Wypowiedzenie umowy o pracę - wszystko, co musisz wiedzieć

Tematem artykułu jest zagadnienie wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę oraz wskazanie przykładowych błędów, jakie w tych sytuacjach popełniają strony stosunku pracy. Omówiono w nim podstawowe przyczyny, które mogą stanowić uzasadnienie rozwiązania umowy o pracę. Opisano przede wszystkim warunki formalne, które należy spełnić w przypadku zakończenia stosunku pracy.

Sposoby rozwiązania umowy o pracę

W celu uelastycznienia prawa pracy i ochrony interesów zarówno pracowników, jak i pracodawców, przepisy przewidują kilka możliwych rozwiązań w zakresie zakończenia stosunku pracy.

W zależności od rodzaju rozwiązania umowy o pracę, zyskuje albo pracodawca - dzięki łatwości nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy, albo pracownik - poprzez zachowanie dłuższego okresu wypowiedzenia, bądź wyższej odprawy.

Kodeks pracy przewiduje następujące możliwości rozwiązania umowy o pracę:

• rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron,

• rozwiązanie umowy za wypowiedzeniem, czyli przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,

• rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, czyli przez oświadczenie jednej ze stron bez zachowania okresu wypowiedzenia,

• rozwiązanie umowy z upływem czasu, na jaki zawarto umowę.

Warto przy tym wspomnieć, iż zgodnie z kodeksem pracy za najbardziej podstawowe sposoby zakończenia stosunku pracy uznaje się: wypowiedzenie umowy o pracę oraz rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia. Każda ze stron może rozwiązać umowę o pracę za wypowiedzeniem.

Zajmiemy się szczegółowo wariantem drugim, czyli rozwiązaniem stosunku pracy za wypowiedzeniem umowy o pracę. 

Czym charakteryzuje się wypowiedzenie umowy o pracę? 

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli jednej ze stron stosunku pracy - może je zatem złożyć zarówno pracodawca, jak i pracownik, co istotne - nie jest tu wymagana zgoda drugiej strony. Wypowiedzenie umowy o pracę ma na celu zakończenie istniejącego stodunku pracy z zachowaniem okresu wypowiedzenia.

Zobacz dokumenty: Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem przez pracownika i Rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem.

Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia jest również jednostronnym oświadczeniem woli, które ma na celu natychmiastowe zakończenie istniejącego stosunku pracy – zobacz wzory: Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę i Rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracownika. Od wypowiedzenia różni się okresem, po którym następuje zakończenie stosunku pracy. Przy wypowiedzeniu umowy o pracę następuje to po upływie okresu wypowiedzenia, zaś przy rozwiązaniu bez wypowiedzenia natychmiast po złożeniu oświadczenia woli w sposób pozwalający na zapoznanie się z jego treścią. Z uwagi na jednostronny charakter wypowiedzenia umowy o pracę i rozwiązania umowy o pracę: proces decyzyjny nie jest związany z obowiązkiem uzyskania zgody drugiej strony czy konsultowania się z nią. 

Wypowiedzenie i rozwiązanie umowy o pracę może być dokonane przez pracodawcę i pracownika. Rozwiązać można każdego rodzaju umowę o pracę, a podobnie - po zmianach - wypowiedzieć umowę o pracę.

Wypowiedzenie umowy o pracę jest łatwiejsze zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy, lecz kosztowniejsze z uwagi na obowiązujący okres wypowiedzenia, który można niekiedy skrócić. Z drugiej strony, rozwiązanie bez wypowiedzenia, dopuszczalne w wyjątkowych przypadkach, pozwala pracodawcy zwolnić niechcianego pracownika, a pracownikowi „uwolnić się” od pracodawcy.  

Wypowiedzenie umowy o pracę - czy konieczna jest forma pisemna? 

Nie ma oczywistej odpowiedzi. Zgodnie z kodeksem pracy, oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno nastąpić na piśmie. Dotyczy to pracodawcy i pracownika. Forma przewidziana w kodeksie pracy nie jest ani przewidziana pod rygorem nieważności ani dla celów dowodowych - ten skutek wyłącza kodeks postępowania cywilnego, który dopuszcza możliwość wykazania ustnie złożonego wypowiedzenia umowy o pracę. Sąd Najwyższy wielokrotnie podkreślał, że wypowiedzenie umowy o pracę dokonane ustnie nie jest z tego powodu nieskuteczne. 

Przykład:

Jan Kowalski zatrudniający Adama Nowaka wypowiedział mu umowę o pracę. Nie dokonał tego na piśmie, lecz ustnie. Adam Nowak uznał, że nie doszło do wypowiedzenia umowy o pracę i przyszedł do pracy. Jan Kowalski nie dopuścił jednak, by podjął czynności dotychczas wykonywane. Adam Nowak nie ma racji. Ale by można było mówić o wypowiedzeniu Jan Kowalski musi wykazać (np. za pomocą świadków), że dokonał wypowiedzenia. Pismo wypowiadające stanowi dowód wypowiedzenia (składane jest wprawdzie nie dla celów dowodowych, lecz dla udowodnienia, że złożono wypowiedzenie). Adam Nowak może się natomiast domagać odszkodowania z uwagi na niezgodne z wymaganiami prawa pracy wypowiedzenie. Wypowiedzenie jest jednak skuteczne. 

Niezachowanie pisemnego charakteru wypowiedzenia lub oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę przez pracodawcę narusza przepisy o wypowiadaniu i rozwiązaniu takiej umowy. W efekcie sąd pracy może orzec albo o bezskuteczności wypowiedzenia, albo o przywróceniu do pracy, a już przynajmniej – co zdarza się najczęściej – zasądzić odszkodowanie. Niedochowanie pisemnej formy przez pracownika nie jest zaś zagrożone w kodeksie pracy żadnymi konsekwencjami, poza faktem wykazania, że rzeczywiście dokonał wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. 

Czy oświadczenie musi być w aktach osobowych pracownika? 

Systematyczny i solidny pracodawca odpowie: tak. Stwierdzenie to nie będzie pozbawione znaczenia, gdyż pracodawca uniknie w ten sposób wielu niedogodności w zakresie wykazywania, że rzeczywiście złożył oświadczenie na piśmie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Sąd Najwyższy w wyroku z 21 czerwca 1994 r., sygn. akt I PRN 35/94 wyraźnie podkreślił, że mimo braku wypowiedzenia lub oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę w aktach osobowych, a zatem śladu, który wskazywałby, że oświadczenie złożone zostało w formie pisemnej – „nie jest ono z tego powodu nieskuteczne”.

Pracodawca może ten fakt wykazać w każdy dopuszczalny dowodowo sposób i nie jest zobowiązany uzupełniać akt osobowych w tym zakresie. Wskazać należy, że czym innym jest skuteczność wypowiedzenia umowy o pracę, a czym innym naruszenie obowiązku prawidłowego prowadzenia akt osobowych. Wymóg taki wynika z par. 6 ust. 2 pkt 3 lit a rozporządzenia z dnia 28 maja 1996 r., o zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika.

Czy oświadczenie może być złożone za pomocą faksu itp.? 

Zgodnie z kodeksem pracy, oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Zgodnie z kodeksem cywilnym, do zachowania pisemnej formy czynności prawnej wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli. 

Czy oświadczenie złożone za pomocą faksu spełnia wymogi formy pisemnej? To budzi wątpliwości. Do czasu uregulowania tego faktu w sposób jednoznaczny, oświadczenie złożone za pomocą faksu nie spełnia wymogów formy pisemnej. Potwierdza jedynie, że dana osoba oświadczenie wysłała i napisała, lecz nie oznacza, że pracownik bądź pracodawca złożył je w formie pisemnej. Faks potwierdza, że złożono oświadczenie, ale nie spełnia on wymogów formy pisemnej wypowiedzenia umowy o pracę. Niezachowanie formy pisemnej nie prowadzi do nieważności oświadczenia pracodawcy lub pracownika, lecz uzasadnia roszczenia związane z wadliwym rozwiązaniem umowy o pracę.

Oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę, może być wyrażone przez każde zachowanie, ujawniające wolę w sposób dostateczny, a więc także w sposób dorozumiany, mimo jego formalnej wadliwości (art. 30 § 3 k.p.). Oświadczenie w takiej formie (ustnej, w rozmowie telefonicznej) nie powoduje nieważności dokonanej czynności prawnej, aczkolwiek upoważnia pracownika do wystąpienia na drogę sądową z odpowiednim roszczeniem przewidzianym przepisami prawa (tak: wyrok Sądu Najwyższego z 5 maja 2016 r., sygn. akt II UK 280/15).

Oświadczenie woli, które ma być złożone innej osobie jest złożone z chwilą, gdy doszło do niej w taki sposób, że mogła zapoznać się z jego treścią. Ponieważ dla oświadczenia woli o wypowiedzeniu przewidziana została forma pisemna, oświadczenie woli uważa się za założone adresatowi z chwilą prawidłowego doręczenia mu pisma zawierającego to oświadczenie. Dla spełnienia warunku złożenia pracownikowi takiego oświadczenia woli nie jest konieczne, aby adresat rzeczywiście zapoznał się z treścią pisma. Wypowiedzenie umowy jest skuteczne także wtedy, gdy pracownik odmówił przyjęcia wypowiedzenia, nie podpisał go lub oświadczył, że nie zgadza się z jego treścią. Wystarczy, że pracodawca wręczył pracownikowi wypowiedzenie albo jedynie starał się tego dokonać - np. położył pismo przed pracownikiem i poprosił go o podpis potwierdzający, iż dokument został mu wręczony. 

Wypowiedzenie można również przekazać pracownikowi faksem lub zwykłym mailem. Doręczenie wypowiedzenia w ten sposób jest skuteczne i powoduje rozpoczęcie biegu terminu do odwołania do sądu pracy, ale stanowi naruszenie art. 30 par. 3 kodeksu pracy, nakazującego pisemną formę wypowiedzenia (tak: uchwała SN z 2 października 2002 r., sygn. III PZP 17/02). Zatem bieg okresu wypowiedzenia dla pracownika rozpoczyna się w dniu nadania przez pracodawcę faksu. Jednak tak dokonane wypowiedzenie pracownik może skutecznie zaskarżyć. 

Najlepszym więc rozwiązaniem jest wysłanie wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania umowy o pracę listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dzięki temu posiada się mocny dowód jego dostarczenia.

Wypowiedzenie umowy o pracę a możliwość odwołania się do sądu pracy 

Obowiązek pouczania o możliwości odwołania się od złożonego oświadczenia o wypowiedzeniu umowy o pracę bądź rozwiązaniu bez wypowiedzenia umowy o pracę obciąża wyłącznie pracodawcę. Pracownik nie ma takiego obowiązku.

Pracodawca jako strona profesjonalna stosunku pracy, która inicjuje i kończy w większości przypadków stosunek pracy ma obowiązek znać przepisy prawa pracy. Kodeks pracy stanowi, że w wypowiedzeniu umowy o pracę lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia składanym przez pracodawcę pracownikowi, powinno być zawarte pouczenie o przysługującym pracownikowi prawie odwołania się do sądu pracy. I tu należy odwołać się do pisemnego charakteru oświadczenia składanego przez pracodawcę, w którym umieszcza się pouczenie. Wykazanie, że pouczenie zostało złożone w inny sposób, jest niekiedy niemożliwe, a co najmniej utrudnione.

Konsekwencją braku pouczenia może być to, że terminy, jakie przewidziano dla odwołania się do sądu pracy, mogą zostać przywrócone w razie ich przekroczenia.

Przykład:

Pouczenie może być skonstruowane w następujący sposób: „Informuję Pana/Panią, że przysługuje Panu/Pani prawo odwołania się od niniejszego rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia do Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi, Wydział X Pracy w terminie czternastu dni od doręczenia Panu/Pani niniejszego pisma”.

Terminy odwołania do sądu pracy oraz żądań przywrócenia i odszkodowania 

Należy podkreślić, że zachowanie terminów jest niezbędne dla złożenia określonego żądania.

Odwołanie od wypowiedzenia umowy o pracę wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia pisma wypowiadającego umowę o pracę pracownikowi lub pracodawcy. Żądanie wyrażone w odwołaniu może zawierać albo uznanie wypowiedzenia umowy o pracę za bezskuteczne albo przywrócenie do pracy – jeśli okres wypowiedzenia już upłynął, alternatywnie żądanie odszkodowania. Żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania wnosi się do sądu pracy w ciągu 21 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia. 

Bieg powyższych terminów 21 dni liczy się od doręczenia odpowiednich pism. Jeśli oświadczenie woli zostało złożone ustnie i bez pouczenia pracownika (w przypadku oświadczenia pracodawcy) o prawie odwołania się do sądu, to w razie późniejszego złożenia oświadczenia w formie pisemnej nie jest oświadczeniem woli o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę, gdyż takie zostało już złożone ustnie. Natomiast od tego momentu biegną terminy do odwołania się do sądu pracy.

Przykład:

Jan Kowalski złożył ustnie oświadczenie swojemu pracownikowi Adamowi Nowakowi, że go zwalnia ze skutkiem natychmiastowym, wskazując, że ten dopuścił się kradzieży mienia pracodawcy, ale bez pouczenia go o prawie odwołania się do Sądu Pracy. Adam Nowak uważał się za niewinnego i złożył pozew do Sądu Pracy po miesiącu od rozwiązania stosunku pracy żądając przywrócenia do pracy. Żądanie złożone przez Adama Nowaka należy uznać za złożone w terminie, jednak termin do jego złożenia powinien zostać mu przywrócony, gdyż nie został pouczony przez Jana Kowalskiego o możliwości odwołania się do Sądu Pracy, a w orzecznictwie uznaje się, że w takim przypadku niedochowanie terminu nastąpiło bez winy pracownika.

Konsultowanie wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę 

Kodeks pracy nie czyni takiego wymagania w stosunku do każdego rodzaju umowy. Obowiązek konsultacji jest przewidziany w przypadkach szczególnych, zwłaszcza w razie chęci rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o pracę z: 

• pracownikami chronionymi, np. kobietą w ciąży, oraz

• w przypadku podjęcia zamiaru wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony. W takim przypadku pracodawca zawiadamia (obowiązek konsultacji) na piśmie reprezentującą pracownika zakładową organizację związkową, podając przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Organizacja może, jeśli uzna wypowiedzenie za nieuzasadnione, w ciągu 5 dni złożyć pisemne umotywowane zastrzeżenia. Pracodawca bierze pod uwagę stanowisko organizacji związkowej, lecz nie jest ono dla niego wiążące;

• w przypadku zamiaru zwolnienia pracownika bez wypowiedzenia, np. za naruszanie podstawowych obowiązków pracowniczych (np. z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności) pracodawca ma obowiązek zasięgnięcia opinii (obowiązek konsultacji) reprezentującej pracownika organizacji związkowej (nie musi to być forma pisemna jak w przypadku wypowiedzenia umowy zawartej na czas nieokreślony), którą zawiadamia o przyczynie uzasadniającej zwolnienie. Organizacja związkowa ma prawo do zgłoszenia zastrzeżeń co do zasadności rozwiązania umowy w ciągu 3 dni od poinformowania jej o przyczynie zwolnienia. 

Obowiązek konsultacji dotyczy wyłącznie pracodawcy składającego odpowiednie oświadczenie woli o rozwiązaniu umowy zawartej na czas nieokreślony lub wypowiedzeniu. Punktem wyjścia jest art. 23[2] kodeksu pracy, który stanowi, że jeśli przepisy prawa pracy przewidują współdziałanie pracodawcy z zakładową organizacją związkową w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, pracodawca ma obowiązek współdziałać w takich sprawach z zakładową organizacją związkową reprezentującą pracownika z tytułu jego członkostwa w związku zawodowym albo wyrażenia zgody na obronę praw pracownika nie zrzeszonego w związku – zgodnie z ustawą o związkach zawodowych.

Zgodnie z art. 30 ustawy o związkach zawodowych, zasadą jest, że w zakładzie pracy, w którym działa więcej niż jedna organizacja związkowa, każda z nich broni praw i reprezentuje interesy swych członków. Pracownik niezrzeszony w związku zawodowym ma prawo do obrony swoich praw na zasadach dotyczących pracowników będących członkami związku, jeżeli wybrana przez niego zakładowa organizacja związkowa wyrazi zgodę na obronę jego praw pracowniczych. W zakresie konsultacji zgodnie z tym przepisem w indywidualnych sprawach ze stosunku pracy, w których przepisy prawa pracy zobowiązują pracodawcę do współdziałania z zakładową organizacją związkową, pracodawca jest zobowiązany zwrócić się do tej organizacji o informacje o pracownikach korzystających z jej obrony. Nieudzielenie tej informacji w ciągu 5 dni zwalnia pracodawcę od obowiązku współdziałania z zakładową organizacją związkową w sprawach dotyczących tych pracowników.

Jeśli pracownika reprezentuje kilka organizacji, to w sprawach wymagających zawarcia porozumienia lub uzgodnienia stanowiska z organizacjami związkowymi, organizacje te przedstawiają wspólnie uzgodnione stanowisko. Sposób ustalania i przedstawiania tego stanowiska przez każdorazowo wyłanianą do tych spraw wspólną reprezentację związkową określa porozumienie zawarte przez organizacje związkowe.

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać stosunku pracy pracownicy w okresie ciąży i urlopu macierzyńskiego, jeśli nie zachodzą uzasadnione przyczyny do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia i organizacja związkowa reprezentująca pracownicę nie wyraziła na to zgody. W tym przypadku więc zgoda organizacji związkowej jest niezbędna i nie ma tylko charakteru opiniującego, lecz decydujący, w odróżnieniu od przypadków omówionych powyżej.

Ochrona przed wypowiedzeniem

Kodeks pracy przewiduje np. ochronę pracowników w wieku przedemerytalnym. Mianowicie, pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę pracownikowi, któremu brakuje nie więcej niż 4 lata do osiągnięcia wieku emerytalnego, jeżeli okres zatrudnienia umożliwia mu uzyskanie prawa do emerytury z osiągnięciem tego wieku. Zakazu tego nie stosuje się jednak w razie uzyskania przez pracownika prawa do renty z tytułu całkowitej niezdolności do pracy.

Ponadto pracodawca nie może wypowiedzieć umowy o pracę w czasie urlopu pracownika, a także w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, jeżeli nie upłynął jeszcze okres uprawniający do rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia.

W razie ogłoszenia upadłości bądź likwidacji pracodawcy, nie stosuje się judnak powyższych zakazów wypowiedzenia ani przepisów szczególnych dotyczących ochrony pracowników przed wypowiedzeniem lub rozwiązaniem umowy o pracę.

Pracodawca nie może wypowiedzieć ani rozwiązać umowy o pracę w okresie ciąży, a także w okresie urlopu macierzyńskiego pracownicy, chyba że zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z jej winy i reprezentująca pracownicę zakładowa organizacja związkowa wyraziła zgodę na rozwiązanie umowy. Zakazu tego nie stosuje się do pracownicy w okresie próbnym nieprzekraczającym jednego miesiąca.

Umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Zasady tej nie stosuje się do umowy o pracę na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy.

Rozwiązanie przez pracodawcę umowy o pracę za wypowiedzeniem w okresie ciąży lub urlopu macierzyńskiego może nastąpić tylko w razie ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy. Pracodawca jest obowiązany uzgodnić z reprezentującą pracownicę zakładową organizacją związkową termin rozwiązania umowy o pracę. W razie niemożności zapewnienia w tym okresie innego zatrudnienia, pracownicy przysługują świadczenia określone w odrębnych przepisach. Okres pobierania tych świadczeń wlicza się do okresu zatrudnienia, od którego zależą uprawnienia pracownicze.

Rozwiązanie umowy o pracę a termin zakończenia stosunku pracy 

Problemu takiego nie ma w zasadzie przy rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia i to zarówno przez pracownika, jak i pracodawcę. Umowa o pracę w tym przypadku rozwiązuje się w zasadzie z dniem złożenia oświadczenia o jego rozwiązaniu. W zasadzie należy uzupełnić to stwierdzenie: oświadczenie dochodzi do skutku, jeśli druga osoba zapozna się z nim lub mogła zapoznać. Wysłanie zatem listu poleconego nie spowoduje natychmiastowego rozwiązania umowy o pracę albo rozpoczęcia okresu wypowiedzenia, lecz dopiero w dniu, w jakim strona, do której adresowano pismo, zapozna się z jego treścią lub mogła zapoznać się – np. odebrała list, nie czytając go.

Przykład:

Jan Kowalski z uwagi na dokonanie kradzieży mienia zakładu przez Adama Nowaka, składa oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy bez wypowiedzenia na piśmie. Adama Nowaka jednak nie ma w pracy. By zatem dopełnić wymagań Kodeksu pracy, Jan Kowalski wysyła 1 marca listem poleconym pisemne oświadczenie o rozwiązaniu, wraz z przyczyną i pouczeniem o odwołaniu do sądu pracy.

Zgodnie z prawem oświadczenie zostanie złożone nie w dniu wysłania (nadania), lecz z dniem, w którym Adam Nowak najwcześniej mógł się zapoznać z pismem, a więc z dniem jego odbioru.

Przykład:

Sytuacja jak powyżej, ale Adam Nowak nie chce odebrać wysłanego pisma. W jakim zatem momencie dochodzi do złożenia oświadczenia woli o rozwiązaniu umowy o pracę?

Uznać należy, że jeśli pracownik wie, co jest w piśmie, a taką wiedzę z układu okoliczności pracownik może mieć, oświadczenie zostało złożone w dniu powzięcia wiadomości o nim przez pracownika. Udowodnienie tego faktu jest jednak niezwykle trudne. W takim przypadku przyjmuje się, że oświadczenie zostaje złożone najpóźniej z dniem doręczenia zastępczego (podwójnie awizowanej przesyłki).

O ile, co do terminu złożenia oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy o pracę, obowiązują te same zasady, jak przy rozwiązaniu umowy o pracę, to kodeks pracy inaczej liczy pełny okres wypowiedzenia: zarówno jego początek, jak i, co jest tego konsekwencją, koniec terminu wypowiedzenia a tym samym stosunku pracy. Zgodnie z Kodeksem pracy okres wypowiedzenia obejmujący tydzień, miesiąc albo ich wielokrotność, kończy się odpowiednio w sobotę albo w ostatnim dniu miesiąca. Termin wypowiedzenia, o jakim stanowi kodeks pracy jest to dzień, w którym kończy się okres wypowiedzenia umowy o pracę. I tak wypowiedzenie (z dwutygodniowym terminem) złożone w innym dniu niż sobota wywiera ten skutek, że okres wypowiedzenia będzie miał w efekcie więcej niż okres minimalny (dwa tygodnie). Okresy wypowiedzenia przewidziane w kodeksie pracy są okresami minimalnymi i nie mogą być skrócone.

Przykład:

Jan Kowalski wypowiada swojemu pracownikowi Adamowi Nowakowi umowę o pracę za dwutygodniowym wypowiedzeniem w środę 15 lutego. Zgodnie z regulacją kodeksu pracy, umowa rozwiąże się za dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. Terminem końcowym będzie zatem 4 marca. 

Okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas określony lub nieokreślony

Zgodnie z kodeksem pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony i umowy o pracę zawartej na czas określony jest uzależniony od okresu zatrudnienia u danego pracodawcy. I tak, okres ten wynosi: 

• 2 tygodnie – jeśli pracownik był zatrudniony przez okres krótszy niż 6 miesięcy;

• miesiąc – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy;

• 3 miesiące – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 3 lata.

Jeżeli w okresie wypowiedzenia, podczas którego pracownik pozostaje w stosunku pracy, pracownik nabędzie prawo do dłuższego okresu wypowiedzenia, to stosuje się dłuższy okres wypowiedzenia, np. wypowiedzenie za dwutygodniowym okresem dokonane na dwa dni przed upływem 6-miesięcznego okresu zatrudnienia, spowoduje, że do pracownika należy stosować miesięczny termin wypowiedzenia.

Do okresu zatrudnienia zalicza się wszystkie okresy zatrudnienia u danego pracodawcy, niezależnie od przerw występujących w tym zatrudnieniu.

Przykład:

Pracownik, który wykonywał pracę na podstawie dwóch umów terminowych zawartych na okres 2 miesięcy - każda z tygodniową przerwą pomiędzy nimi - będzie miał zaliczony okres pracy na umowy terminowe do okresu zatrudnienia na umowę o pracę na czas nieokreślony.

Jeśli doszło do przejęcia zakładu pracy pracodawcy w trybie art. 23[1] kodeksu pracy, okres zatrudnienia u poprzedniego pracodawcy wlicza się do okresu zatrudnienia wpływającego na długość okresu wypowiedzenia.

Jeżeli pracownik jest zatrudniony na stanowisku związanym z odpowiedzialnością materialną za powierzone mienie, strony mogą ustalić w umowie o pracę, że:

• w przypadku, gdy pracownik był zatrudniony przez okres krótszy niż 6 miesięcy, okres wypowiedzenia wynosi 1 miesiąc, a 
• w przypadku, gdy pracownik był zatrudniony co najmniej 6 miesięcy - 3 miesiące.

Strony mogą po dokonaniu wypowiedzenia umowy o pracę przez jedną z nich ustalić wcześniejszy termin rozwiązania umowy; ustalenie takie nie zmienia trybu rozwiązania umowy o pracę.

Okresy wypowiedzenia umowy na okres próbny

Zgodnie z kodeksem pracy, okres wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na okres próbny wynosi:

• 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni;
• 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie;
• 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

W każdym wypadku zastrzeżenie dłuższego okresu wypowiedzenia niż przewidziany w kodeksie pracy jest dopuszczalne, gdyż takie rozwiązanie jest korzystniejsze dla pracownika. Przy tym, w niektórych przypadkach, jeśli pracownik będzie chciał wypowiedzieć umowę o pracę a strony zastrzegły dłuższy okres wypowiedzenia, należy się zastanowić, czy takie zastrzeżenie względem pracownika będzie skuteczne, np. termin 6 miesięczny.

Skrócony okres wypowiedzenia w razie upadłości i likwidacji

Jeżeli wypowiedzenie pracownikowi umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony lub umowy o pracę zawartej na czas określony następuje z powodu ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy albo z innych przyczyn niedotyczących pracowników, pracodawca może, w celu wcześniejszego rozwiązania umowy o pracę, skrócić okres trzymiesięcznego wypowiedzenia, najwyżej jednak do 1 miesiąca. W takim przypadku pracownikowi przysługuje odszkodowanie w wysokości wynagrodzenia za pozostałą część okresu wypowiedzenia.

Co po złożeniu wypowiedzenia?

W związku z wypowiedzeniem umowy o pracę pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy do upływu okresu wypowiedzenia. W okresie tego zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia.

• 2 dni robocze - w okresie dwutygodniowego i jednomiesięcznego wypowiedzenia;
• 3 dni robocze - w okresie trzymiesięcznego wypowiedzenia, także w przypadku jego skrócenia w związku z upadłością i likwidacją.

Konieczność podania podstawy prawnej wypowiedzenia umowy o pracę

Pracodawca nie ma takiego obowiązku. Podanie podstawy prawnej rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o pracę jest działaniem pracodawcy ponad wymagania przewidziane w kodeksie pracy. Wskazanie błędnej podstawy prawnej nie ma również większego znaczenia, skoro pracodawca nie ma obowiązku wskazywania podstawy szczególnej swego postępowania. Przyczyna wypowiedzenia ma być konkretna i znana pracownikowi, a to że pracodawca wskazał złą podstawę tej przyczyny nie wpływa na skuteczność decyzji. Podstawą ogólną są przepisy prawa pracy, w tym kodeks pracy, który nie przewiduje w swej konstrukcji umów o pracę nie poddających się rozwiązaniu. Pracodawca jest zobowiązany natomiast podać uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Uzasadniona przyczyna ma być podana pracownikowi w razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia oraz wypowiedzenia umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony.

Uzasadniona przyczyna wypowiedzenia i rozwiązania umowy o pracę

Prawidłowe wypowiedzenie umowy o pracę zawartej na czas nieokreślony, jak i rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia, wymaga istnienia przyczyny wypowiedzenia czy rozwiązania oraz wskazania jej w piśmie skierowanym do pracownika. Pracownik nie ma obowiązku uzasadniania ani wskazywania przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę.

Sąd Najwyższy w orzeczeniach z dnia 10 października 1998 r., sygn. akt I PKN 319/99 oraz 17 listopada 1998 r., sygn. akt I PKN 331/98 podkreślił, że mimo formalnej nierozdzielności przyczyny i wskazania jej w piśmie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu, dopuszcza możliwość, że wskazana będzie formalnie przyczyna wypowiedzenia, rozwiązania, która odbiegać może od faktycznej przyczyny wypowiedzenia, rozwiązania. Stać się tak może wtedy, gdy przyczyna wskazana w piśmie jest niedostateczna, gdy w rzeczywistości istnieje uzasadniona przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę lub jej rozwiązania. Oceny zasadności przyczyny dokonuje się jednak w granicach przyczyn podanych pracownikowi przez pracodawcę.

Przyczyna wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania inaczej określana jest jako zasadność wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Wskazać należy, że:

• przyczyna musi istnieć rzeczywiście, by pracodawca mógł podjąć decyzję o wypowiedzeniu umowy o pracę lub jej rozwiązaniu;
• w niektórych przypadkach istnieje obowiązek zaczerpnięcia opinii związku zawodowego;
• przyczyna powinna zostać podana w piśmie wypowiadającym umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony lub rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia.

Ostatni z warunków jest warunkiem formalnym oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę. Pomimo że kodeks pracy stanowi o przyczynie, to zgodnie z zasadami techniki prawodawczej nie jest wykluczone, aby pracodawca wskazał więcej niż jedną przyczynę wypowiedzenia czy rozwiązania umowy o pracę. Przyczyna powinna być sformułowana w sposób konkretny, nie ogólny. Konkretność przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę pozwoli uniknąć sporu w sądzie.

Przykład:

Jan Kowalski wypowiedział Adamowi Nowakowi umowę o pracę zawartą na czas nieokreślony, wskazując jako przyczynę wypowiedzenia „niestosowanie  dyscypliny pracy”. Adam Nowak odwołał się do Sądu Pracy wskazując, że, po pierwsze, taka okoliczność nie miała miejsca, a po drugie, takie sformułowanie nie jest uzasadnioną przyczyną w rozumieniu kodeksu pracy.
Adam Nowak co do drugiego faktu nie ma racji, gdyż pismo wypowiadające nie powinno być opinią, lecz powinno wskazywać jedynie przyczynę. Ocena tej przyczyny, jeśli się z nią nie zgadza pracownik, należy do Sądu. Pracodawca, jeśli sformułował przyczynę ogólnie, ma obowiązek jej skonkretyzowania. Gdy tego nie zrobi, poniesie negatywne konsekwencje. Ogólnie sformułowana przyczyna powinna zostać skonkretyzowana, ponieważ negatywne skutki poniesie w tym przypadku Adam Kowalski.

Zgodnie z ustalonym orzecznictwem Sądu Najwyższego, ocena zasadności wypowiedzenia umowy o pracę dokonywana jest przez sąd w granicach przyczyn podanych i sprecyzowanych przez pracodawcę (wyrok z dnia 10 listopada 1998 r., I PKN 434/98, OSNAPiUS 1999 r., Nr 21, poz. 688). Od woli pracodawcy i jego dokładności oraz rzeczowości w formułowaniu przyczyny wypowiedzenia czy rozwiązania zależy, czy sąd uzna ją za dopuszczalną, czy może stwierdzi, że wypowiedzenie w oparciu o podaną przyczynę było niezasadne. Sąd, uznając określoną przyczynę jako zasadną i ustalając jej formę, nie jest związany każdym szczegółem podanym przez pracodawcę podczas jej redakcji. 

Podanie przyczyny nieprawdziwej, czyli po prostu pozornej, jest równoznaczne z brakiem wskazania przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie i rozwiązanie umowy o pracę w rozumieniu kodeksu pracy (zob. też: Jakie są skutki oświadczenia woli złożonego dla pozoru?).

Jednoznaczna przyczyna wskazuje, na czym konkretnie pracodawca opiera wypowiedzenie czy rozwiązanie umowy o pracę. Jednocześnie pracodawca unika problemów wynikających z jej dookreślania przed sądem w razie odwołania się pracownika od wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę. Przy składanym wypowiedzeniu pracodawca powinien jednoznacznie wskazać, na czym polega w jego ocenie, mówiąc kolokwialnie „wina pracownika”. Niezawinione naruszenie wymogów formalnych dotyczących wypowiedzenia umowy o pracę, nie może być kwalifikowane jako uchybienie zasadom współżycia społecznego. Podanie przyczyny uzasadniającej wypowiedzenie i rozwiązanie umowy o pracę może nastąpić w odrębnym piśmie. Jednak podanie uzasadnionej przyczyny, musi nastąpić wraz z doręczeniem pisma zawierającego oświadczenie o wypowiedzeniu czy rozwiązaniu.

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (tekst jednolity: Dz.U. 1998 r., Nr 21, poz. 94, ze zm.);
• ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. 1964 r., Nr 16, poz. 93, ze zm.);
• rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. o zakresie prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposób prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 1996 r., Nr 62, poz. 286, ze zm.);
• ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst pierwotny: Dz.U. 1991 r., Nr 55, poz. 234; tekst jednolity: Dz.U. 2001 r., Nr 79, poz. 854, ze zm.)