Nowe zasady archiwizacji dokumentacji pracowniczej

W Kodeksie pracy pojawi się również nowe wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone karą grzywny. Odpowiedzialność z tego tytułu będzie mianowicie ponosił pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Będzie to dodatkowy instrument zapobiegający nasilaniu się zjawiska porzucania dokumentacji pracowniczej np. przez likwidowanych pracodawców. 

Co będzie należało do obowiązków pracodawcy w razie postawienia go w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości?

W wyniku zmian w razie postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości pracodawca będzie musiał wskazać podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie przekazana dokumentacja do dalszego przechowywania, zapewniając na ten cel środki finansowe na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji liczonego:

• od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy - dla dokumentacji osobowej;

• od dnia wytworzenia - dla dokumentacji płacowej.

Nowelizacja stanowi, iż dokumentacja przekazywana przez pracodawcę do dalszego przechowywania powinna być przy tym przed przekazaniem uporządkowana. Do porządkowania dokumentacji stosuje się zaś odpowiednio przepisy wydane na podstawie art. 5 ust. 2 ustawy o zasobie archiwalnym, tzn. aktualnie rozporządzenie Ministra Kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, z wyjątkiem jednak obowiązku opatrywania poszczególnych stron dokumentacji kolejnym numerem.