Obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia i terminy zgłoszeń

Zgłoszenia płatnika składek, będącego pracodawcą, dokonuje on sam nie później niż w terminie do 7 dni od dnia zatrudnienia pierwszego pracownika.

Osoby, które chcą się ubezpieczyć dobrowolnie (nie mają takiego obowiązku), mogą dokonać zgłoszenia siebie (ubezpieczonego) w każdym czasie, jednocześnie zgłaszając płatnika składek.

Zarówno zgłoszenia ubezpieczonego jak i płatnika można dokonać na trzy sposoby :

1. na formularzu wydawanym przez ZUS,
2. w formie dokumentu elektronicznego, którego wzór jest w programie komputerowym udostępnianym przez ZUS,
3. w postaci wydruku z w/w programu komputerowego.

Niezależnie od formy, w zgłoszeniu powinny się znajdować : podstawowe dane osoby zgłaszanej, tytuł ubezpieczenia, nr ewidencyjny PESEL lub NIP tej osoby, a także inne szczegółowe informacje.
Te szczegółowe dane to dane dotyczące osoby zgłaszanej, w szczególności:

• nazwisko,
• imię pierwsze i drugie,
• datę urodzenia,
• nazwisko rodowe,
• obywatelstwo i płeć,
• tytuł ubezpieczenia,
• stopień niepełnosprawności,
• wykonywanie pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,
• posiadanie ustalonego prawa do emerytury lub renty,
• adres zameldowania na stałe miejsce pobytu, adres zamieszkania, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu,
• adres do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zameldowania na stałe miejsce pobytu i adres zamieszkania.

Zgłoszenie powinno być podpisane przez ubezpieczonego (lub płatnika), który w ten sposób potwierdza prawdziwość danych własnoręcznym podpisem. Nie jest to możliwe w przypadku zgłoszenia dokonanego w formie elektronicznej, więc w tym przypadku płatnik powinien przechowywać dokument zawierający dane wymagane do zgłoszenia i podpisany przez ubezpieczonego (lub przez siebie jako płatnika) przez 5 lat.

Wszystkie zmiany danych zawartych w zgłoszeniu do ubezpieczenia mają być zgłaszane przez płatnika składek w ciągu 7 dni od ich powstania. W przypadku wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia (np. rozwiązanie umowy o pracę) płatnik składek ma obowiązek zgłoszenia wyrejestrowania ubezpieczonego w terminie 7 dni od ustania obowiązku ubezpieczenia.

Pamiętaj, że:

• Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia do ubezpieczenia (ubezpieczonego albo płatnika), a także zaniedbanie zgłoszenia zmian danych albo wygaśnięcia obowiązku ubezpieczenia jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny do 5 000 zł.,
• Co roku (do 30 kwietnia) ZUS ma obowiązek przesyłać ubezpieczonemu informacje zgromadzone na jego koncie (głównie wysokość składek na poszczególne ubezpieczenia).