Jak wybrać firmę windykacyjną?

2. Czy lepiej ograniczać współpracę do jednej, kompleksowo działającej firmy, czy
korzystać z usług kilku firm?

Wszystko zależy od tego czy firma z którą chcemy rozpocząć współpracę oferuje kompleksowe
usługi - tzn windykację polubowną, sądową i komorniczą, i na jakich warunkach i tego czego
potrzebuje wierzyciel.

Niektóre firmy preferują jako pierwsze działania - zatrudnienie firmy, która prowadzi czynności terenowe i gdy to nie przyniesie rezultatów dalej próbują działać same bądź korzystają z innej  kancelarii prawnej. Nie jest to rozwiązanie, które sprawdzi się w każdym przypadku -czynności terenowe są sposobem na poznanie sytuacji dłużnika, sprawdzenie jest faktycznej sytuacji finansowej - często brak jest przepływu informacji, stąd następne etapy windykacji mogą być mniej efektywne, właśnie dlatego, że prowadzone przez różne podmioty.
Naszym zdaniem dobra firma windykacyjna powinna oferować usługi tzw. czystej windykacji, a
także opiekę prawną nad zleceniem - nie rzadko sprawa się komplikuje w toku procesu czy
innych czynności - wtedy ważne jest aby firma, która nas obsługuje była w stanie zapewnić
profesjonalna obsługę prawną. To powinien być standard.

3. Czy firma windykacyjna zajmie się wszystkimi naszymi należnościami?

Windykacja sama w sobie dotyczy należności wymagalnych, bezspornych, nie zajętych w
postępowaniach egzekucyjnych, po prostu takich których można dochodzić. Firmy windykacyjne
mają różne „wymagania" progowe odnośnie przyjmowanych wierzytelności do windykacji.
Takim progiem może być minimalna kwota, od której firma przyjmuje zlecenia, są też firmy,
które windykują tylko należności zabezpieczone tytułem wykonawczym. Wszystko zależy od
profilu i polityki firmy.
Jeżeli chodzi o kwoty minimalne to często jest tak, że w przypadku stałych klientów firmy
windykacyjne przeważnie nie ustalają limitów. Niektóre zachęcają również do tego, aby odświeżać stare sprawy zakończone jakiś czas temu bezskutecznością egzekucji - warto sprawdzić czy dłużnik mówiąc żargonem windykacyjnym „nie wypłynął". Często zdarza się, że dłużnicy po kilku latach od zakończenia ostatnich postępowań bezskutecznością czują się bezpiecznie i zakładają nowe firmy, działalności gospodarcze, zaczynają normalnie pracować. Firma windykacyjna może to wszystko sprawdzić.
Podsumowując, to czym zajmuje się firma windykacyjna zależy od jej profilu działalności. Rynek usług jest bardzo szeroki - przed wybraniem partnera, który zajmie się naszymi należnościami należy zastanowić się nad tym, czego potrzebujemy i czy to co oferuje nam firma jest właśnie tym, co nam odpowiada.

4. W jaki sposób firma windykacyjna reprezentuje firmę klienta?

W większości przypadków działa na podstawie pełnomocnictwa bądź też samego zlecenia. W
przypadku naszej firmy jest to zawsze pełnomocnictwo będące załącznikiem do umowy bądź
zlecenia - dłużnik nie musi a nawet nie powinien znać treści umowy. Reprezentując Klienta
wobec dłużnika firma windykacyjna zawsze powinna brać pod uwagę to aby - zwłaszcza jeżeli są to przedsiębiorcy - nie zaszkodzić ich wzajemnym relacjom handlowym. Klienta należy poprosić o wytyczne - czy za wszelką cenę dążyć do rozwiązania sprawy na etapie polubownym czy można korzystać z wszelkich legalnych środków aby zwindykować należność i kierować się własnym
doświadczeniem w danej sprawie.
Reprezentacja polega właśnie na zastosowaniu wszelkich dostępnych legalnych metod aby
odzyskać pieniądze naszego klienta. Są to pisma, telefony, spotkania, stosowne argumenty wynikające z zebranych przez firmę wiadomości na temat stanu majątkowego dłużnika.

5. Jakie opłaty mogą pojawić się w trakcie procesu windykacji?

Opłaty wstępne
Są uzasadnione w przypadku gdy należność jest trudna, co oznacza, że dłużnik jest już znany firmom windykacyjnym,a tym samym komornikom, zaprzestał działalności gospodarczej, firma zlikwidowała się bądź działa nadal ale skrzętnie ukrywa majątek przed wierzycielami. Wtedy aby w ogóle móc stwierdzić czy należność da się zwindykować należy przeprowadzić wywiad na temat samego dłużnika i jego majątku.  
W innych przypadkach gdy firma windykacyjna żąda opłaty za samo zajęcie się sprawą powinniśmy poważnie zastanowić się nad rozpoczęciem współpracy z taką firmą.

Prowizja
Obecna w każdej ofercie firmy odzyskującej należności. Należna przeważnie tylko wtedy gdy firma jest skuteczna. Przeważnie. Na co więc należy zwrócić uwagę:
-    kiedy firma nalicza prowizję od windykowanej kwoty
-    czy prowizja jest płatna sukcesywnie od odzyskanej czy pobierana w całości z pierwszej spłaty dłużnika
-    czy są inne okoliczności oprócz spłaty należności kiedy firmie windykacyjnej należy się prowizja
-   czy prowizja podawana w ofercie jest prowizją netto czy brutto
-   czy prowizja zmienia się w trakcie postępowania - będąc uzależniona od etapu windykacji (polubowna, sądowa, komornicza)

Pytania te warto zadać firmie, z którą rozmawiamy na temat windykacji naszych należności aby wiedzieć jakie są rzeczywiste koszty windykacji.

Warto też negocjować warunki, jeżeli wydaje nam się, że stawki zaproponowane przez firmę są dla nas zbyt wysokie.

Tutaj warto podkreślić kilka ważnych kwestii związanych ze stawkami. Dość jasną sprawą jest to, że firma windykacyjna na odzyskaniu należności musi zarobić. Uzależnianie wynagrodzenia firmy windykacyjnej tylko i wyłącznie od sukcesu jest prawidłowe, ale Klienci często mylą wynagrodzenie dla firmy od kosztów poniesionych przy postępowaniu windykacyjnym, które takim wynagrodzeniem nie jest. Opłaty pojawiające się w trakcie postępowania o tyle są uzasadnione jeżeli są w jakimś stopniu rekompensowane niską prowizją albo zwrotem zaliczek bądź ich części (w zależności od wysokości) w przypadku jak windykacja jest skuteczna. Jeżeli się kumulują, a do tego w przypadku zakończenia windykacji bezskutecznością Klient musi zapłacić prowizję należy negocjować umowę bądź odstąpić od jej podpisania.

Windykacja sądowa i komornicza

Najważniejszą kwestią jest to, czy w momencie rozpoczęcia windykacji sądowej Klient ma obowiązek podpisać osobną umowę z kancelarią prawną. Taki obowiązek może wynikać z umowy zlecenia windykacji. Często Klient staje wtedy przed faktem dokonanym jeżeli chodzi o stawki zastępstwa procesowego przedstawione przez Kancelarię i kwestię ewentualnego doradztwa prawnego podczas przygotowywania pozwu.
Koszty windykacji sądowej, stawki z nią  związane powinny być Klientowi znane od samego początku już na etapie podpisywania umowy zlecenia windykacji, chyba, że zlecana jest jedynie windykacja polubowna.  Firma windykacyjna powinna też uzmysłowić Klientowi jakiego rzędu koszty go czekają w związku z opłatami sądowymi i komorniczymi. Znając wielkość wierzytelności oraz możliwe scenariusze profesjonalista nie powinien mieć żadnych problemów wyliczeniem jakiego rzędu są to opłaty, które zresztą są zasądzane na rzecz Klienta i windykowane od dłużnika. I kolejna sprawa do wyjaśnienia: czy firma windykacyjna pobiera od tych windykowanych opłat sądowych prowizję.

W każdym przypadku najważniejsze jest to aby koszty nie zaskoczyły Klienta w trakcie współpracy z firmą windykacyjną, tylko żeby był ich świadomy na etapie ustalania warunków współpracy

 6. W jaki sposób firmy informują partnera o postępie prac?

Klient powinien być niezwłocznie informowany w przypadku zaistnienia jakichś nowych okoliczności w sprawie- mailem lub telefonicznie, a przy stałych Klientach, gdzie dłużników jest wielu - są to najczęściej miesięczne raporty generowane przez osobę, która prowadzi danego Klienta i przesyłane najczęściej droga mailowa choć są i tacy klienci, którzy życzą sobie wersji papierowych.
Firmy windykacyjne mają też specjalne aplikacje na stronie www gdzie Klient po zalogowaniu może zobaczyć stan sprawy, co zostało zrobione, jakie są następne kroki.

7. Ile czasu trwa proces windykacji?

Nie za każdym razem jest identycznie - szczególnie w przypadku, gdy firma indywidualnie podchodzi do zlecenia. Czasowo kształtuje się to w ten sposób, że na etap polubowny trwa od 30 do 90 dni. Jeżeli do tego czasu nie ma zwindykowanej wierzytelności lub podpisanej
ugody na spłaty ratalne sprawa powinna być kierowana do windykacji sądowej, a jeżeli sprawa jest po postępowaniu sądowym to do egzekucji komorniczej. Postępowanie sądowe nie zależy tylko od
firmy windykacyjnej czy też kancelarii. Czas trwania tego postępowania zależy również od sądu - jak dużo jest w danym momencie spraw. Jeżeli dłużnik nie uczestniczy aktywnie w postępowaniu tj. nie wnosi sprzeciwu bądź zarzutów od nakazu zapłaty (zakładając, że jest to postępowanie upominawcze albo nakazowe) to tytuły wykonawcze udaje się uzyskać średnio do dwóch miesięcy. W przypadku aktywnego udziału dłużnika/pozwanego w postępowaniu sprawa może się przedłużać. Zwłaszcza jeżeli dłużnik robi to z premedytacją.
Jeżeli nie ma woli współpracy ze strony dłużnika nawet po uprawomocnieniu się nakazu to po dwóch tygodniach sprawa powinna zostać skierowana  do komornika,a postępowanie komornicze powinno być monitorowane, a jego długość zależy już od możliwości majątkowych dłużnika a także od prężności komornika. . Czasem kończy się po miesiącu, czasem trwa rok i dłużej - zwłaszcza w przypadku egzekucji z nieruchomości.

8. Co to jest „windykacja masowa"?

Windykacja masowa jest stosowana przez duże firmy windykacyjne w przypadku Klientów
takich jak firmy telekomunikacyjne, miejskie przedsiębiorstwa komunikacyjne - gdzie dłużnicy
liczeni są w setkach bądź tysiącach. Windykację taka obsługują programy generujące wezwania.
Taka windykacja jest opłacalna tylko w przypadku zautomatyzowania procesów, bo zwykle
wielkości zadłużenia są bardzo małe. Wpływa to ujemnie na skuteczność, ale rachunek
ekonomiczny jest zgadza. Dłużnik natomiast widząc kolejne wezwanie do zapłaty z
zeskanowanym podpisem wyrzuca je do kosza.
Przeważnie taka windykacja opiera się na zakupie pakietu wierzytelności od pierwotnego wierzyciela, który tym sposobem zyskuje od razu jakąś część kwoty należności i nie ponosi kosztów windykacji.

9. Kogo wybrać: firmę windykacyjną, kancelarię prawną zajmującą się obsługą należności,
czy firmę faktoringową?

Wszystko zależy od tego czego dana firma potrzebuje. Z obserwacji wynika, że najlepszą
kombinacją są firmy windykacyjne które na stale współpracują z kancelariami prawnymi.
Dlaczego? Pracownicy firmy windykacyjnej zajmą się tzw. „robotą operacyjną" - sprawdzą
dłużnika, podzwonią do skutku, wejdą jeżeli nie drzwiami to oknem szukając majątku np., pojadą
do siedziby dłużnika, gdy on nie reaguje na pisma i telefony. Tego nie zrobi pracownik kancelarii.
Obsługa kancelarii bardzo często polega tylko na wysłaniu wezwania do zapłaty , sporządzenia
pozwu i potem poprowadzenia postępowania. A windykacja to coś więcej. To umiejętności
negocjacyjne, zdobycie i wykorzystanie windykacji.
A faktoring? Klienci też z niego korzystają - są to firmy, które zajmują się produkcją i
sprzedażą towarów - dla nich priorytetem jest płynność finansowa, którą przy faktoringu pełnym
firmy świadczące tego typu usługi w dużym stopniu zapewniają. Jeżeli firma nie chce bądź nie
może czekać na efekty windykacji - faktoring jest bardzo dobrym rozwiązaniem.

10. Czym są „wierzytelności nieściągalne"?

Są definicje ustawowe wynikające z przepisów o rachunkowości - kiedy przy spełnieniu
określonych warunków firma może je korzystnie rozliczyć księgowo. U nas w firmie takim
mianem oznaczamy wierzytelności, których w perspektywie najbliższych 2-3 lat nie da się
ściągnąć. Przeważnie jest to potwierdzone postanowieniem komornika o bezskuteczności
egzekucji i umorzeniem postępowania z tego powodu. Ale „ nieściągalność" wynika również z
przeprowadzonych przez nas czynności - upewnienia się, że dłużnik nie wyzbył się majątku w
taki sposób że można to ubezskutecznić skargą pauliańską lub, że nie ma też sensu kierować
postępowania przeciwko członkom zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ponieważ i
tak nie mają majątku, który pozwoliłby się wierzycielowi zaspokoić.

11. Zły wizerunek branży - jak z tym walczyć ?

Ta akurat opinia nam firmom nie powinna przeszkadzać  - bo działania i wizerunek profesjonalnych firm, budowany przez lata po prostu temu przeczą.

Przyznać też trzeba, że ta zła opinia niekiedy może pomagać - bo dłużnicy nie wiedzą w pierwszym kontakcie czego mają się spodziewać i wolą tego nie sprawdzać, więc często sprawy kończą się po pierwszym wezwaniu.
Zresztą - dziki rynek usług windykacyjnych z początku lat 90'ubiegłego wieku, dzięki któremu „zawdzięczamy" tą złą opinię raczej należy już do historii.  

12. Można skutecznie windykować a zarazem nie psuć dobrych relacji z dłużnikami?

Taka powinna być generalna zasada działania firm windykacyjnych. Nie zawsze brak płatności wynika ze złej woli, najczęściej jest spowodowany przez utratę płynności finansowej dłużnika. Problem polega na tym, żeby ustalić rzeczywistą przyczynę braku regulowania zobowiązań. Dużo zależy też od postępowania samego dłużnika. Bez woli współpracy z jego strony oraz chęci nawiązania porozumienia i uczciwego podejścia - dobrych relacji nie da się  zachować. Wierzyciel będzie chciał odzyskać swoje pieniądze,dłużnik będzie dążył do tego żeby nie zapłacić.

13. Na czym polega profesjonalna, ale także etyczna relacja pomiędzy windykatorem a
dłużnikiem ?

Na poważnym traktowaniu. Nawet wtedy, gdy nie jest to obustronne. Poważne traktowanie
polega na konsekwencji w podejmowanych działaniach. Jeżeli na przykład: dłużnik ma od firmy windykacyjnej informację, że w danym terminie wobec braku reakcji z jego strony zostaną podjęte takie i takie
kroki - te działania muszą mieć miejsce. W dużej mierze działa to w ten sposób, że dłużnik zdając
sobie sprawę, że pisma nie są tylko papierową windykacją, zaczyna sprawę traktować
poważnie. Wielokrotnie zdarza się tak, że dłużnik zapłacił dobrowolnie tylko dlatego, że przez
nasza firmę został potraktowany po partnersku. Profesjonalizm w działaniu polega na połączeniu wiedzy merytorycznej oraz umiejętności
negocjacji a także bycia twardym w stawianiu warunków i ich egzekwowaniu. W ten sposób
firma windykacyjna zyskuje szacunek nie tylko Klienów ale i dłużników.

Tekst przekazała firma INTACTO Centrum Windykacji Sp. z o.o.  

intacto.pl