Jak najkorzystniej zatrudnić nianię w 2025 roku - Kompletny przewodnik

Kim jest niania i kogo może zatrudniać

Niania to osoba fizyczna sprawująca indywidualną opiekę nad dzieckiem lub rodzeństwem, w pełni uwzględniając potrzeby każdego z nich. Dzięki temu dzieci są nie tylko bezpieczne, ale też rozwijają się psychofizycznie w warunkach domowych. Niania może sprawować opiekę nad dziećmi w wieku od 20 tygodnia życia do końca roku szkolnego, w którym dziecko ukończy 3 lata, wyjątkowo do 4 roku życia.

Kto może być nianią?

  • Każda osoba pełnoletnia (powyżej 18 roku życia)
  • Nie może być rodzicem dziecka, którym ma się opiekować
  • Musi posiadać aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne
  • Może być członkiem rodziny (babcia, dziadek, ciocia)
  • Nie wymaga się kierunkowego wykształcenia ani doświadczenia

Formy zatrudnienia niani w 2025

W 2025 roku możesz zatrudnić nianię na podstawie trzech rodzajów umów. Każda z nich ma swoje zalety i wady, które warto znać przed podjęciem decyzji.

Umowa uaktywniająca

Zalety: Dofinansowanie składek ZUS przez państwo, możliwość skorzystania z programu "Aktywny Rodzic"

Wady: Dodatkowe formalności związane z ZUS

Umowa zlecenie

Zalety: Elastyczność, prostsze formalności

Wady: Brak dofinansowania składek, wyższe koszty

Umowa o pracę

Zalety: Pełne prawa pracownicze dla niani

Wady: Najwyższe koszty, brak dofinansowania

Umowa uaktywniająca - najkorzystniejsza opcja

Umowa uaktywniająca to specjalny rodzaj umowy zlecenie przeznaczony dla osób sprawujących opiekę nad dziećmi. Jest to najkorzystniejsza forma zatrudnienia niani ze względu na możliwość uzyskania dofinansowania składek ZUS przez państwo.

Warunki konieczne do zawarcia umowy uaktywniającej

  • Dziecko w wieku od 20 tygodnia do 3 roku życia (wyjątkowo do 4 lat, jeśli nie ma możliwości zapewnienia opieki przedszkolnej)
  • Rodzice aktywni zawodowo (zatrudnienie, działalność gospodarcza)
  • Dziecko nie może uczęszczać do żłobka, klubu dziecięcego ani być pod opieką dziennego opiekuna
  • Umowa musi być zawarta w formie pisemnej (przy czym brak rygoru nieawżności)

Umowa uaktywniająca powinna zawierać wszystkie kluczowe elementy: strony umowy, cel i przedmiot, czas i miejsce sprawowania opieki, liczbę dzieci, obowiązki niani, wysokość wynagrodzenia oraz sposób jego wypłaty, czas trwania umowy oraz warunki jej zmiany i rozwiązania.

Program Aktywny Rodzic - nowe możliwości w 2025

Od października 2024 roku funkcjonuje nowy program "Aktywny Rodzic", który wprowadził dodatkowe możliwości wsparcia finansowego dla rodziców zatrudniających nianię. Program oferuje świadczenie "aktywni rodzice w pracy" w wysokości 1500 zł miesięcznie.

Świadczenie "aktywni rodzice w pracy"

  • Kwota: 1500 zł miesięcznie (1900 zł dla dzieci z orzeczeniem o niepełnosprawności)
  • Okres: 24 miesiące (od 12 do 35 miesiąca życia dziecka)
  • Warunek: aktywność zawodowa obojga rodziców
  • Można łączyć z zatrudnieniem niani na umowie uaktywniającej

Ważne jest, że świadczenie z programu "Aktywny Rodzic" nie wymaga obowiązkowego zawarcia umowy z nianią - to rodzice decydują, jak przeznaczyć otrzymane środki. Można je wykorzystać na opłacenie babci-niani, profesjonalnej opiekunki lub innych form opieki nad dzieckiem.

Dofinansowanie składek ZUS w 2025

Przy zatrudnieniu niani na umowie uaktywniającej, ZUS może sfinansować część składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wysokość dofinansowania zależy od wynagrodzenia niani i momentu zatrudnienia.

Zmiana w 2018 roku!

Od 2018 roku ZUS finansuje składki tylko od połowy minimalnego wynagrodzenia (w 2025 roku to 2333 zł), a nie od pełnej kwoty jak wcześniej. To oznacza wyższe koszty dla rodziców w porównaniu do przepisów sprzed 2018 roku.

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie wynosi np. 4666 zł brutto, więc ZUS opłaci składki od 2333 zł.

Niezbędne formalności krok po kroku

Zatrudnienie niani na umowie uaktywniającej wymaga dopełnienia kilku formalności w określonych terminach. Oto kompletny przewodnik:

1
Przygotowanie i podpisanie umowy

Sporządź umowę uaktywniającą w formie pisemnej. Jeśli jesteś w związku małżeńskim, umowę muszą podpisać oboje rodzice.

2
Zgłoszenie do ZUS jako płatnik (jeśli potrzeba)

Jeśli nie jesteś jeszcze płatnikiem składek, wypełnij formularz ZUS ZFA i złóż w ZUS.

3
Zgłoszenie niani do ubezpieczeń

W ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy złóż formularz ZUS ZUA (ubezpieczenia społeczne i zdrowotne) lub ZUS ZZA (tylko ubezpieczenie zdrowotne).

4
Miesięczne rozliczenia składek

Do 15 dnia każdego miesiąca składaj deklarację ZUS DRA wraz z raportami ZUS RCA lub ZUS RZA.

Dane potrzebne do zgłoszenia niani

  • Imię i nazwisko (aktualne i rodowe)
  • PESEL i data urodzenia
  • Adres zamieszkania i obywatelstwo
  • Informacje o innych formach zatrudnienia
  • Dane o niepełnosprawności, emeryturze lub rencie (jeśli dotyczy)

Koszty zatrudnienia niani w 2025

Całkowite koszty zatrudnienia niani składają się z wynagrodzenia oraz składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Wysokość kosztów zależy od formy zatrudnienia i wysokości wynagrodzenia. Przykładowe wyliczenia przedstawiamy poniżej, przy czym zawsze należy analizować konkretną sytuację danej osoby:

Przykład 1: Wynagrodzenie 2000 zł

Umowa uaktywniająca: 2000 zł (tylko wynagrodzenie)

Umowa zlecenie: około 2600 zł (wynagrodzenie + pełne składki)

Przykład 2: Wynagrodzenie 3000 zł

Umowa uaktywniająca: około 3200 zł (wynagrodzenie + składki od nadwyżki)

Umowa zlecenie: około 3800 zł (wynagrodzenie + pełne składki)

Przykład 3: Wynagrodzenie 5000 zł

Umowa uaktywniająca: około 5700 zł (wynagrodzenie + składki od nadwyżki)

Umowa zlecenie: około 6200 zł (wynagrodzenie + pełne składki)

Opodatkowanie i rozliczenia

Ważną zaletą umowy uaktywniającej jest to, że rodzic nie jest płatnikiem podatku dochodowego. To oznacza brak obowiązku pobierania zaliczek na podatek oraz sporządzania informacji rocznej PIT-11.

Obowiązki podatkowe niani

  • Niania rozlicza się z podatku samodzielnie w zeznaniu rocznym PIT-36
  • Przychód zaliczany jest do "innych źródeł przychodów"
  • Koszty uzyskania przychodu: 20% przychodu (po odliczeniu składek ZUS)
  • Niania może dobrowolnie wpłacać zaliczki miesięczne na podatek

Zakończenie współpracy z nianią

Gdy kończy się potrzeba korzystania z usług niani, konieczne jest dopełnienie formalności związanych z zakończeniem ubezpieczeń.

1
Wyrejestrowanie z ubezpieczeń

W ciągu 7 dni od rozwiązania umowy złóż formularz ZUS ZWUA - wyrejestrowanie z ubezpieczeń.

2
Wyrejestrowanie jako płatnik (jeśli potrzeba)

Jeśli nie opłacasz składek za innych ubezpieczonych, złóż formularz ZUS ZWPA.

3
Poinformowanie o zmianach

Jeśli korzystasz z programu "Aktywny Rodzic", poinformuj ZUS o zakończeniu zatrudnienia niani.

Ważne terminy

Budżet państwa przestanie finansować składki za nianię z końcem roku szkolnego, w którym dziecko ukończy 3 lata, lub po 3 miesiącach od utraty pracy przez rodzica. Niezgłoszenie zmian może skutkować koniecznością zwrotu nienależnie pobranych składek.

Podsumowanie - najważniejsze korzyści zatrudnienia niani w 2025

  • Dofinansowanie składek ZUS przy umowie uaktywniającej
  • Dodatkowe wsparcie z programu "Aktywny Rodzic" (1500 zł miesięcznie)
  • Indywidualna opieka nad dzieckiem w warunkach domowych
  • Elastyczność w ustalaniu godzin pracy
  • Możliwość zatrudnienia członka rodziny (babci, dziadka)
  • Brak wymogu kierunkowego wykształcenia niani

Michał Włodarczyk - Radca Prawny

Zajmuje się sprawami osób fizycznych jak również przedsiębiorców. Posiada rozległe doświadczenie w poradnictwie w sprawach życiowych osób fizycznych jak również profesjonalnych problemów prawnych przedsiębiorców. Bazując na swoim doświadczeniu skutecznie doradza w sprawach osób fizycznych jak i przedsiębiorców zawsze dbając o praktyczną stronę problemów prawnych z jakimi zwracają się do niego jego klienci.