Nowe zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej

25.4.2007

Od 26 kwietnia 2007 r. zmieniają się zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej i nałożono w związku z tym nowe obowiązki na pracodawców.

Na czym ma polegać nowy kodeksowy obowiązek pracodawcy?

W przepisach Kodeksu pracy poszerzono zakres obowiązków pracodawcy o przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Na czym ma polegać nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika?

W Kodeksie pracy pojawi się również nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny. Odpowiedzialność z tego tytułu będzie mianowicie ponosił pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Będzie to dodatkowy instrument zapobiegający nasilaniu się zjawiska porzucania dokumentacji pracowniczej np. przez likwidowanych pracodawców.

Co będzie należało do obowiązków pracodawcy w razie postawienia go w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości?

W wyniku zmian w razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca będzie musiał wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;
od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Nowelizacja stanowi, iż dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przy tym przed przekazaniem uporządkowana. Do porządkowania dokumentacji stosuje się zaś odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy o zasobie archiwalnym, tzn. aktualnie rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, z wyjątkiem jednak obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.

W przypadku postawienia przedsiębiorcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio, likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje przechowawcę, któremu dokumentacja zostanie przekazana do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na okres, jaki pozostał do wygaśnięcia umów przechowania tej dokumentacji zawartych przez przedsiębiorcę. W braku takiego wskazania przechowawcę wyznacza sąd rejestrowy, po zapewnieniu przez likwidatora lub syndyka masy upadłości środków finansowych, o których mowa w zdaniu poprzedzającym. W wyniku nowelizacji zmienią się zasady pokrywania w tym przypadku kosztów przechowywania dokumentacji.

Czym ma się zajmować archiwum państwowe?

W przypadku stwierdzenia przez sąd rejestrowy, na wniosek pracodawcy podlegającego wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego lub do ewidencji działalności gospodarczej, niemożności zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Rozszerzono zakres zadań takiego archiwum państwowego o ewidencjonowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie przejętej dokumentacji oraz wydawanie z niej odpisów i kopii. Archiwum będzie też mogło wykonywać inne zadania przewidziane w ustawie dla archiwów państwowych.

Jak będzie przechowywana dokumentacja po likwidacji działalności gospodarczej przez pracodawcę?

Niestety zdarzają się coraz częściej przypadki porzucania dokumentacji, w tym akt pracowniczych, przez nierzetelnych pracodawców, mimo że z różnych aktów normatywnych wynika obowiązek przechowywania dokumentacji. Nowy przepis pozwali Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych interweniować w sytuacjach uzasadnionych ważnymi względami społecznymi. Dokumentacja pracownicza trafiała będzie w praktyce do Archiwum Państwowego Dokumentacji Osobowej i Płacowej. Mianowicie, zgodnie z nowym art. 51z. ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych może wydać decyzję nakazującą złożenie dokumentacji, która należała do pracodawcy wykreślonego z Krajowego Rejestru Sądowego lub z ewidencji działalności gospodarczej, na odpłatne przechowywanie we wskazanym archiwum państwowym, jeżeli istnieje zagrożenie jej zniszczenia, w szczególności na skutek oddziaływania czynników atmosferycznych lub bezprawnego działania osób trzecich, a brak jest podstaw prawnych do jej przekazania innemu podmiotowi do dalszego przechowywania. Przed wydaniem takiej decyzji Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych winien dokonać oceny dokumentacji w miejscu, w którym się ona znajduje. Decyzji tej nadaje się rygor natychmiastowej wykonalności.

Koszty przejęcia, zewidencjonowania, przechowania i konserwacji dokumentacji przez archiwa państwowe ponoszą solidarnie osoby zarządzające lub pełniące funkcje organu zarządzającego pracodawcy w dniu jego wykreślenia z Krajowego Rejestru Sądowego lub ewidencji działalności gospodarczej.

Co zmieni się w zakresie archiwów zakładowych?

Wedle znowelizowanych przepisów archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe. Zmieniony art. 33 ust. 1 ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach pozwoli natomiast utworzyć w jednostce organizacyjnej więcej niż jedno archiwum zakładowe, jeżeli będzie to potrzebne ze względu np. na złożoną strukturę danej jednostki.

Podstawa prawna:

Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.);
Ustawa z 2 marca 2007 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz ustawy - Kodeks pracy (Dz. U. 2007 r., Nr 64, poz. 426);
Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. 2006 r., Nr 97, poz. 673, ze zm.);
Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. 2002 r., Nr 167, poz. 1375)