Powiadomienia dotyczące IOD lub jego zastępcy należy składać tylko w postaci elektronicznej

Przesłanie zawiadomienia dotyczącego IOD lub zastępcy IOD w innej formie niż elektroniczna jest bezskuteczne. 

Podmiot, który wyznaczył inspektora ochrony danych ma obowiązek zawiadomić o tym Prezesa UODO w terminie 14 dni w trybie określonym w art. 10 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r.  o ochronie danych osobowych. Ta sama zasada dotyczy powiadomień o zmianie zgłaszanych danych oraz do powiadomienia o odwołaniu inspektora.  Analogicznie należy postąpić  – zgodnie z art. 11a tej ustawy – w przypadku powiadomień dotyczących zastępcy inspektora ochrony danych.

W dalszym ciągu zdarza się, że kierowane do UODO zawiadomienia dotyczące inspektorów ochrony danych lub zastępców inspektorów ochrony danych (związane z wyznaczeniem, odwołaniem lub zmianą danych kontaktowych IOD lub zastępcy IOD) mają nieprawidłową postać. Tymczasem jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem powiadomienia jest przesłanie zawiadomienia w postaci elektronicznej opatrzonego elektronicznym podpisem kwalifikowanym albo profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby upoważnione do reprezentowania administratora. Przesłanie zgłoszenia w innej postaci, nie jest traktowane jako wywiązanie się z obowiązku określonego w art. 10 ustawy o ochronie danych osobowych.

Odpowiednie elektroniczne formularze dostępne są na portalu biznes.gov.pl lub jako pismo ogólne w systemie ePUAP (linki do wszystkich formularzy dostępne są na dole naszej strony internetowej). Skutecznie dostarczone do UODO (za pośrednictwem powyższych portali) zawiadomienia są potwierdzane zgłaszającemu Urzędowym Poświadczeniem Przedłożenia generowanym automatycznie przez biznes.gov.pl lub epuap.gov.pl w postaci pliku UPP.xml.

Zawiadomienia można dokonać też przez pełnomocnika. W tym celu należy dołączyć pełnomocnictwo udzielone w formie elektronicznej, opatrzone elektronicznym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym ePUAP przez osobę lub osoby udzielające pełnomocnictwa.

W latach ubiegłych na wszystkie wątpliwości i pytania związane z realizacją tego obowiązku Urząd odpowiadał w zamieszczonej na stronie internetowej zakładce Inspektor Ochrony Danych w sekcji Zawiadomienia Prezesa UODO związane z IOD.

Przypominamy też, że zawiadomienie o wyznaczeniu IOD przez administratorów działających na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości również powinno nastąpić w postaci elektronicznej, o czym stanowi art. 46 ust. 9 ww. ustawy.

W jakiej formie należy zawiadomić o odwołaniu IOD/zmianie danych IOD?

Jedynym prawidłowym i skutecznym sposobem zawiadomienia o odwołaniu IOD/zmianie danych IOD jest zawiadomienie w postaci elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (zgodnie z art. 10 ust. 6 u.o.d.o).

Zawiadomienie należy przesłać, wykorzystując w tym celu jedną z dostępnych usług znajdujących się na stronie portalu biznes.gov.pl.

Na w/w stronie dostępne są usługi umożliwiające wypełnienie i wysłanie do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych odpowiednich zawiadomień dotyczących odwołania IOD/zmianie danych IOD tj.:

• zawiadomienie o zmianie danych kontaktowych obecnego inspektora ochrony danych
• zawiadomienie o odwołaniu dotychczasowego inspektora ochrony danych
• zawiadomienie o odwołaniu dotychczasowego inspektora ochrony danych i wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych 

Skutecznie dostarczone do UODO zawiadomienia, są potwierdzane Urzędowym Poświadczeniem Przedłożenia (generowanym przez biznes.gov.pl w postaci pliku UPP.xml) oraz informacją potwierdzającą wysyłaną automatycznie na adres e-mail podany przy zakładaniu konta.

W przypadku problemów technicznych związanych ze złożeniem zawiadomienia o odwołaniu IOD/zmianie danych IOD, należy kontaktować się z pomocą techniczną platformy biznes.gov.pl (https://www.biznes.gov.pl/pl/centrum-pomocy), którą zarządza Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii.

W jakim terminie należy zawiadomić o odwołaniu IOD/zmianie danych IOD?

Administrator lub podmiot przetwarzający, zawiadamia Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o odwołaniu IOD/zmianie danych IOD w ciągu 14 dni od dnia jego wyznaczenia (art. 10 ust. 4 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych).

Opłata skarbowa za udzielnie pełnomocnictwa

Opłatę skarbową uiszcza się w kasie lub na konto:

Urzędu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy, ul. Nowogrodzka 43, 00 – 691 Warszawa,

Nr konta: 60 1030 1508 0000 0005 5001 0038. 

W tytule wpłaty, wraz z treścią – opłata skarbowa za pełnomocnictwo - należy zamieścić skrót PUODO, zaś dowód uiszczenia tej należności przesłać do Urzędu Ochrony Danych Osobowych jako załącznik do formularza.

Opłacie skarbowej nie podlega złożenie w postępowaniu przed Prezesem Urzędu pełnomocnictwa udzielonego na rzecz małżonka, wstępnego, zstępnego lub rodzeństwa.

Zawiadomienie o zmianie danych kontaktowych inspektora ochrony danych

W twojej firmie jest inspektor ochrony danych i zmieniły się jego dane kontaktowe, np. adres poczty elektronicznej lub numer telefonu? Musisz o tym zawiadomić Urząd Ochrony Danych Osobowych. Jak? Dowiesz się poniżej. 

Sprawę można załatwić elektronicznie. ZAŁATW ONLINE

Wniosek podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.

Zgłoszenia powinni dokonać przedsiębiorcy, którzy wyznaczyli w swojej firmie inspektora ochrony danych i zgłosili go do Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

Jeżeli dane się zmieniły, trzeba poinformować o tym UODO. Jest na to 14 dni od dnia, w którym nastąpiły zmiany. Zawiadomienie należy więc wysłać w ciągu 14 dni od dnia, w którym zmieniły się dane obecnego inspektora ochrony danych.

W zgłoszeniu podaje się dane kontaktowe inspektora ochrony danych. Są to:

• imię i nazwisko,
• numer telefonu,
• adres poczty elektronicznej.

Co zrobić krok po kroku:

1. Zawiadom Prezesa UODO o zmianie danych obecnego inspektora ochrony danych

Urząd Ochrony Danych Osobowych

Stawki 2, 00-193 Warszawa

Dokumenty (elektroniczne):

Ustanowienie pełnomocnika

Jeśli chcesz, aby reprezentował cię pełnomocnik, pamiętaj o dołączeniu pełnomocnictwa oraz dowodu zapłaty opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (17 zł). Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Z opłaty skarbowej zwolnione są m.in. jednostki budżetowe i jednostki samorządu terytorialnego.

Opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto Urzędu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy. Sprawdź numer konta.

Zawiadomienie wyślij w ciągu 14 dni od dnia, w którym zmieniły się dane obecnego inspektora ochrony danych.

2. Prezes UODO przyjmie twoje zawiadomienie

Po wysłaniu zawiadomienia otrzymasz potwierdzenie złożenia.

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika.

Takaa sprawa zostanie załatwiona od razu.

Zawiadomienie o odwołaniu dotychczasowego inspektora ochrony danych

Za każdym razem, gdy odwołasz inspektora ochrony danych, musisz o tym poinformować Urząd Ochrony Danych Osobowych. O tym, jak to zrobić dowiesz się poniżej.

Sprawę można załatwić wyłącznie elektronicznie (ZAŁATW ONLINE).

Wniosek podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.

O odwołaniu inspektora poinformuj Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Masz na to 14 dni od dnia odwołania. Zawiadomienie wyślij zatem w ciągu 14 dni od odwołania inspektora ochrony danych.

Co zrobić krok po kroku:

 1. Zawiadom Prezesa UODO o odwołaniu dotychczasowego inspektora ochrony danych

Urząd Ochrony Danych Osobowych

Stawki 2, 00-193 Warszawa

Dokumenty (elektroniczne):

Jeżeli chcesz, aby reprezentował cię pełnomocnik, pamiętaj o dołączeniu pełnomocnictwa oraz dowodu zapłaty opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (17 zł). Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Z opłaty skarbowej zwolnione są m.in. jednostki budżetowe i jednostki samorządu terytorialnego.

Opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto Urzędu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy. Sprawdź numer konta.

Zawiadomienie wyślij w ciągu 14 dni od odwołania inspektora ochrony danych.

2. Prezes UODO przyjmie twoje zawiadomienie

Po wysłaniu zawiadomienia otrzymasz potwierdzenie złożenia.

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika.

Twoja sprawa zostanie załatwiona od razu.

Zawiadomienie o odwołaniu dotychczasowego i wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych

W twojej firmie działa inspektor ochrony danych? Chcesz go odwołać i w jego miejsce powołać nowego inspektora? Poinformuj o tym Urząd Ochrony Danych Osobowych. Szczegóły znajdziesz poniżej.

Sprawę można załatwić elektronicznie (ZAŁATW ONLINE).

Wniosek podpisz kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym.

Przedsiębiorca, który wyznaczył w swojej firmie inspektora ochrony danych może go odwołać i wyznaczyć nowego inspektora. O tej zmianie musi poinformować Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Ma na to 14 dni od dnia zmiany. Zawiadomienie wyślij zatem w ciągu 14 dni od odwołania dotychczasowego i wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych.

Co zrobić krok po kroku:

 1. Zawiadom Prezesa UODO o odwołaniu dotychczasowego i wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych

Urząd Ochrony Danych Osobowych

Stawki 2, 00-193 Warszawa

Dokumenty (elektroniczne):

Jeżeli chcesz, aby reprezentował cię pełnomocnik, pamiętaj o dołączeniu pełnomocnictwa oraz dowodu zapłaty opłaty skarbowej za pełnomocnictwo (17 zł). Nie zapłacisz za pełnomocnictwo udzielone mężowi, żonie, dzieciom, rodzicom, dziadkom, wnukom lub rodzeństwu. Z opłaty skarbowej zwolnione są m.in. jednostki budżetowe i jednostki samorządu terytorialnego.

Opłatę skarbową za pełnomocnictwo wpłać na konto Urzędu Dzielnicy Śródmieście m. st. Warszawy. Sprawdź numer konta.

Zawiadomienie wyślij w ciągu 14 dni od odwołania dotychczasowego i wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych.

2. Prezes UODO przyjmie twoje zawiadomienie

Po wysłaniu zawiadomienia otrzymasz potwierdzenie złożenia.

Usługa jest bezpłatna. Dodatkowe opłaty możesz ponieść, tylko w przypadku realizacji tej usługi przez pełnomocnika.

Twoja sprawa zostanie załatwiona od razu.

Zob. też: 

• Jak złożyć zawiadomienie o wyznaczeniu nowego inspektora ochrony danych?
• Dane inspektora ochrony danych powinny być łatwo dostępne
• Jak powołać inspektora ochrony danych? 
• „Podręcznik Inspektora Ochrony Danych” po polsku

Podstawa prawna:

• ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych);
• ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej.

A.J.
Zespół e-prawnik.pl