Fakturę wyślesz e-mailem od stycznia
Od 1 stycznia prześlemy faktury mailem lub faksem. Nie będzie do tego konieczny podpis elektroniczny.
Potrzebna będzie natomiast zgoda osoby, która ma dostać taką fakturę. Jeśli odbiorca będzie chciał otrzymać ją na papierze, to e-faktura nie wchodzi w grę.
Zgoda jest niezbędna, ponieważ sprzedawca i kupujący mogą mieć różne oprogramowanie na swoich komputerach. Trzeba więc ustalić np. format dokumentu, by nie było problemu z jego otworzeniem i przechowywaniem. Strony mogą dogadać się listownie lub mailowo, a zgoda może zostać w każdej chwili cofnięta.
Jeśli klient zgodzi się na e-fakturę, to sprzedawca przy jej wysyłaniu nie będzie musiał stosować bezpiecznego podpisu elektronicznego – zakłada rozporządzenie w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania.
Mailem prześlemy nawet te faktury, które już wcześniej zostały wystawione na papierze.
Autentyczność i integralność
Resort finansów podkreśla jednak, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności pochodzenia i integralności. W praktyce chodzi o udowodnienie w razie kontroli, że faktura została wystawiona przez daną firmę lub osobę oraz że jej treść nie zmieniła się w trakcie przesyłania od nadawcy do odbiorcy.
Zmiany w VAT 2011 - czytaj więcej na Money.plAutentyczność i integralność zapewnia podpis elektroniczny lub przesłanie dokumentu z wykorzystaniem elektronicznego systemu wymiany danych (EDI). Takie metody wskazano w rozporządzeniu. Ministerstwo zaznacza tutaj, że są to niektóre z możliwych sposobów.
Można więc np. zeskanować papierową fakturę i zapisać ją w formacie PDF lub od razu sporządzić fakturę w takim pliku. Autentyczność mógłby potwierdzić fakt, że dokument przyszedł do nas z elektronicznego adresu, który np. firma podaje jako oficjalny na swojej stronie internetowej.
Jak przechowywać fakturę elektroniczną?
Wraz z początkiem 2011 roku zaczną również obowiązywać nowe zasady przechowywania e-faktur.
Faktury przesłane drogą elektroniczną będziemy przechowywać w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób. Musi on zapewniać:
1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2) łatwe ich odszukanie;
3) kontroli skarbowej i uprawnionym urzędnikom - na ich żądanie - bezzwłoczny dostęp do faktur.
Ponadto przechowamy e-faktury na serwerach, które znajduja się poza granicami Polski. Będzie to możliwe pod warunkiem, że zapewnimy skarbówce szybki dostęp on-line do takich dokumentów.
Dariusz Madejski, e-prawnik.pl
Zespół
e-prawnik.pl
Skomentuj artykuł - Twoje zdanie jest ważne
Czy uważasz, że artykuł zawiera wszystkie istotne informacje? Czy jest coś, co powinniśmy uzupełnić? A może masz własne doświadczenia związane z tematem artykułu?