Księgi poza siedzibą firmy

Odpowiedź:

Zgodnie z ustawą o rachunkowości to kierownik jednostki (czyli osoba lub organ jedno- lub wieloosobowy (zarząd), który - zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności - uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę) ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych tą ustawą. Jeżeli określone obowiązki (z wyjątkiem odpowiedzialności za przeprowadzenie inwentaryzacji w formie spisu z natury) zostaną przekazane innej osobie, kierownik jednostki jest zobligowany do sprawowania nadzoru. Przyjęcie odpowiedzialności przez inną osobę powinno być stwierdzone w formie pisemnej. W przypadku gdy kierownikiem jednostki jest organ wieloosobowy, a nie została wskazana osoba odpowiedzialna, odpowiedzialność ponoszą wszyscy członkowie tego organu.

Księgi rachunkowe mogą być prowadzone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej poza siedzibą jednostki (oddziału, zakładu), w przypadku prowadzenia ich za pomocą komputera oraz w razie powierzenia ich prowadzenia osobie fizycznej, osobie prawnej lub jednostce nieposiadającej osobowości prawnej, uprawnionej do świadczenia takich usług. W przypadku nieprowadzenia ksiąg rachunkowych w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu) kierownik jednostki obowiązany jest:

1. powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki (oddziału, zakładu), 
2. zapewnić dostępność ksiąg rachunkowych do badania przez upoważnione organy kontroli zewnętrznej w siedzibie jednostki (oddziału, zakładu).

Jeżeli prowadzenie ksiąg zostało powierzone uprawnionej jednostce, nie ma konieczności zatrudniania osoby w firmie na stanowisku księgowego. Ustawy nie wprowadzają obowiązku zatrudniania kasjerki, czy też prowadzenia "kasy", kwestie te należą do kwestii pozaprawnych związanych ze strukturą organizacyjną firmy.