Odpowiedź prawnika: Faktura zaliczkowa i końcowa
Jak wskazuje się w literaturze (A. Biedacha, Jak dokumentować zaliczkę, Rzeczpospolita z 14 kwietnia 2005 r.), faktura zaliczkowa dokumentuje jedynie otrzymanie przez sprzedawcę należności przed wydaniem towaru. Faktura (faktury), która przyszła wraz z towarem, zawiera dane o kwotach (netto, VAT i brutto) całej transakcji oraz o kwotach wykazanych na pierwszej fakturze.
Jak wynika z § 17 rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, zakup materiałów podstawowych i towarów handlowych musi być wpisany do księgi, z zastrzeżeniem § 30, niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Dlatego też faktura zaliczkowa nie podlega w ogóle rejestracji w księdze. Trzeba natomiast ująć ją w ewidencji VAT, a podatek z niej wynikający może pomniejszyć podatek należny w rozliczeniu za miesiąc jej otrzymania lub następny. Może się oczywiście zdarzyć, że w miesiącach poprzedzających otrzymanie towaru podatnik zapłaci dostawcy w zaliczkach kwotę całej należności za dostawę. W takiej sytuacji, zgodnie z § 14 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 2005 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług, sprzedawca nie wystawia faktury "końcowej".
Faktura otrzymana wraz z towarem będzie dowodem księgowym. Do księgi należy wpisać wynikającą z niej kwotę netto całego zakupu (obejmującą w ujęciu wartościowym całą otrzymaną partię towarów).
