Ochrona danych w listach kontaktowych

Pytanie: Wszelkie dokumenty, dyskietki, płyty CD z danymi osobowymi powinny być przechowywane w szafkach zamkniętych na klucz. Czy listy kontaktowe również powinny być zamykane w szafkach na klucz? Listy kontaktowe zawierają takie dane jak imię i nazwisko, adres firmy i nr służbowy telefonu.

Odpowiedź:

Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych stwierdził, iż takie informacje o pracowniku, jak jego imię i nazwisko, służbowy adres e-mail, czy też służbowy numer telefonu są ściśle związane z życiem zawodowym pracownika i z wykonywaniem przez niego obowiązków służbowych. Są to tzw. dane służbowe, które pracodawca może przetwarzać bez zgody pracowników. Jednakże określenie danych osobowych jako danych służbowych nie oznacza, że nie podlegają one ochronie przewidzianej w ustawie o ochronie danych osobowych. Administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę tych danych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem.