Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców

§ 1. Rozporządzenie określa warunki przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania, zwanej dalej ”dokumentacją", przez podmioty prowadzące działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji.

§ 2. Budynki, w których jest przechowywana dokumentacja, powinny:
 1) być sytuowane na gruncie:
 a) suchym,
 b) niegrożącym osunięciem,
 c) położonym powyżej poziomu zalewowego pobliskich rzek lub innych zbiorników wodnych;
 2) posiadać dogodny dojazd dla pojazdów służb porządkowych i ratowniczych.

§ 3. Pomieszczenie do przechowywania dokumentacji:
 1) nie może być zawilgocone oraz znajdować się w nieprzystosowanej piwnicy lub na strychu budynku;
 2) powinno być:
 a) wyposażone w ognioodporne drzwi i pożarową instalację sygnalizacyjno-alarmową,
 b) zabezpieczone przed włamaniem za pomocą instalacji antywtamaniowej lub w inny sposób odpowiedni dla danego pomieszczenia.

§ 4. Przez pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja, nie mogą być prowadzone instalacje wodociągowe, kanalizacyjne i gazowe.

§ 5. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja:
 1) nie mogą znajdować się przedmioty i urządzenia inne niż bezpośrednio związane z jej przechowywaniem;
 2) nie wolno stosować farb i lakierów zawierających formaldehyd, ksylen lub toluen.

§ 6. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia.
2. Warunki wilgotności i temperatury powinny być codziennie kontrolowane, a wyniki kontroli rejestrowane.
3. Dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym powinna być chroniona przed kurzem, infekcją grzybów pleśniowych oraz zniszczeniami powodowanymi przez owady i gryzonie.

§ 7. 1. W pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja, jako źródła światła sztucznego należy używać świetlówek o obniżonej emisji promieniowania UV. Maksymalne natężenie światła nie może przekraczać 200 luksów.
2. W pomieszczeniach, o których mowa w ust. 1, należy eliminować światło słoneczne, stosując zasłony, żaluzje, szyby lub folie chroniące przed promieniowaniem UV.

§ 8. Rozporządzenie wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia.

Załącznik