Napoje dla pracowników a koszt pracodawcy

Pytanie: Czy to prawda, że od 1.01.2004 r. nie można dla pracowników kupować wody, innych środków spożywczych w inny sposób jak tylko traktując je jako część wynagrodzenia i doliczając do nich zus?

Odpowiedź:

Przedstawione zagadnienie wiąże się ściśle ze zwolnieniami świadczeń dokonywanych na rzecz pracowników a zwolnionymi od podatku dochodowego. Zgodnie ze znowelizowaną ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnienie od podatku nie obejmuje świadczeń rzeczowych (a więc także napojów) wydawanych pracownikom, za wyjątkiem sytuacji, w której pracodawca zobowiązany jest dostarczać pracownikom takich środków na podstawie przepisów kodeksu pracy o bezpieczeństwie i higienie pracy. Jednocześnie zgodnie z przepisami dotyczącymi ustalania podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie emerytalno - rentowe (składki zus), do podstawy wymiaru tej składki nie wlicza się jedynie wartości świadczeń rzeczowych oraz ekwiwalentów za te świadczenia wynikających z przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym posiłków profilaktycznych wydawanych na podstawie art. 232 Kodeksu pracy. Oznacza to, że zarówno wartość świadczeń rzeczowych jak i ekwiwalenty za te świadczenia stanowią przychód podatnika oraz wchodzą do podstawy obliczenia wymiaru składki na zus wówczas, gdy świadczenia te (ekwiwalenty) wydawane są nie na podstawie przepisów kodeksu pracy o bezpieczeństwie i higienie pracy. Zgodnie z przepisami kodeksu pracy o bezpieczeństwie i higienie pracy, pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, nieodpłatnie, odpowiednie posiłki i napoje, jeżeli jest to niezbędne ze względów profilaktycznych. Przypadki, w których takie posiłki i napoje mają być wydawane oraz warunki wydawania tych posiłków i napojów określa rozporządzenie Rady Ministrów. Zgodnie z tym rozporzadzeniem (jeżeli chodzi o napoje), pracodawca zapewnia napoje pracownikom zatrudnionym: 1) w warunkach gorącego mikroklimatu, charakteryzującego się wartością wskaźnika obciążenia termicznego (WBGT) powyżej 25°C, 2) w warunkach mikroklimatu zimnego, charakteryzującego się wartością wskaźnika siły chłodzącej powietrza (WCI) powyżej 1000, 3) przy pracach na otwartej przestrzeni przy temperaturze otoczenia poniżej 10°C lub powyżej 25°C, 4) przy pracach związanych z wysiłkiem fizycznym, powodującym w ciągu zmiany roboczej efektywny wydatek energetyczny organizmu powyżej 1500 kcal (6280 kJ) u mężczyzn i 1000 kcal (4187 kJ) u kobiet, 5) na stanowiskach pracy, na których temperatura spowodowana warunkami atmosferycznymi przekracza 28°C. Jeżeli więc w Państwa firmie pracownicy nie pracują w szczególnie uciążliwych warunkach, pracodawca wydawając im takie napoje powoduje jednoczesnie, iż wartość tych napojów stanie się dla tych pracownikiem przychodem w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych a także będzie wchodziła do podstawy wymiaru składki "zusowskiej".