Zaniechanie powołania zarządu na kolejną kadencję - opinia prawna

12.9.2008

Stan faktyczny

W umowie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie ma zapisu dotyczącego okresu, na jaki powoływany jest zarząd. Jedynym zapisem dotyczącym terminu kadencji bądź mandatu w umowie spółki jest § 19 ust. 6: „Mandaty członków Zarządu wygasają z dniem odbycia Zgromadzenia Wspólników zatwierdzającego sprawozdanie, bilans, rachunek zysków i strat za ostatni rok działalności.” Za lata od 1999 r. do chwili obecnej uchwały zatwierdzające sprawozdanie finansowe nie zawierały uchwał o corocznym powołaniu zarządu. W związku z powyższym powstała w chwili obecnej niepewność, co do tego, czy brak corocznych uchwał o powołaniu zarządu nie skutkuje nieważnością jego reprezentacji w dotychczasowym okresie. Czy istnieje możliwość takiego zredagowania uchwały wspólników np. przy okazji zatwierdzenia sprawozdania za rok 2008, żeby walne zgromadzenie zatwierdziło dotychczasowe działanie zarządu bez zmian w umowie spółki? Począwszy od tego okresu corocznie zgromadzenie podejmowałoby już uchwałę w sprawie wyboru zarządu po zakończeniu kadencji.

Opinia prawna

Niniejsza opinia prawna została sporządzona na podstawie następujących aktów prawnych:

Ustawy z dnia 15 września 200 r. Kodeks spółek handlowych (Dz. U. 2000 r., Nr 94, poz. 1037 ze zmianami),
Ustawy z dnia 27 czerwca 1934 r. Kodeks handlowy (Dz. U. 1934 r., Nr 57, po. 502 ze zmianami).

Kadencja a mandat

Na wstępie wskazać należy różnicę pomiędzy kadencją a mandatem członka zarządu w spółce z o. o. Pomijając obszerne orzecznictwo w tej materii oraz spory doktrynalne na tle jeszcze dawnych przepisów, stwierdzić można, iż obecnie Kodeks spółek handlowych określa, iż „kadencja” to okres pełnienia funkcji przez członka zarządu w spółce, z kolei „mandat” to umocowanie członka zarządu do pełnienia funkcji.

Powyższe rozumienie „kadencji” można wyprowadzić z treści art. 202 § 3 ksh, w której pojęcie to relatywizuje się do kategorii oznaczonego czasu.

Oznaczenie długości kadencji

Jeżeli chodzi o długość kadencji – pełnienia funkcji przez członka zarządu spółki z o. o. nie zawsze musi być oznaczona, a więc wiązać się z kadencyjnością wykonywania przez niego mandatu. W umowie spółki kadencja nie jest oznaczona tzn. nie ma górnych granic kadencji, powołania na okres np. kilku lat.

W takiej sytuacji, gdy w umowie spółki z o. o. kadencja członka zarządu nie została oznaczona, to:

Z przepisu art. 202 § 1 Ksh wynika, że mandat członka zarządu wygasa zawsze z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za pierwszy rok obrotowy pełnienia przez niego takiej funkcji w danej spółce. Przepis ten nie odnosi się, bowiem do tzw. pierwszego zarządu w historii danej spółki, a więc powołanego w momencie lub zaraz po zawiązaniu spółki, ale do takiego zarządu, który po raz pierwszy pełni w tej spółce wspomnianą funkcję.
Z przepisu art. 202 § 2 Ksh można wyprowadzić wniosek, że członek zarządu, który nie pełni po raz pierwszy w danej spółce takiej funkcji, gdyż został on ponownie wybrany przez wspólników (czy też przez inny organ spółki bądź osobę trzecią) na członka zarządu, to przy założeniu, że znowu nie określono mu kadencji – jest on de facto powołany nadal na roczną kadencję. Wynika to stąd, że jego mandat wygasa z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie finansowe za ostatni pełny rok obrotowy, pełnienia przez niego funkcji członka zarządu. Ponownie wybrany członek zarządu, po pierwszej jego kadencji (art. 202 § 1 ksh) podpada pod zakres podmiotowy przepisu art. 202 § 2, gdyż będąc powołany znowu na czas nieoznaczony, został on powołany na okres dłuższy niż rok.

Z powyższego wynika, że powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony nie jest równoznaczne z tym, że będzie on pełnił swoją funkcję aż do jego odwołania, śmieci bądź rezygnacji z tej funkcji (art. 202 § 4 Ksh), mimo, że co roku spółka ma obowiązek przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników, na którym powinno być przyjęte sprawozdanie finansowe spółki (art. 231§1 i 2 pkt.1 Ksh). Dlatego też powołanie członka zarządu na czas nieoznaczony jest tożsame z powołaniem go na roczną kadencję. Jest to rozwiązanie chroniące przede wszystkim interes wspólników spółki.

Wygaśniecie mandatu członka zarządu powołanego na czas nieoznaczony (jak w przypadku Pana spółki) następujące z dniem odbycia zwyczajnego zgromadzenia wspólników wymaga ponownego powołania takiego członka zarządu na jego dotychczasową funkcję.

Brak uchwały o powołaniu członka zarządu na nową kadencję – faktycznie roczną (jak w opisanym przez Pana przypadku) wynikające np. z niewiedzy wspólników, skutkuje tym, że spółka, która przyjmie roczne sprawozdanie finansowe nie będzie miała zarządu, przez co nie będzie mogła działać zarówno w stosunkach zewnętrznych jak i wewnętrznych.

Z powyższego wynika, że brak oznaczenia kadencji członka zarządu w umowie spółki, czyli powołanie na czas nieoznaczony, nie leży w interesie tego członka zarządu, gdyż faktycznie jest on powołany na roczne kadencje. Stąd należy uznać, że członkowie zarządu powinni być zainteresowani wyraźnym określeniem w umowie spółki ich kadencji np. trzy lata czy pięć lat.

W okolicznościach zaistniałych w Pana spółce, gdzie pomimo udzielania corocznie absolutorium członkom zarządu, nie byli oni corocznie powoływani, zgodnie z kodeksem spółek handlowych, zaistniała taka sytuacja, że w latach 2001-2005 r. spółka nie miała zarządu. Faktycznie istniejący zarząd przez te lata nie mógł działać ani w stosunkach zewnętrznych ani wewnętrznych, gdyż nie miał legitymacji do reprezentowania spółki. Dlatego istnieje niebezpieczeństwo, że czynności, dokonane przez „faktyczny zarząd” związane z dotychczasowym zarządzaniem spółką są bezskuteczne.

Ponadto w latach 2000 – 2008 nastąpiła zmiana obowiązującego w tym zakresie prawa - Kodeks spółek handlowych, obowiązuje od 1 stycznia 2001 r., wcześniej obowiązywał Kodeks handlowy (Dz.U. z 1934 r., Nr 57, poz. 502 ze zmianami), w którym był następujący zapis – art. 196: „Mandaty członków zarządu wygasają z dniem odbycia zgromadzenia wspólników, zatwierdzającego sprawozdanie finansowe, bilans i rachunek zysków i strat za ostatni rok ich urzędowania.”

Zgodnie z tym zapisem i uchwałą Sądu Najwyższego z dnia 10 czerwca 1997 r.

III CZP 28/97 - w odpowiedzi na pytanie „Czy w sytuacji gdy w umowie spółki ani też w uchwale wspólników nie został określony czas, na jaki powołany jest zarząd (kadencja zarządu), należy uznać, że zarząd powoływany jest na kadencję odpowiadającą rokowi obrotowemu, a mandaty członków zarządu wygasają po spełnieniu warunków przewidzianych w art. 196 k.h?" Sąd Najwyższy podjął uchwałę, iż „wygaśnięcie mandatów członków zarządu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością z dniem odbycia zgromadzenia wspólników zatwierdzającego sprawozdanie, bilans oraz rachunek zysków i strat za ostatni rok urzędowania (art. 196 k.h.), nie jest równoznaczne z zakończeniem kadencji tego zarządu.” Jeżeli zatem, w Pana przypadku w 1999 r. powołano zarząd w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością na czas nieoznaczony, to wygaśniecie mandatu członków tego zarządu za ostatni rok ich urzędowania nie oznacza pozbawienia ich atrybutu sprawowania funkcji członków zarządu (członków urzędujących).

Dlatego zarząd powołany w 1999 r. mógł funkcjonować jeszcze przez 2000 r., natomiast po wejściu w życie 1 stycznia 2001 r. Kodeksu spółek handlowych, tym samym przepisu 202 ksh, nastąpiła sytuacja, przedstawiona szczegółowo w pierwszej części opinii.

Czy można zatwierdzić działania "faktycznego zarządu"?

W odpowiedzi na Pana pytanie, czy istnieje taka możliwość zredagowania uchwały wspólników np. przy okazji zatwierdzenia sprawozdania za rok 2008, żeby walne zgromadzenie zatwierdziło dotychczasowe działanie zarządu bez zmian w umowie spółki, należy wskazać, że wręcz pożądane jest, jak najszybsze powołanie zarządu np. na Nadzwyczajnym Zgromadzeniu Wspólników, na kadencję (czyli na rok).

Ponadto wspólnicy, jeśli nie mają uwag do poszczególnych czynności prawnych, podjętych w latach 2001-2008 powinni upoważnić nowopowstały zarząd do zatwierdzenia wszelkich czynności związanych z dotychczasowym zarządzaniem spółką, zawartych w latach 2001 do 2008 r. Treść takiej uchwały powinna być sformułowana w sposób, jak najbardziej ogólny, taki jak w zdaniu poprzednim.

Drugim krokiem może być zmiana w umowie spółki, która wprowadzałaby zapis – wyraźne określenie w umowie spółki kadencji tj. na czas oznaczony, przy założeniu, że jest to na okres dłuższy niż rok, np. trzy lata czy pięć lat. Taka zmiana ułatwiłaby funkcjonowanie firmy, bez konieczności pamiętana o powoływaniu co rok członków zarządu.

Ponadto, jeśli nie zamierza Pan zmieniać w tym zakresie umowy spółki, to wówczas należy corocznie podejmować uchwałę dotyczącą wyboru członka zarządu.

Zespół
e-prawnik.pl

Kadencja a mandat

Oznaczenie długości kadencji

Czy można zatwierdzić działania "faktycznego zarządu"?

Komentarze