Odpowiedzialność pracownika za powierzone mienie oraz umowna odpowiedzialność wspólna pracowników

Jakie są przesłanki odpowiedzialności pracownika za powierzone mienie?

Pracownik, któremu powierzono z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się:

• pieniądze, papiery wartościowe lub kosztowności,
• narzędzia i instrumenty lub podobne przedmioty, a także środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze,
• inne mienie

odpowiada w pełnej wysokości za szkodę w powstałą w tym mieniu.

Od odpowiedzialności tej pracownik może się uwolnić, jeżeli wykaże, że szkoda powstała z przyczyn od niego niezależnych, a w szczególności wskutek nie zapewnienia przez pracodawcę warunków umożliwiających zabezpieczenie powierzonego mienia.

Podstawowym warunkiem odpowiedzialności w pełnej wysokości za mienie powierzone jest jego prawidłowe powierzenie pracownikowi. Akt powierzenia, jakkolwiek nie sformalizowany, nie może pozostawiać wątpliwości, co do przedmiotu tego powierzenia jak też co do faktu, iż mienie zostało powierzone określonemu pracownikowi z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się.

Jakie są warunki umownej odpowiedzialności wspólnej pracowników?

Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za mienie powierzone im łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (np. towar w sklepie spożywczym). Podstawą łącznego powierzenia mienia jest umowa o współodpowiedzialności materialnej, zawarta na piśmie przez pracowników z pracodawcą. Umowa ta może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności wyrażą zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia.

Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością - na postawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych (może mieć to miejsce tylko w sytuacji, gdy pracownik nie może wziąć udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny).

Pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru, pod warunkiem, że liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie przekracza:

1. przy pracy na jedną zmianę - 8 osób
2. przy pracy na dwie zmiany - 12 osób
3. przy pracy na trzy zmiany - 16 osób

W zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę.

Za pisemną zgodą pracowników, którzy zawarli umowę, mogą wykonywać pracę lub określone czynności w miejscu powierzenia mienia:

• osoby wykonujące czynności nie związane z dysponowaniem mieniem np. akwizytorzy dostarczający towar do sklepu spożywczego,
• osoby wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony,
• osoby nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem np. ekspedientka - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
• pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania - do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,
• osoby odbywające praktykę zawodową.

Pracownik, który zgłosił na piśmie zarzuty uzasadniające utratę zaufania do tych osób, może cofnąć zgodę na dalsze wykonywanie przez nie pracy, a w razie nie uwzględnienia przez pracodawcę skutków cofnięcia takiej zgody - może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności ze skutkiem na przyszłość. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia zgłoszenia zarzutów.

W umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej strony muszą ustalić okres, w ciągu którego nieobecność pracownika w pracy nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności zarówno tego pracownika, jak i pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność. Jeżeli nieobecność pracownika przedłuży się ponad okres ustalony w umowie należy niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia upływu tego okresu, przystąpić do przeprowadzenia inwentaryzacji. Pracownik, który po takiej nieobecności, powróci do pracy:

• przed rozpoczęciem albo zakończeniem inwentaryzacji przeprowadzonej z powodu jego nieobecności albo z innych przyczyn - jest nadal związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej,
• po zakończeniu inwentaryzacji - jest związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej do dnia zakończenia tej inwentaryzacji.

Pracownik, ponoszący wspólną odpowiedzialność może zażądać przeprowadzenia inwentaryzacji, w razie stwierdzenia nieprawidłowego wykonywania obowiązków związanych z pieczą nad powierzonym mieniem przez innego pracownika objętego taką odpowiedzialnością. Jeżeli w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia zgłoszenia żądania inwentaryzacja nie zostanie rozpoczęta lub nie nastąpi odsunięcie pracownika, którego dotyczą zarzuty, od wykonywania pracy, pracownik może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, ze skutkiem na przyszłość.

Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, każdy z pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność może w ciągu 3 dni od uzyskania wiadomości o stwierdzeniu niedoboru, odstąpić na piśmie, ze skutkiem na przyszłość, od umowy ustanawiającej taką odpowiedzialność. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić w ciągu 7 dni od odstąpienia pierwszego pracownika od umowy.

Jak kształtuje się odpowiedzialność pracowników w przypadku odstąpienia od umowy o wspólnej odpowiedzialności lub ustania stosunku pracy?

Od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników pracodawca może odstąpić w każdym czasie.

Do przeprowadzenia inwentaryzacji należy wówczas przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 3 dni od odstąpienia pracodawcy od umowy. Pracownik natomiast może wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności na piśmie 14 dni naprzód. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić przed upływem okresu wypowiedzenia tej umowy. Pracownik ponosi wówczas odpowiedzialność za szkodę w mieniu, której powstanie stwierdzono do dnia zakończenia inwentaryzacji, pod warunkiem, że zostanie ona przeprowadzona terminowo. W razie bezskutecznego upływu terminu rozpoczęcia inwentaryzacji pracownik jest wolny od odpowiedzialności od dnia, w którym umowa przestała go wiązać. Do dnia zawarcia nowej umowy o współodpowiedzialności materialnej, pracownicy nie ponoszą odpowiedzialności za część szkody w mieniu powstałą w czasie obowiązywania poprzednio zawartej umowy, za którą odpowiadałby pracownik, którego ta umowa miała wiązać. Ta część szkody obciąża pracodawcę.

Jeżeli jedna ze stron wypowiedziała umowę o pracę z pracownikiem, który ponosi wspólną odpowiedzialność materialną, inwentaryzacja powinna zostać zakończona najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę. W razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub w razie jej wygaśnięcia, inwentaryzacja powinna zostać przeprowadzona niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Pracownikowi, którego stosunek pracy ustał, należy umożliwić udział w przeprowadzonej inwentaryzacji, może on wskazać inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w inwentaryzacji. Jeżeli pracownik wziął udział w inwentaryzacji przysługuje mu wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy. Takie samo wynagrodzenie przysługuje osobie, która go zastępuje.

Pamiętaj, że:

• W przypadku odpowiedzialności za mienie powierzone nie mają zastosowanie inne ograniczenia odpowiedzialności pracowniczej (do wysokości trzykrotnego wynagrodzenia i tylko za szkodą rzeczywistą),
• Każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną wymaga zawarcia nowej umowy,
• Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie, jednakże w razie stwierdzenia, że niedobór w całości lub w części został spowodowany przez niektórych pracowników, za całość niedoboru lub określoną jego część odpowiadają tylko sprawcy szkody; nie wyłącza to ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej,
• Wspólna odpowiedzialność materialna nie wyklucza odpowiedzialności indywidualnej za inne mienie powierzone danej osobie,
• Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną, który nie może wziąć udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny, może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji. Jeżeli pracownik tego nie zrobi pracodawca ma obowiązek przeprowadzić inwentaryzację przez komisję złożoną z co najmniej 3 osób.

Podstawa prawna:

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. 1998 r., Nr 21, poz. 94 ze zmianami, art. 124-126),
• Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (tekst jednolity: Dz. U. 1996 r., Nr 143, poz. 663).

Michał Włodarczyk

Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.