył dokumenty potwierdzające wydatki związane z zagraniczną podróżą służbową. Za paliwo otrzymano paragony (nie odliczamy podatku naliczonego przy zakupie paliwa - delegację odbyto samochodem firmowym, który nie przeszedł badania technicznego dla celów podatku VAT); bilety promowe oraz bilety za przejazd pociągiem w Danii. Czy wydatki dot. zakupu paliwa można zaksięgować w koszty firmy na podstawie paragonów? Wydatki te stanowią rozliczenie delegacji zagranicznej? Poza tym będąc w Danii dokonał także zakupu innych materiałów związanych z działalnością budowlaną, którą na razie świadczy w kraju, tj. narzędzia budowlane, zaprawy budowlane, smycz do telefonu, radio przenośne CD, płyn do szyb, atlas Danii. Czy wydatki te można zaksięgować w koszty firmy według kursu średniego NBP na podstawie paragonów, czy też można je tylko zaksięgować na podstawie faktur i rachunków zagranicznych, które zawierają nasze dane jako kupującego? Czy przywiezienie takich rzeczy z Danii musi być potwierdzone odprawą celną? Dostarczono też fakturę za zakup kół samochodowych i ich naprawę. Czy mogę całą wartość brutto zaksięgować w koszty nie ujmując dokumentu w ewidencji VAT oraz deklaracji VAT 7 ponieważ firma w tym okresie nie miała NIP-u UE (dopiero 28 lutego złożono w US deklaracje a transakcja zaistniała 15 lutego). Dopiero od 1 marca mamy zamiar dokonywać w świetle prawa transakcji gospodarczych w obrocie UE. Całą wartość brutto za zakup kół i ich naprawę i tak musiano by zaksięgować w koszty, bo dotyczą samochodu dostawczego bez prawa odliczania VAT przy zakupie paliwa i materiałów eksploatacyjnych.

Masz inne pytanie do prawnika?

ODPOWIEDŹ PRAWNIKA

Wśród organów skarbowych przeważa rygorystyczne stanowisko, iż tylko prawidłowo udokumentowany wydatek może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów dla potrzeb podatku dochodowego. Tak również stwierdziło Ministerstwo Finansów w piśmie z 11 lipca 1994 r. (PO 2/4-8010-0810/94): "dokonanie zapisu do księgi nieudokumentowanego w ogóle dowodem księgowym lub na podstawie innego dowodu niż wymagany przepisami rozporządzenia powoduje uznanie księgi za nieprawidłową pod względem formalnym (wadliwą) w konsekwencji księgi takie nie mogą być uznane za dowód w postępowaniu podatkowym". Także Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 kwietnia 1996 r. (SA/Wr 1956/95) stwierdził: "Jeżeli nawet podatnik poniesie określone wydatki w celu uzyskania przychodu, ale nie posiada takiego dokumentu, który może stanowić podstawę zapisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, wydatek ten nie może być zarejestrowany w księdze, a w konsekwencji nie może być uznany za koszt uzyskania przychodu".

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów tylko ściśle określone wydatki mogą być dokumentowane paragonami. Jak stanowi § 14 ust. 4 Rozporządzenia zakup w jednostkach handlu detalicznego materiałów, środków czystości i bhp oraz materiałów biurowych może być dokumentowany paragonami zaopatrzonymi w datę i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon - określającymi ilość, cenę jednostkową oraz wartość, za jaką dokonano zakupu. Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Na podstawie  § 14 ust. 5 - wydatki poniesione za granicą na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Przepis ust. 4 stosuje się odpowiednio.

Jeśli zakup np. opon do firmowego pojazdu (środka trwałego) lub ich naprawa jest udokumentowana fakturą VAT, również podatek od towarów i usług jest kosztem uzyskania przychodów w tej części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług - jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej (art. 23 ust. 1 pkt 43 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych).

Organy skarbowe odmawiają prawa zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków (innych niż wyżej wskazane) udokumentowanych paragonami podkreślając, iż rachunków (w tym faktur VAT) nie można zastępować paragonami, gdy istnieje prawna możliwość, a nawet wręcz obowiązek żądania wystawienia rachunku przez sprzedawców (pismo Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa Śródmieście z 30 września 2004 r., US36/1BP/423/ Inf.29/GA/2004). Podsumowując, mając na uwadze rygorystyczne podejście organów skarbowych podatnik nie powinien zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przykładowo na prasę czy literaturę udokumentowanych paragonem fiskalnym zamiast fakturą VAT (lub innym rachunkiem).

Ponadto oceniając każdy wydatek w kontekście możliwości zaliczenia go do kosztów należy pamiętać, że zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania przychodów są wszelkie koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23. Zaliczenie do kosztów podatkowych wydatku na zakup np. radia przenośnego CD czy smyczy do telefonu może być kwestionowane przez organy podatkowe.

Brak granic celnych od 1 maja 2004 r. spowodował likwidację zgłoszeń celnych pomiędzy Polską a innymi państwami UE.

Potrzebujesz porady prawnej?

KOMENTARZE (0)

Nie dodano jeszcze żadnego komentarza. Bądź pierwszy!!


Dodaj komentarz

DODAJ KOMENTARZ

ZOBACZ TAKŻE:

  • 16.3.2009

    Na czym polega akredytywa?

    Akredytywy znajdują zastosowanie zarówno w obrotach krajowych jak i zagranicznych. Akredytywa gwarantuje dostawcy bezwzględne i natychmiastowe otrzymanie należności, a odbiorcy pozwala uzależnić (...)

  • 2.4.2013

    Nie trzeba dokumentować rachunkami części wydatków na cele rehabilitacyjne

    W rozliczeniu rocznym możliwe jest dokonanie odliczenia wydatków na cele rehabilitacyjne oraz wydatków związanych z ułatwieniem wykonywania czynności życiowych, poniesionych w roku podatkowym przez (...)

  • 5.3.2009

    Jak uzyskać poświadczanie dokumentów urzędowych przeznaczonych do obrotu prawnego za granicą – apostille?

    Od dnia 14 sierpnia 2005 r. obowiązuje w Rzeczypospolitej Polskiej Konwencja znosząca wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych, sporządzona w Hadze dnia 5 października 1961 r. Ta międzynarodowa (...)

  • 22.12.2013

    PIT 2013. Kalendarz podatnika. Luty.

    Uwaga, jeżeli jesteś płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych spoczywają na Tobie obowiązki związane z wypełnieniem i przesłaniem deklaracji podatkowych. W przedmiotowym artykule wskażemy (...)

  • 27.12.2017

    Instytut Solidarności i Męstwa

    Nowa ustawa ma na celu powołanie Instytutu Solidarności i Męstwa oraz określenie jego organizacji i zadań. Instytut ma inicjować, podejmować i wspierać działania upamiętniające i honorujące (...)