Umowa powierzania przetwarzania danych osobowych

Praktyka ukształtowała sytuację, w której podmioty świadczące tego typu usługi w swoich ofertach określają szczegółowy regulamin korzystania z tego typu usług. Regulamin ten zawsze stanowi integralną część umowy. Dokument ten określa definicje używanych pojęć (np. abonent/klient, cennik, okres rozliczeniowy, urządzenia). Co do zasady regulamin określa także zakres wzajemnych zobowiązań stron umowy (np. na czym polega dokładnie usługa, jakie dane podmioty wzajemnie sobie mają obowiązek przekazywać, kiedy możliwa jest odmowa zawarcia umowy). Nadto w regulaminie określa się także rozpoczęcie świadczenia usługi, czas trwania umowy, odpowiedzialność każdego z podmiotów i ich obowiązki). Oczywiście przedmiotem regulaminu jest także kwestia związana z odpłatnością, możliwość zmiany, wypowiedzenia, przedłużenia, wygaśnięcia, rozwiązania umowy oraz bardzo istotne postępowanie reklamacyjne.

Tego typu umowy hostingowe muszą oczywiście także zawierać postanowienia dotyczące ochrony danych osobowych. Także w tym zakresie szczegóły zawierają regulaminy podmiotów świadczących takie usługi. Zakres postanowień umowy w tej kwestii zależy od tych usług właśnie. Jeżeli firma hostująca de facto zapewnia tylko hosting, to z cała pewnością w świetle przepisów ustawy o ochronie danych osobowych administratorem danych osobowych pozostaje klient firmy hostującej, zatem umowa nie musi zwierać specjalnych postanowień w tym względzie. Musi respektować tylko postanowienia ustawy o ochronie danych osobowych.  Zakres usług firmy hostującej może zostać jednak określony jako nieco szerszy (np. + rozsyłanie szeroko pojętej reklamy), w takich okolicznościach koniecznym jest zawarcie w umowie (bądź regulaminie) dodatkowych postanowień, zgodnie z którymi strony określą zasady, według których możliwe będzie przekazanie w tym zakresie przetwarzania danych zgromadzonych przez klienta przez firmę hostującą. W takim wypadku wskazanym jest jednoczesne określenie zasad bezpieczeństwa z tym przekazaniem związanych. Proszę pamiętać, iż postanowienia umowy zawsze muszą respektować przepisy ustawy o ochronie danych osobowych, a także rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych.