Dane dla ustalenia opłat ryczałtowych

Pytanie: Czy spółdzielnia mieszkaniowa może wymagać podania dokładnych danych na potrzeby ustalenia opłat ryczałtowych? Czy takie oświadczenie ma podstawy prawne i czy należy go wypełniać i czy w swojej treści (dokładne dane osobowe) nie łamie prawa i stanowi nadgorliwość zarządu w temacie wykonania uchwał rady nadzorczej?

Odpowiedź:

Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych daje dwie możliwości przetwarzania (co obejmuje również gromadzenie tych danych) danych osobowych (art. 23 ust. 1). Przede wszystkim, przetwarzanie danych osobowych jest możliwe w sytuacji, gdy osoba, której dane mają być przetwarzane, wyrazi na to zgodę. Gdy takiej zgody nie wyraża, musi być spełniona jedna z poniższych przesłanek: 1) zezwalają na to przepisy prawa, 2)jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia koniecznych działań przed zawarciem umowy, 3) jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego, 4) jest niezbędne do wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów administratorów danych. Żaden z przepisów ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych nie mówi o obowiązku rejestrowania osób zamieszkujących, nawet gdy mieszkanie jest oddane w najem lub bezpłatne użyczenie przez osobę mającą spółdzielcze lokatorskie prawo do lokalu mieszkalnego. Jeśli nie jest nałożony obowiązek informowania o takim fakcie spółdzielni to nie wydaje m się, aby spółdzielnia mogła żądać od Pana dokładnych danych osobowych osób u Pana zamieszkujących. Owszem, do określenia obowiązków w zakresie opłat potrzebne jest podanie ilości osób zamieszkujących mieszkanie, ale nie może być na Pana nałożony obowiązek ujawniania tych danych. Wydaje się, że takie oświadczenie, mające podstawę w uchwale Rady Nadzorczej, może stanowić naruszenie ustawy o ochronie danych osobowych, jednakże spółdzielnia może argumentować, że przetwarzanie wymaganych przez nią danych osobowych jest niezbędne ze względu na wypełnianie swoich prawnie usprawiedliwionych celów (pobieranie opłat). Wydaje się, że w takiej sytuacji można zażądać od zarządu wyjaśnień co do zasadności takiego sformułowania oświadczenia. Żądanie danych osobowych członków zamieszkujących z osobą, będącą podmiotem spółdzielczego prawa do lokalu, ich wieku oraz stopnia pokrewieństwa może mieć związek z regulacją ustawy o spółdzielniach mieszkaniowych, zgodnie z którą za opłaty należne spółdzielni odpowiadają solidarnie z członkami spółdzielni również stale zamieszkujące z nimi w lokalu osoby pełnoletnie, z wyjątkiem pełnoletnich zstępnych pozostających na ich utrzymaniu, a także osoby faktycznie korzystające z lokalu oraz osoby niebędące członkami spółdzielni, którym przysługuje spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu. Informacje zatem uzyskane przez spółdzielnię mogą służyć zidentyfikowaniu podmiotów, które wraz z członkiem spółdzielni odpowiadają za uiszczanie opłat na rzecz spółdzielni.